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La herramienta GTD perfecta

Otra de las peticiones que surgieron en mi post de hace un par de semanas fue una pregunta sobre la herramienta que yo utilizaba. Es cierto que he hablado de cambios de herramientas, pero nunca he entrado en detalle. Esto ha sido por dos motivos. El primero es que hay grandes guías para implementar el sistema en distintas plataformas. La serie de mi compañero Jordi sobre Todoist o el post de David Torné sobre implementar el sistema en papel son dos grandes ejemplos. El segundo motivo —y el más importante— es que la herramienta da igual.

Creo que ya he comentado alguna vez que, pese a mis años de experiencia con la metodología, me he caido de la tabla un número récord de veces. Y muchas de esas veces he cambiado de herramienta por esa falsa sensación de que en una nueva herramienta evitarás cometer los errores que hicieron que te cayeras de la tabla la vez anterior.

He probado todas, desde las más simples y de baja tecnología —como el propio papel o  Google Documents— a herramientas más sofisticadas —como Nirvana o Todoist—. ¿Y sabéis qué? Ninguna herramienta implementa GTD por ti.

Después de mi último gran tortazo contra el agua, decidí volver al papel, y estoy muy contenta. Pero no puedo evitar pensar que ese sentimiento y esa implementación casi perfecta de GTD que estoy llevando a cabo ahora tiene más que ver con que mi vida es casi del todo predecible que con la herramienta.

Ahora mismo, en la Red tenemos mucho trabajo desarrollando los cursos en virtual y aprovechando el parón para sacar trabajo adelante. Además, la universidad está intentando adaptarse a la situación que todos vivimos y los cambios son radicales —y de un día para otro— y, aún así, lo único caótico ahora mismo es lo que tengo que hacer.

Me explico. No tengo que gestionar los atascos yendo a la universidad, las reuniones que me coinciden con las clases, los cumpleaños de amigos míos, o los cursos que coinciden con una fecha de entrega. Cuando el agua está más calmada, es más complicado que llegue esa ola que te tire.

De todas formas, ya sabéis que mi sistema está en constante cambio. Tengo un par de posts pensados para #gtd4students a raíz de este cambio al papel (y aplicables a todas las herramientas). Pero a raíz de este tema, sí que me gustaría compartir con vosotros qué hace casi siempre que yo me caiga de la tabla.

Yo tengo casi todos (por no decir todos) los hábitos de GTD bastante interiorizados. Aunque me caiga de la tabla —y deje de confiar en mi sistema— sigo capturando, revisando y muchas veces incluso aclarando los inputs que entran en mi mundo. Pero cuando estoy estresada, las cosas que me preocupan no se van de mi cabeza. No por miedo a que se me olviden (al principio) sino porque me angustian; me da miedo no hacerlas bien; o siento que no tengo el tiempo que me gustaría para dedicarles.

Entonces cometo el terrible error de dejar de mirar mis listas para ejecutar. Tengo un sistema de listas completo, actualizado y accionable y, aún así, me siento delante de mis apuntes y me pongo a hacer eso que más quema – o lo que mi mente estresada cree que es lo más quema –. Eso al final consigue que me empiece a olvidar de hacer cosas y me sienta fuera de la tabla por completo.

Y estoy aún por encontrar la herramienta que me obligue a ejecutar correctamente quiera yo o no. A lo que quiero llegar es a que si tenéis dudas sobre cómo implementar GTD en alguna herramienta (y sobre todo en Google Documents o en papel) no dudéis en hacérmela; pero no os centréis en eso. La herramienta no es más que un medio para un fin, y quitándole algún que otro añadido, cualquier sistema de listas sirve de sobra.

Sé que me repito un poco, pero obsérvate y fíjate por dónde se te escapa la metodología. Luego céntrate en corregir eso. La herramienta llegará sola. Muchísima suerte y cuidaos mucho 😊

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Metodologías

Os voy a ser sincera, me he caido de la tabla

Os voy a ser sincera: me he caido de la tabla. Pero, además, es que no sólo me he caido de la tabla, sino que estoy nadando a la deriva con la tabla sin ningún sitio a la vista. Estas navidades yo pretendía empezar con este mismo blog en inglés ¿Sabéis quién no se ha traducido ninguno de sus posts? Yo. Para que os imaginéis el panorama, tengo a la espera un email de un cliente que realmente sigue a la espera, pero porque ha habido un par de emails intercambiados en este tiempo y ahora les toca contestar a ellos. Uno de mis proyectos sigue siendo comprar el regalo de navidad a mi hermana, a 19 de enero. Cada vez que abro mis listas me da ansiedad ver que no he hecho nada de lo que me gustaría haber hecho y muy pocas de las cosas que debía hacer. Creo que, si no fuera porque las crónicas de la semana pasada las escribí muy cercanas a estas, se me habría olvidado que tenía que publicarlas.

No sé si estáis familiarizados con los horarios de los universitarios, pero por si no lo estáis, rápidamente: las asignaturas son cuatrimestrales y luego hay un mes de exámenes. ¿Qué quiere decir eso? Que estoy de exámenes ☹.

Y, aunque no lo creáis, pese a no haber hecho nada de lo que había en mis listas, he estado todas las navidades haciendo cosas; de mi casa, a la biblioteca; de la biblioteca, al gimnasio; y del gimnasio, a casa a dormir.

¿Por qué os cuento todo esto? (aparte de por quejarme un poco, que es muy terapéutico). Porque yo, que llevo usando GTD casi 10 años, que he crecido mano a mano con la metodología, me caigo de la tabla, y ya de paso me doy de bruces con el agua. Eso de no mirar tus listas antes de ejecutar porque «ya sabes lo que tienes que hacer, no hace falta que lo mires»; no aclarar tus bandejas porque «no tienes tiempo para perderlo haciendo eso»; y miles de excusas más, las usamos todos.

Y ¿sabéis qué? Que no pasa absolutamente nada. En serio, de verdad, es humano. Admiro mucho a los usuarios de GTD que, después de unos años de usar la metodología, dejan de caerse. Pero para los que no tenéis tanta suerte, tampoco os torturéis.

Primero porque tampoco es tan horrible. Es decir, os he mentido un poco, me he vuelto a subir a la tabla antes de escribir este post. ¿Qué he hecho? Pues primero un barrido mental y luego una súper gran revisión semanal. He vaciado todas mis bandejas de entrada que no podían estar más hechas un caos y he aclarado; he reescrito siguientes acciones que eran una chapuza; he quitado proyectos que ya no tenían sentido y he añadido unos cuantos que faltaban. Vamos, que he tirado del hilo hasta encontrar la tabla y me he vuelto a subir.

Segundo, porque caerte te hace valorar un poquito más lo que te aporta GTD, es decir, he perdido la sensación de que me iba a explotar algo y no sabía el qué, aunque ahora sepa todas esas cosas que sí me van a explotar. Y lo que quiero decir es que, a veces, la vida se impone entre tú y tu sistema.

Yo intento plantearlo como si estuviera intentando ponerme en forma. Vale que has tomado tarta en el cumpleaños de tu amiga, pero sigues habiendo comido sano los otros seis días de la semana ¿no? Vale que tu sistema se te ha ido de las manos, pero ¿y todos esos meses que has estado surfeando en tu tabla, disfrutando del control y la perspectiva que te aporta GTD?

Así que eso, que nadie te exige que seas perfecto, y GTD —que está preparado anticaídas— menos.  Que haberte caído de la tabla no haga que abandones GTD. Puede que un día dejes de caerte o puede que, como yo, sea una cosa que hagas un par de veces todos los años. Da igual, no te desanimes, asume la caída y súbete en cuanto te veas capaz. ¡Mucha suerte!

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Reflexiones

Gracias de una moñas muy feliz

Hoy hace justo tres meses que se publicó mi primer post en este blog. Reconozco que después de leer el post de Jordi, siento que el listón está muy alto y me da miedo que lo que diga quede pequeñito en comparación, pero haré todo lo posible por mantener el nivel, porque a mí también me gustaría, como último post de 2019, hacer un poquito de autoanálisis.

Recuerdo que, en las Jornadas de septiembre, cuando me dijeron que tenía que empezar a escribir semanalmente en un blog, solo sentí miedo. Sí, es cierto que siempre he escrito, pero sobre muchas cosas, y creedme que ninguna tenía nada que ver con la efectividad. Pensé que no iba a saber qué contar. No iba a conseguir que, en tan poquito espacio, salieran cosas decentes. Pero empecé las clases y mi profesor de Estructura Social nos mandó un trabajo un poco fuera de lo común. En una carrera en la que escribir siete páginas es lo mínimo que te piden por trabajo, nos pidió una pequeña reflexión acerca de unos datos del CIS que no tuviera más de 3000 caracteres con espacios. «Se pueden decir cosas inteligentes en 500 palabras o yo llevo haciendo el imbécil 20 años», nos dijo.

Y a lo mejor yo llevo haciendo el imbécil tres meses, aunque no lo creo. Seguro que me equivoco, un montón, y los que me acompañáis en este camino no tengáis ninguna vergüenza en decírmelo. Sé que llevo un estilo muy personal, puede que demasiado incluso. Sé que aún me quedan miles de cosas por aprender y que me quedan millones de piedras con las que tropezarme (pese a que me he caído ya mucho ;P no me malinterpretéis). Pero disfruto de lo que hago. He tenido que enfrentarme a muchos dilemas este año, sobre todo de septiembre a ahora, y seguro que por falta de madurez habré tomado decisiones erróneas, pero estoy contenta de estar donde estoy. De haber conocido gente maravillosa en el camino, de haber aprendido muchísimas cosas, de haberme sentado delante de la página en blanco cada semana y haber dicho ¿tengo algo que decir? Y sobre todo haber pensado ¿tengo algo que merezca la pena ser escuchado?

Por eso hay tantas referencias a mi vida, a la gente que conozco, porque movernos en el mundo de las ideas es fácil, pero creo que verle la utilidad y el uso real a lo que predicamos también es un buen ejercicio.

Sé que no llevo tantas horas de vuelo como mis compañeros, y confío en llegar a ser tan buena profesional un día como lo son ellos ahora (prometido que no es «peloteo» y que me pienso meter con ellos todo lo que pueda en mi siguiente post), pero sí son grandes ejemplos de los que aprender. Y me gustaría dar las gracias al azar por brindarme las oportunidades que han ido apareciendo en mi vida a lo largo de estos últimos años. De verdad que no quiero ponerme «moñas», pero poneos en mi piel. ¿Quién me iba a decir a mí que, con menos de 20 años, iba a tener a mi alcance tantas vías de aprendizaje, tantas oportunidades maravillosas y, sobre todo, alguien aparte de mi madre que quisiera leer lo que escribo y escuchar lo que digo? Por eso, quiero daros las gracias, a vosotros, los que me leéis, los que me compartís, los que habláis de mí en Telegram o Slack, los que me citáis en vuestros posts… Porque sé que todavía es un blog pequeñito, con poquita historia, de una chavala jovencilla, y eso hace que para mí tenga mucho más mérito que estéis ahí. 

Después de los 3000 caracteres, en los que espero haber dicho algo inteligente, quiero desearos a todos Felices Fiestas y Próspero Año, daros unas gracias muy grandes a todos los que me aguantais cada domingo y pediros que sigáis ahí conmigo,  porque aún me queda mucho por crecer y me gustaría hacerlo tan bien acompañada como hasta ahora.

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Reflexiones

Tengo una memoria estupenda, lo olvido absolutamente todo

Hace unos meses tuve la suerte de asistir a la presentación del poemario «Las hormigas no madrugan», de Bolo. No conocía al poeta y sólo fui porque unos amigos míos habían sido invitados para tocar con su grupo. Pero entre toda la parafernalia de la presentación, Bolo dijo una frase que me pareció brillante: «Tengo una memoria estupenda, lo olvido absolutamente todo». Después de las risas, continuó diciendo: «la manera de olvidar es apuntarlo todo». 

Y así, sin más, cuando yo pensaba que había huido del universo GTD que es mi vida, estaba ahí, en un pequeño local de Malasaña. Un hombre que ni conocía, ponía en palabras la filosofía de GTD. 

Como es obvio, lo capturé en el momento, para olvidarlo. Y es que yo me he pasado muchos años peleándome con GTD. Lo usaba, y cuando me caía de la tabla, me convencía a mí  misma de que tenía buena memoria, que yo eso no lo necesitaba. Siempre he acabado volviendo y ahora no lo dejaría de usar por nada. 

Parece que lo bueno de GTD es que no sé te olvide nada, pero para mi es lo contrario, es poder olvidarlo todo. 

Da igual que tengas buena memoria, que sientas que no necesitas un método de organización porque total, para lo que tienes que hacer, no te compensa el esfuerzo que requiere cambiar tus hábitos. 

Vivimos en un mundo ajetreado y muchas veces se nos olvida que también tenemos que hacer esfuerzos por nosotros mismos. A lo mejor tienes a la gente de tu entorno contenta porque te acuerdas de todo, pero merece la pena hacer un esfuerzo, cambiar un par de hábitos, y hacer algo para ti. 

Para poder ir en el coche, que suene una canción en la radio y no te acuerdes de golpe de que no le has comprado ese disco a tu amiga para su cumpleaños. Ir en el autobús y no sentirte estúpida cuando pasas por delante de una cafetería y acordarte de que aún no has comprado el termo que necesitas. 

Por eso GTD es contagioso, por eso las personas que rodean al usuario de GTD acaban usándolo, porque da mucha envidia ver a alguien que sabe desconectar y disfrutar el momento presente. A fin de cuentas, alguien que sabe olvidarse de todo. 

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Crónicas

XIII Jornadas OPTIMA LAB: Se hace tangible

Hace unos días tuve la oportunidad de participar en mis primeras Jornadas como miembro de OPTIMA LAB. Tanto GTD como OPTIMA LAB son dos cosas que han estado presentes en mi vida desde antes de lo que puedo recordar, pero como me pasó hace tiempo con GTD, y como me está pasando ahora con OPTIMA LAB, no se acerca ni de lejos la idea que tenía de ellas al ser ajena a estas que la que tengo ahora que me siento parte de ellas.

Cuando mis padres volvían de las jornadas yo notaba un ambiente distinto en casa, sentía que volvían con más fuelle, con más ganas si cabe de hacer que este proyecto saliera lo mejor posible, y ya entiendo la razón. Pese a saber bastante bien de qué iba esto y en dónde me estaba metiendo, entré un poco a ciegas. Mi padre hablaba en casa de que tenía que rechazar peticiones de clientes pidiéndole formación en inglés, y para mí fue obvio: yo sé GTD y sé inglés, puedo hacerlo yo, no tuve que darle muchas vueltas.

Empecé con pequeñas reuniones con algunos nodos de OPTIMA LAB, a traducir algunos documentos, pero para mí seguía siendo algo bastante ajeno, bastante lejano a lo que era yo. Poco a poco fui entendiendo en qué consistía, qué conllevaba, por qué era algo que movía tanto a mis padres, pero nada me ha ayudado tanto en este proceso como formar parte de estas Jornadas.

Siempre me ha costado aterrizar las ideas abstractas, en el plano de las ideas me muevo fácilmente, pero cuando tengo que hacer las cosas tangibles se me hace un poco bola, y a raíz de esta experiencia, OPTIMA LAB es tangible. No solo por los proyectos que se están llevando a cabo y tienen un nuevo impulso, o las que, gracias a estos tres días juntos, van a empezar a crecer, sino porque la gente, mis compañeros, se han hecho tangibles.

Parece una tontería, pero, ya que mis compañeros tienen mucha más experiencia que yo a nivel laboral, prefiero hablar de lo que me llevo de esto a nivel personal, porque mis compañeros son artesanos, y se nota. Me explico, he tenido la suerte de compartir tres días con otras cinco personas, a muchas de las cuales aún no conocía en persona. Vale, sí, a mis padres les tengo muy vistos, pero incluso ahora los veo de manera diferente. A todos ellos les mueve algo dentro que hace que quieran ayudar a la gente, y todos (me incluyo) creemos que a través de GTD se puede. También tuvimos la suerte de compartir con Julen y Venan una tarde en la que aprendimos qué era 5S y ver que también ellos, mediante otros medios, saben que mucha de la infelicidad que vivimos a diario, viene del caos que es nuestra vida.

Aparte de las ganas que tengo de formar parte de esto, me quedo con el paseo con David después de nuestro primer día de jornadas por la preciosidad de montaña que teníamos al lado, en el que yo iba un poco ahogada y los dos íbamos pensando en nuestras cosas, pero juntos. Me quedo con los ratitos en los que me salía a fumar un cigarro con Sergio y aprendía cosas de quién era él como persona, datos sobre su familia, o como le había ido a él en su inicio en OPTIMA LAB. Me quedo con las risas que se le escapaban a Jordi cada vez que alguien mencionaba al gerente y pensaba «piensa en pesetas». Me quedo con los susurros de Julen que solo podía escuchar yo en la cena (porque la voz no le daba para más) en las que me preguntaba por la carrera o me hablaba de sus rutas con la bici, y con las ideas de Venan pensando fuera de la caja para organizar el gallinero que es mi Google Photos.

Me quedo con que OPTIMA LAB es una red de personas, todas movidas por lo mismo, pero de distintos sitios, con distintos valores y con distintos objetivos, que no pueden ser más distintas, pero gracias a las ganas que tenemos todos (y a nuestro excelente cohesionador David) hacemos que las cosas funcionen.