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GTD y las vacaciones

Se acerca el verano y, con él, las vacaciones. Una pregunta que me han hecho en un par de ocasiones ya es ¿y en verano qué haces con el sistema?

Parece una pregunta un poco simple, pero la verdad es que tiene más complejidad de la que podría parecer a simple vista. Es cierto que este es un año un poco distinto al resto, y el verano será un poco menos verano que otros, pero creo que la esencia es la misma.

Cuando eres estudiante los periodos de vacaciones parecen menos abstractos. El verano es el momento en el que tienes cero responsabilidades y puedes hacer lo que quieras, ¿para qué entonces seguir con tu sistema?

No voy a responder por todo el mundo, pero sí os voy a decir por qué y cómo sigo usando yo mi sistema cuando estoy de vacaciones.

La primera razón por la que sigo usándolo es una cuestión de comodidad. Me cuesta mucho menos capturar y aclarar las cosas que intentar acordarme de ellas. Es cierto que cómo sé que las cosas tienen menos urgencia, la frecuencia con la que aclaro (o con la que ejecuto 😉) es menor, pero sigue estando presente.

Al final, si tienes el hábito lo tienes siempre y tener que pararte a ti mismo cuando vas a capturar algo, o ignorar la sensación de tranquilidad cuando acabas de aclarar tu bandeja de entrada, es un sinsentido.

La segunda razón es porque, aunque yo quiera pensar que las vacaciones es el momento en el que te puedes deshacer de las responsabilidades, eso no es cierto. Ya creo haberos comentado que en principio (aunque no creo) yo el año que viene me iré de Erasmus.

Eso hace que siga habiendo mucha burocracia, trámites, emails, etc. que necesito tener dentro de mi radar. Y, aunque eso no fuera así, la matrícula de la universidad, los cursos de verano, los plazos para cosas que quieras hacer durante el curso… Todo eso sigue existiendo.

Y la tercera (y la más importante) es que la vida no son sólo responsabilidades. Ya he hablado de que GTD me ha permitido hacer cosas que no hubiera hecho si no hubiera utilizado la metodología. También os he contado que, tristemente, cuando tu vida se hace más compleja, las cosas vuelven a la incubadora quieras o no.

Tenemos todo el derecho del mundo a no querer hacer absolutamente nada en verano, pero también tenemos derecho a pasar nuestras vacaciones en esa tercera etapa de la revisión semanal y «ser creativos». Aprovechar para hacer todo eso que no hacemos cuando estamos más ocupados, que no son olviden las cosas que nos gusta hacer.

Al final, GTD es donde te pica te rascas y no hay una sola forma de hacerlo bien.

No obstante, mi recomendación es que intentes no caerte de la tabla en verano porque su valor no disminuye y, sobre todo, que intentes disfrutar de tus vacaciones todo lo que puedas.

Tened cuidado, poneos protector solar si vais a tomar el sol, respetad las medidas de seguridad y todas esas cosas que pega decir ahora. ¡Pasad muy buen verano!

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Que vuelva a la incubadora no lo convierte en fracaso

Hace unos meses os confesé que durante mi última temporada de exámenes me había caído de la tabla y me había dado fuerte contra el agua. Hoy vengo a deciros que vuelvo a estar de exámenes pero que, por suerte, aún no me he dado ningún golpe. 

Hace poquito Jordi nos hablaba de cómo detectar una caída a tiempo; y yo llevo un par de semanas tambaleándome para detectar cualquier contratiempo rápidamente y recuperar el equilibrio. 

Puede que sea que el no salir de casa me ayuda a ser más consistente con mis hábitos de GTD; puede que haya sido casualidad; o puede que haber cambiado al papel haya funcionado por fin. Pero por primera vez en mucho tiempo, mis revisiones semanales se mantienen constantes aunque esté de exámenes. Y si os soy sincera no sé si eso son buenas o malas noticias. 

No es la primera vez que os comento que conocer la realidad en la que me muevo no siempre es plato de buen gusto. Cada revisión semanal me tengo que enfrentar a un montón de acciones no hechas, que llevan allí más de una o dos semanas, y en las que me tengo que replantear el nivel de compromiso. 

Me niego a pensar que soy la única que se siente un poquito fracasada cuando esa siguiente acción que tantas ganas tenía de hacer vuelve a la incubadora porque, por mucho que yo quiera, no es el momento de adquirir un compromiso de acción. ¿Y sabéis qué? Que creo que no es justo que me sienta o que nos sintamos así. 

No paramos de repetirnos a nosotros mismos que GTD nos hace saber y tener la confianza de que elegimos hacer lo que más sentido tiene hacer en cada momento. Y estoy muy de acuerdo con ese enunciado. También estoy de acuerdo con la frase de David Allen, «Sólo puedes sentirte bien acerca de lo que no estás haciendo cuando sabes exactamente qué es lo que no estás haciendo». Es verdad que es la única manera, pero no garantiza nada. 

Y es que tenemos muy metido en la cabeza que necesitamos llegar a todo, todo el tiempo. Que el no hacer las cosas es un fracaso. En parte, creo que es una de las razones que nos empuja a sobreplanificar, porque sentimos que nos dará tiempo a hacer más de lo que materialmente podemos hacer. Ponemos horas y colorines en un calendario y nos sentimos mejor. Pero muchas veces hacerlo todo no tiene más valor que hacer menos cosas mejor hechas.

Por eso mismo, me gusta ver el registro de las acciones que he hecho a lo largo de toda la semana. Sobre todo en temporadas como esta. ¿Habría cambiado alguna de las acciones tachadas por alguna que se ha quedado sin hacer? Si la respuesta es afirmativa, pienso qué hizo que priorizara de manera distinta (muchas veces tiene que ver con cuándo entraron las acciones a tu sistema), pero si es algo que cae en mi círculo de influencia, intento que no se repita. Hago un ejercicio de reflexión e intento averiguar qué no tuve en cuenta. Si aún así no estoy conforme, intento hacer un repaso de todas esas cosas que he hecho que no estaban en mis listas. 

Y después de ese ejercicio, no os voy a mentir, me siento mucho mejor conmigo misma. Porque la semana tiene las horas que tiene y el trabajo o las cosas que quieres hacer son inagotables. Y es que, que las cosas vuelvan a la incubadora no las convierte en un fracaso. Creo que un signo de madurez en tu camino con GTD es darte cuenta de esto. De que es fácil tener los ojos más grandes que la tripa y sobre-comprometernos. Pero hay que ser estoicos y saber qué no pasa nada por admitir que no es el momento. Dejar que algo vuelva a la incubadora no significa que nunca se vaya a hacer, sino que simplemente hay cosas que no renuncias hacer a favor de ello. 

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He vuelto a escribir poemas

El post de esta semana es un poquito distinto. Algo más alejado de lo que suelo escribir. Llevamos muchos días de cuarentena. No sé ni cuántos a estas alturas. Y hoy, después de muchísimo tiempo, he vuelto a acabar un poema.

Creo que en algún sitio he comentado ya que soy una poeta frustrada. Y digo frustrada porque no sé si lo que escribo podría considerarse poema. Pero yo lo vivo mucho cuando lo escribo. Y hay un par de versos que riman entre ellos. También digo frustrada porque nunca decido cuándo puedo ponerme a escribir. Simplemente una frase se me queda atascada en la cabeza y no se va hasta que no escribo un poema sobre ella.

Llevaba casi dos años sin escribir regularmente y muchos meses sin terminar un poema que me convenciera. Vivimos vidas tan caóticas que ser creativos a veces es complicado.

Pero el otro día encontré un viejo cuaderno. En él, había entradas estilo diario con pequeños poemas en los costados. Y sentí que me había olvidado de eso que tanto me gustaba hacer.

Esa idea se quedó ahí, dando vueltas. Pero una tarde, una frase se quedó atascada, como hacían antes, y abrí el bloc de notas y empecé a escribir.

¿Qué tiene que ver esto con la efectividad? Pues muy buena pregunta. Cada pequeña cosa de mi entorno ha dado lugar a este momento.

Aproveché la cuarentena para hacer «limpieza de primavera» con mi sistema. Me siento más en la tabla que nunca.

Como parte del “sé creativo” he añadido una pequeña acción en mi checklist semanal: ordenar un cajón, una balda, una estantería… de mi cuarto a la semana. Ahí fue cuando encontré el cuaderno. Hasta que no lo encontré, ni me acordaba de cuanto disfrutaba escribir.

Vi que las rutinas me funcionaban, y al igual que nos enfrentamos a la incertidumbre de puertas a fuera, de puertas a dentro vivimos en entornos bastante controlables. Así que no necesito mi Sistema 2 para funcionar a lo largo del día. Puede dedicarse a pensar de verdad.

Gracias al hábito de capturar, tengo un sitio donde apuntar (y escribir) un poema entero en cualquier sitio. Pero no es sólo la herramienta, también tengo el hábito de que esa frase me «salte», me llame la atención y sepa no perder el tiempo dándole más vueltas.

Me conozco bien. Sé qué me hace sentirme bien, estar a gusto y ser más productiva. Sé que el café que me tomo con mi hermana después de comer —mientras nos conocemos mejor de lo que habíamos hecho en toda nuestra vida—, hace que me den más ganas de seguir estudiando por las tardes. Sé que hacer yoga con mi madre, hace que la clase virtual que sale regular —porque la profesora no acaba de dominar las nuevas tecnologías— se haga más amena.

Son tiempos duros y sé que tengo mucha suerte de poder aprovechar este momento en vez de sufrirlo. Y lo estoy haciendo. He vuelto a escribir poemas. He revisado mis niveles de perspectiva. Y sé que no tengo claro quién quiero ser, pero estoy dando pasitos en la dirección correcta. Y me siento en control.

Este poema no estaba en mis listas. No pasó por el flujo de trabajo ni acabó en uno de mis contextos. Pero fui capaz de escribirlo porque mi sistema GTD existía. La persona que somos no tiene porqué ejecutar siempre a partir de nuestras listas. Y, cuando siempre haces con la confianza de que estás haciendo lo que más sentido tiene hacer en cada momento, hay momentos en los que puedes permitirte hacer cosas distintas.

Espero que os estéis cuidando mucho. Muchísimo ánimo 😊