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Me han dado ganas de volver al papel

Ya comentaba la semana pasada que últimamente estoy más ocupada de lo que había estado anteriormente. Al igual que mi mundo cambia, la manera en la que interacciono con mi sistema lo hace también. Tras caerme de la tabla en navidades, cambié de herramienta, después de muchísimos años usando la misma. Y hace un par de semanas, me entraron unas ganas horribles de volver al papel —la primera herramienta que yo utilicé cuando aprendí GTD—.

No pude evitar que esto me recordara a una situación, que nada tiene que ver, pero sorprendentemente es muy similar a la que viví hace un año y medio. Yo acababa de terminar el instituto, estaba empezando la universidad y todo a mi alrededor estaba cambiando. Veía menos a mis amigos de toda la vida; algunas de las personas que más unidas habían estado a mí habían desaparecido de un día para otro; había pasado de profesores que se sabían toda mi vida a profesores que no se acordaban de mi cara si me veían por los pasillos. Al final, mi instituto era pequeño, los profesores nos conocían, mis compañeros habían sido los mismos desde primaria.Todo estaba dentro de mi zona de confort.

Un día, sin venir mucho a cuento, le envié un mensaje a mi mejor amiga: «tía, mañana acompáñame a la peluquería por favor». Al día siguiente nos presentamos allí y —con una sonrisa— le dije a la peluquera «quiero raparme al 2».

No os voy a dar muchos detalles de la situación, pero os podéis imaginar el poema que fue su cara en cuanto pronuncié esa frase. Y la cara de toda la gente de mi entorno cuando —de un día para otro— pasé de llevar una melena que me llegaba a la altura del pecho a tener el pelo del mismo largo que las cejas.  

Y es que al final yo (y creo que mucha más gente), cuando siento que toda mi vida se escapa de mi control, me centro en un solo aspecto que sí puedo controlar y lo cambio. Sólo por el hecho de que así reafirmo que, en el fondo, sí que tengo las cosas controladas.

Con la herramienta que usamos en nuestro GTD al final pasa un poco lo mismo. Adquirir los hábitos de GTD cuesta, y hay veces que nos es más fácil controlar la herramienta que a nosotros mismos.

Hasta hace poco, aunque tuviera más trabajo que tiempo para hacerlo, las cosas que se habían quedado sin hacer no tenían tanta importancia. Cuando le comenté esto a mi padre su respuesta fue clara «no puedes esperar que tu GTD funcione igual, si tu situación vital se ha vuelto mucho más compleja».

Al final, por una serie de casualidades, la vida que tengo y que tendré hasta que acabe el año es algo más caótica frente a lo que estaba acostumbrada. Y no siempre es fácil acostumbrarse y recibir bien los cambios. Sí, he de confesar que he vuelto al papel. Igual que me rapé el año pasado. ¿Soluciona eso algo? Para nada, pero me hace sentir mejor 🙂

GTD es un camino y nadie te dice cómo tiene que ser el tuyo. Pero sí creo que es necesario hacer autoanálisis y ver por qué hacemos las cosas que hacemos. Cuando abandonamos GTD, ¿lo hacemos realmente porque no nos funciona o porque no estamos dispuestos a cambiar nuestros hábitos? Si cambiamos de herramienta ¿lo hacemos porque la herramienta que usábamos no funcionaba, o porque nos estábamos cayendo de la tabla sin saberlo? Cuando decimos que GTD nos aporta más estrés ¿es realmente así, o sólo nos está haciendo ver que ignoramos cosas de manera consciente en vez de qué nos exploten en la cara?

Para mí, la información nunca está de más, para bien o para mal. Y esto lo digo en un doble sentido. Usar bien GTD hace que tengamos más información y que ejecutemos, es decir, que elijamos qué hacer en cada momento sabiendo qué es lo que tiene más sentido hacer. Nos hace saber si hemos elegido bien a lo largo de la semana, cómo de alineados estamos con nuestros horizontes de enfoque… Y, por otro lado, el autoanálisis —escuchar lo que nuestras elecciones y nuestras decisiones nos dicen de quienes somos y de por qué hacemos las cosas que hacemos— también es útil, para no echar balones fuera, para saber nuestros puntos débiles, nuestros puntos fuertes…

Si te dan ganas de volver al papel, de separar tu GTD profesional del personal, o de teñirte el pelo de rubio, hazlo. Pero escucha lo que eso te dice, porque muy pocas elecciones, por irracionales que parezcan, las tomamos al azar. 

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Reflexiones

Cuando conseguí que mis amigos hablaran mi idioma

Durante mucho tiempo yo utilicé GTD en secreto. Cuando quería capturar algo, siempre usaba eufemismos; decía que me iba a apuntar algo para que no se me olvidara o —si en ese momento yo no podía— le pedía a un amigo mío que me enviara un Whatsapp con lo que me acababa de decir. 

Si hablaba de una siguiente acción, decía que tenía que dar un pasito hacia delante en un determinado tema. Si tenía muchas cosas en una bandeja de entrada, decía que tenía muchas cosas que no sabía lo que eran y tenía que detenerme a pensar sobre ellas. Además, mis amigos sabían que yo siempre tenía claro las fechas de entrega; las cosas que tenía abiertas y, sobre todo, odiaban el hecho de que no se me olvidara nunca las cosas que les pedía. 

Pero poco a poco, en los últimos años (debe de ser la edad 😉 ), me daba pereza decir más palabras para decir lo mismo. Cuando estaba pendiente de que una amiga mía hiciera algo, le decía «tía aún no te he tachado de a la espera». O cuando una amiga me pedía que hiciera algo le preguntaba «¿me lo capturas?»

Aunque al principio no entendieran a qué me refería, y tuviera que explicarles lo que significaba, poco a poco fueron interiorizando ese lenguaje que es particular de GTD. 

Los lunes por la tarde me preguntaban que si había hecho mi revisión semanal. Si les decía que no, me decían que ya nos veríamos cuando la hiciera, que si no el resto de la semana iba a estar insoportable. Y cuando yo sacaba el móvil y les empezaba a contar cosas, me preguntaban que cómo de larga era la agenda con ellos. 

Cada vez había más bromas con el tema. Si yo no hacía algo que me habían pedido, enseguida sacaban el «temita» de que me tenían a la espera, que no se les iba a olvidar. Si notaban que se me empezaban a olvidar las cosas y que estaba estresada por todo, me decían que me subiera a la tabla otra vez que estaba insoportable. Sin darme cuenta de ello, mis amigos hablaban mi idioma. Os imagináis el panorama. 

mis amigos hablan mi idioma

Entonces empecé mi formación como trainer en GTD y mis amigos —después de años aguantándome— accedieron a venir al primer curso que di de prueba. 

Pese a que no para todos fue fácil entender todos los pasos, sí que noté que no les extrañaban las cosas que suelen hacerse más difíciles. Más que aprender algo de cero, solo completaban un mapa que tenían a medio dibujar. 

Porque —al final— parte de la dificultad de GTD es enfrentarte al mundo con su nomenclatura. Una vez naturalizas y te apropias de los conceptos, y dejas de entenderlo como algo ajeno, el aprendizaje es más sencillo. 

Que un proyecto no tiene que ser un gran resultado y que no inventarte fechas suele ayudarte a bajar los niveles de estrés. Que un contexto no te limita, sino que te ayuda a decidir; y que no son demasiadas listas, sino las suficientes para no mezclar nada. 

Creo que a veces GTD «se hace bola» porque intentamos procesarlo todo de golpe. Si nos relajásemos y nos diésemos cuenta de que GTD al final es humano y nada de lo humano nos es ajeno, nos sería un poquito más fácil empezar con el primer paso. 

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Reflexiones

A lo mejor quiero hacer un doctorado

Siendo sincera (casi siempre lo soy), este no era el post que pensaba escribir esta semana. A lo mejor ni siquiera debiera escribirlo; a lo mejor os interesa poco; o a lo mejor es un error compartir de una manera tan personal.

No sé si en algún momento he comentado lo que estudiaba. Estoy estudiando Antropología Social y Cultural. La elegí —aunque de primera opción después de selectividad— un poco de rebote. Había leído algún libro de Marvin Harris en mis años de instituto y algo había estudiado de antropología física en filosofía de bachillerato. Me estuve debatiendo mucho a lo largo de 2º de Bachillerato entre dos carreras (ninguna era Antropología) y en el último momento, en vez de escribir el Doble Grado de Filosofía y CCPP como primera opción, puse Antropología. Reconozco que no tenía muy claro de que iba. Por como funcionan las carreras en mi universidad, el primer año no me lo dejó tampoco muy claro. Pero empecé segundo, y me enamoré de lo que yo opino que es la disciplina más bonita del mundo.

Como parte del barrido mental que se hace en la Revisión Semanal, recomiendan hacerte una pregunta: ¿Hay algo que no te puedas sacar de la cabeza? ¿Hay algo que te quite el sueño? Y me di cuenta de que sí. Desde hacía unas semanas, había una palabra que no dejaba de aparecer y no dejaba de generarme ansiedad: Doctorado.

Yo siempre he sido una «ratita de biblioteca», cómo me gusta decir; una enamorada del conocimiento por el conocimiento, del conocimiento «inservible». No me malinterpretéis. La antropología (al igual que otras muchas disciplinas) te aporta herramientas tremendamente útiles y aplicables, tanto a tu vida profesional como a tu vida personal, pero creo que se entiende a lo que me refiero.

No paraba de imaginarme a mí misma cuatro años investigando una tesis inservible en todos los aspectos, excepto el hecho de todo lo que me aportaría a mí y al conocimiento en general. Una vida dedicada a la investigación y a la reproducción de conocimiento, dando clases en la universidad, leyendo todo lo que hay por leer…

Así que decidí capturarlo. Yo, que soy de pasitos pequeños, me puse un proyecto pequeñito: «Tengo información suficiente para poder plantearme el tema del doctorado». Y una siguiente acción pequeñita también: «hablar con una compañera de la carrera y preguntarle sobre el tema».

Esto ha ido desarrollándose a lo largo de esta semana; me he enterado de notas de corte, de parte de la burocracia —y digo parte porque es un proceso kafkiano del que debo conocer un cuarto solamente— y de otras muchas cosas que, ¡sorpresa!, no han calmado ni un poquito mi ansiedad.

No es un secreto que trabajo mientras estudio. Y a veces siento que eso me hace ser mediocre tanto en mi vida de estudiante como en mi vida profesional. Es complicado sentir que no le estás dedicando el tiempo que te gustaría a las cosas que son importantes para ti. Y aún más complicado no saber cómo solucionarlo o qué dejar. Siento que no le dedico el tiempo suficiente a escribir y reescribir, a leer y a releer a pensar y repensar.

Pero todo eso ha terminado convertido en una siguiente acción: «pensar y escribir posibilidades de siguientes pasos lógicos con respecto a mi vida académica y profesional». A lo mejor tengo que replantearme como estoy enfocando mi carrera. A lo mejor tengo menos prisa de la que pensaba. A lo mejor tienen sentido muchas cosas.

El punto al que quiero llegar con esto es que muchas veces tenemos fe en que GTD nos quite la ansiedad y el estrés. El poder decidir si quieres o no quieres hacer algo con cada cosa que aparece en tu cabeza, muchas veces es tan positivo como negativo. Si yo no hubiera usado GTD —por cómo soy— no tendría ahora la ansiedad que tengo, pero probablemente hubiera acabado la carrera con algunas puertas cerradas, y le habría seguido dando vueltas al tema igual. Muchas veces el saber nos aporta intranquilidad, pero la realidad es como es, no como nos gustaría que fuera. Yo podría haber metido este tema en la incubadora, pero no lo hice porque para mí en este momento era un tema relevante, un tema que merecía estar en mis listas.

A lo mejor dentro de dos años (o los que sean) cuando acabe la carrera decido que no quiero ver Antropología ni en pintura, y la idea de querer hacer un doctorado ha desaparecido; pero de momento no es el caso. Gracias a GTD, toda esta realidad que es abrumadora la descubro a poquitos y con tiempo de maniobra. GTD no es milagroso ni hace que la realidad sea distinta, y en este tipo de casos me pregunto a mí misma si hubiera sido más feliz en la ignorancia. Pero después de esta semana, con todo lo que eso conlleva, creo que saber es una necesidad en mi caso (y en el de otras muchas personas), y GTD nos permite «saber a tiempo».

Comparto esta pequeña reflexión, para que se vea que, incluso después de años de uso, es normal replantearse el sistema. Para que veáis que en GTD tiene cabida todos los inputs o temas que queramos meter. Y que, aunque siempre lo pongamos por las nubes, saber y tener control y perspectiva acerca de nuestra vida puede crearnos ansiedad, inseguridad e intranquilidad, pero que —al menos en mi opinión— siempre merece la pena. 

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Metodologías

Cómo disfrutar de tu revisión semanal

Vale, ahora que os he engañado y habéis empezado a leer, voy a intentar ser lo más sincera posible con respecto a este hábito clave de GTD. La Revisión Semanal cuesta. Bueno no, me corrijo, la Revisión Semanal da pereza. Y no sé si a otros usuarios de GTD les pasará como a mí, pero da igual el tiempo que lleve usando esta metodología, sigue sin darme menos «palo» hacer una revisión completa. No me malinterpretéis, luego hacerla no es tan horrible, ni es para tanto, lo peor de todo es la antelación, el sentimiento justo antes de ponerte a revisar.

No obstante, después de muchos años de procrastinar y de caerme de la tabla por ser demasiado vaga, encontré una serie de tips que me ayudaron a no dejarla para el último momento, cuando la caída de la tabla era casi inminente. Hoy me gustaría compartir alguna de esas cosas que sigo utilizando actualmente para obligarme a hacer algo que, a fin de cuentas, tiene un impacto muy positivo en mi efectividad.

  1.       Hazla offline

Cuando estamos conectados, la información es interminable y no para de llegar. Ya sean emails, notificaciones de las RRSS o llamadas que te interrumpen y que te hacen perder la concentración. Durante mucho tiempo, yo hice mis revisiones semanales en el autobús los lunes yendo a la universidad. Lo que conseguía con eso es que, al no tener conexión a Internet, de repente se hiciera mucho más fácil estar concentrada en algo que de otra forma me daba mucha pereza. Si eres alguien que viaja con regularidad, aprovecha el viaje en avión/tren para poner el contador a cero. Si no, siempre puedes imitar lo que es estar desconectado. Pon el móvil en modo avión, desconecta la wifi del ordenador y ponte a revisar tus listas.

  1.       Autoengáñate

Haz que tu Revisión Semanal no te parezca tan horrible. Vete a tu cafetería favorita y pídete el Frapuccino que más te guste y que no te sueles permitir. Hazte algo de comer que te apetezca mucho y no te lo comas hasta que no hayas hecho tu Revisión Semanal. Pon tu música favorita de fondo mientras la haces o enciende tu vela aromática preferida y resérvatela para ese momento de la semana. Al final, une la Revisión Semanal, que no te apetece, a algo que te apetezca mucho hacer para que la media salga algo más neutral.

  1.       Tampoco te autoengañes demasiado

Cualquier Revisión Semanal es mejor que ninguna Revisión Semanal. Si no te da tiempo a aclararlo todo o no revisas tu incubadora, o no llegas a darle una puesta a punto a todos tus contextos, tampoco te estreses. Es mejor hacer una Revisión Semanal incompleta que autoengañarse diciendo que no tienes tiempo suficiente como para empezar y terminar, e ir posponiéndola.

  1.       Escucha a tu sistema

Sé lo que acabáis de pensar: «menuda flipada». Pero no os adelantéis. No me refiero a nada del otro mundo. Lo que pasa es que muchas veces dejamos de hacer la Revisión Semanal cuando más la necesitamos. No sé a vosotros, pero cuando yo estoy más estresada, empiezo a Aclarar peor, lo que se traduce de manera automática en que mi sistema se hace menos accionable. Al pasar esto, dejo de Ejecutar (refiriéndome a elegir qué hacer con confianza, sabiendo que estoy haciendo lo que tengo que hacer en cada momento) y empiezo a hacer sin revisar mis listas y por lo que en mi cabeza es más «urgente». Cuando dejo de confiar en mi sistema, es un indicador claro de que necesito hacer una Revisión Semanal. Esto hace que una vez mi sistema está a punto vuelva a ser más efectiva y vuelva a ejecutar, y también hace que la próxima Revisión Semanal me dé menos pereza, porque veo su valor añadido de manera muy inmediata.

  1.       Sé fiel a tus necesidades

Esto va muy ligado al consejo anterior. A lo mejor hay temporadas en las que te puedes permitir hacer la revisión cada 10 días, y otras en las que no hay por dónde coger tu sistema después de solo 5 días. Yo me di cuenta de que, si dejaba las acciones tachadas en vez de borrarlas de mi sistema, era más probable que hiciera mi Revisión Semanal, porque me dejaba de ser cómodo revisar mis listas. Que, en temporadas de estrés, necesitaba hacer más Revisiones Semanales que en las temporadas en las que estaba más relajada. También es posible, que seas una persona de rutinas y que te ayude hacerla siempre el mismo día a la misma hora. Fíjate en tus niveles de energía. A lo mejor no es lo más fácil hacerla cuando tienes bajos niveles de energía, o al revés, te parece más útil no malgastar tus picos de energía en hacer una Revisión Semanal.

Al final la Revisión Semanal es una de esas cosas que compensa con creces la pereza que da, y de hecho se nota mucho cuando dejas de hacerla. Cada uno sabe qué le ayuda y qué le complica el ser constante con los hábitos.  Yo te doy algunas ideas, pero al final tú eres quien mejor se conoce y esto no es más que ensayo y error.

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Reflexiones

Más GTD del que crees, pero menos del que piensas

El otro día, estaba dando una clase de conducir con otro chico y, mientras él conducía, mi profe me hablaba de una peli que no me podía perder. Cuando la busqué en Google me dijo, «hazle un pantallazo y luego la ves; en serio, tienes que verla». 

Eso es un hábito de GTD. Mi profesor estaba pidiéndome que lo capturase sin siquiera saber que eso se podía hacer. No quería que se me olvidara y sabía perfectamente que si no hacía algo con ello, en ese preciso momento, cuando acabara la clase se me habría olvidado. Por eso me pidió que hiciera algo para evitarlo. 

En nuestro día a día usamos herramientas de GTD sin saberlo, sin darnos cuenta. Por eso cuando leemos el libro de David Allen, todo nos suena familiar. «Esto no es tan distinto de lo que hago yo ya». Y eso es muy bueno y muy malo

Es malo porque nos da una falsa confianza de que tampoco tenemos que cambiar tantas cosas. De que el impacto de GTD no va a ser tan grande. Malo porque nos hace pensar que ya lo hacemos bien, que solo hay que matizar lo que ya tenemos. Y eso no es cierto. 

GTD es una manera radicalmente distinta de trabajar. No estamos acostumbrados a muchas de las cosas que son la columna vertebral de la metodología. Está muy bien que yo haga ese pantallazo, pero, ¿y si se queda en la galería hasta que se «muera» el móvil? ¿Qué ganamos con eso? Lo que esperaba mi profesor es que yo me acordara de que me había recomendado una película y fuese a mirar cual a mi galería, no que tomase una decisión más adelante. 

Separar la captura del aclarado y sobre todo el aclarar del hacer es, en mi opinión, de lo que más te aporta GTD. Si no vamos con la mente abierta, y pensamos que GTD es muy parecido a lo que ya hacemos, nos perdemos muchísimos matices que son esenciales para que esto funcione. 

Por otro lado, tener todos estos hábitos ya interiorizados es una gran ventaja a la hora de aprender GTD. Tener una lista de tareas que revisamos con regularidad; apuntar las cosas cuando nos llaman la atención; usar un calendario en el que solo ponemos fechas reales… Todo eso, nos está allanando el camino.

Pero GTD no sería lo que es si no conllevara una ruptura con lo que conocemos, con lo que nos sentimos cómodos. Cuando aprendas GTD, haz autoanálisis. ¿Qué llevas en tu mochila? ¿Qué de eso te sirve y qué deberías tirar? Es un proceso incómodo, porque hay que poner en cuestión determinados hábitos y creencias y eso no nos gusta, pero si te rindes porque te parece demasiado cercano, o demasiado lejano, te estás perdiendo algo que podría marcar una gran diferencia en tu vida. 

Ni subestimes ni sobreestimes GTD, pruébalo como es, y verás que ni es tan distinto, ni tan familiar como parece en un inicio.