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Que vuelva a la incubadora no lo convierte en fracaso

Hace unos meses os confesé que durante mi última temporada de exámenes me había caído de la tabla y me había dado fuerte contra el agua. Hoy vengo a deciros que vuelvo a estar de exámenes pero que, por suerte, aún no me he dado ningún golpe. 

Hace poquito Jordi nos hablaba de cómo detectar una caída a tiempo; y yo llevo un par de semanas tambaleándome para detectar cualquier contratiempo rápidamente y recuperar el equilibrio. 

Puede que sea que el no salir de casa me ayuda a ser más consistente con mis hábitos de GTD; puede que haya sido casualidad; o puede que haber cambiado al papel haya funcionado por fin. Pero por primera vez en mucho tiempo, mis revisiones semanales se mantienen constantes aunque esté de exámenes. Y si os soy sincera no sé si eso son buenas o malas noticias. 

No es la primera vez que os comento que conocer la realidad en la que me muevo no siempre es plato de buen gusto. Cada revisión semanal me tengo que enfrentar a un montón de acciones no hechas, que llevan allí más de una o dos semanas, y en las que me tengo que replantear el nivel de compromiso. 

Me niego a pensar que soy la única que se siente un poquito fracasada cuando esa siguiente acción que tantas ganas tenía de hacer vuelve a la incubadora porque, por mucho que yo quiera, no es el momento de adquirir un compromiso de acción. ¿Y sabéis qué? Que creo que no es justo que me sienta o que nos sintamos así. 

No paramos de repetirnos a nosotros mismos que GTD nos hace saber y tener la confianza de que elegimos hacer lo que más sentido tiene hacer en cada momento. Y estoy muy de acuerdo con ese enunciado. También estoy de acuerdo con la frase de David Allen, «Sólo puedes sentirte bien acerca de lo que no estás haciendo cuando sabes exactamente qué es lo que no estás haciendo». Es verdad que es la única manera, pero no garantiza nada. 

Y es que tenemos muy metido en la cabeza que necesitamos llegar a todo, todo el tiempo. Que el no hacer las cosas es un fracaso. En parte, creo que es una de las razones que nos empuja a sobreplanificar, porque sentimos que nos dará tiempo a hacer más de lo que materialmente podemos hacer. Ponemos horas y colorines en un calendario y nos sentimos mejor. Pero muchas veces hacerlo todo no tiene más valor que hacer menos cosas mejor hechas.

Por eso mismo, me gusta ver el registro de las acciones que he hecho a lo largo de toda la semana. Sobre todo en temporadas como esta. ¿Habría cambiado alguna de las acciones tachadas por alguna que se ha quedado sin hacer? Si la respuesta es afirmativa, pienso qué hizo que priorizara de manera distinta (muchas veces tiene que ver con cuándo entraron las acciones a tu sistema), pero si es algo que cae en mi círculo de influencia, intento que no se repita. Hago un ejercicio de reflexión e intento averiguar qué no tuve en cuenta. Si aún así no estoy conforme, intento hacer un repaso de todas esas cosas que he hecho que no estaban en mis listas. 

Y después de ese ejercicio, no os voy a mentir, me siento mucho mejor conmigo misma. Porque la semana tiene las horas que tiene y el trabajo o las cosas que quieres hacer son inagotables. Y es que, que las cosas vuelvan a la incubadora no las convierte en un fracaso. Creo que un signo de madurez en tu camino con GTD es darte cuenta de esto. De que es fácil tener los ojos más grandes que la tripa y sobre-comprometernos. Pero hay que ser estoicos y saber qué no pasa nada por admitir que no es el momento. Dejar que algo vuelva a la incubadora no significa que nunca se vaya a hacer, sino que simplemente hay cosas que no renuncias hacer a favor de ello. 

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GTD4Students: Y con el móvil, ¿qué?

Antes de empezar con el post de hoy, pedir perdón por haber faltado a mi cita con vosotros la semana pasada. Tuve placas en la garganta y estuve malita con fiebre, y del jueves al lunes no conseguí salir de la cama. Ya estoy totalmente recuperada, y he aprendido de la experiencia 😉, así que no os preocupéis.

Ahora que ya he explicado mi ausencia, esta semana voy a hablar de un tema que durante mucho tiempo me ha llevado a mí por el camino de la amargura. Como dice el título, quiero hablar de cómo gestiono yo el móvil. Sé que todos utilizamos el móvil, las redes sociales, apps de mensajería instantánea… Así que, pese a estar dirigido a estudiantes, espero que os sea útil a todos.

Siempre he sido una persona a la que le ha abrumado un poco la mensajería instantánea. No sé si en algún momento lo habréis vivido, pero estar en un grupo de clase es una experiencia única en sí misma. Estar la noche de antes de un examen, con más de mil mensajes de Whatsapp de clase en el que se mezclan memes, fechas de exámenes y entregas, discusiones, audios eternos, explicaciones… Además, claro, de las cuatro o cinco personas que te hablan por privado para preguntarte dudas porque saben que, en vez de estar atenta al móvil y al grupo de clase, estás estudiando.

Cuando yo empecé a tener móvil y a utilizarlo, ese miedo a quedar mal con quien fuera, hacía que estuviera constantemente pendiente de cada notificación que saltaba en el móvil, hasta que interioricé y normalicé por completo no poder sacar más de un par de minutos seguidos de concentración sin que me interrumpiera algún mensaje.

¿Cuándo decidí cambiar cómo hacía las cosas?

Hace un año y pico, empecé a trabajar de camarera. Trabajaba muchas horas seguidas, en una cadena de restaurantes muy popular en un local situado cerquita de plaza de España. Entré en una fecha próxima a las Navidades y éramos poquitos en plantilla. Os podéis imaginar cómo era aquello. Así que eso de llevar el móvil encima dejó de ser una opción. Y cuando salía de un turno largo, cansada, de madrugada y sin muchas ganas de nada, me encontraba con el móvil lleno de notificaciones, mensajes y llamadas perdidas.

Así que me harté. Desactivé todas las notificaciones que tenía mi móvil (excepto las de mis padres porque tampoco estaba para buscar movida) y empecé a tomarme eso de contestar a los mensajes o a los DMs con calma. ¿En qué se tradujo? En que si me pillabas en el autobús yendo al trabajo o a la universidad y tenías la casualidad de que estaba metida en la app, te contestaba a los segundos. Si eso no pasaba (que era lo habitual) y lo que me contabas no era una emergencia, podían pasar semanas para que te contestara.

¿Y sabéis qué ocurrió? Que mis amigos me siguieron queriendo. Los compañeros que venían a por dudas, o se esperaban, o se buscaban la vida. El mundo no se acababa. Y yo vivía muchísimo más a gusto, no os voy a mentir. También es verdad que hubo gente que se extrañó e incluso me preguntó al respecto. Mi respuesta fue muy simple: estoy muchas horas trabajando, estudiando, durmiendo o disfrutando del tiempo cara a cara con la gente a la que adoro. Si es algo importante, llámame y lo hablamos al momento.

Nadie tuvo problemas, y con muchísima gente ni siquiera hizo falta esa conversación. Simplemente se dieron cuenta de la nueva dinámica y me llamaban si era urgente. No obstante, aquí surgió otro problema, porque hay cosas de las que te enteras por Whatsapp, Telegram, Instagram, Twitter… que necesitas tener dentro de tu sistema.

¿Y qué haces con todo eso que necesitas capturar?

Y como digo siempre, mi sistema es donde me pica me rasco. ¿Qué hice? La mayoría (por no decir todas) las apps de mensajería instantánea tienen la opción de desactivar el read receipt (el doble check azul de Whatsapp de toda la vida). Y como tampoco quería quedar mal (o demasiado mal) con nadie lo desactivé. Cuando salía de trabajar leía por encima los mensajes nuevos. Si había información que capturar, le hacía una captura de pantalla y me la enviaba con braintoss al email; si era una contestación rápida simplemente contestaba… Y así iba archivando todos los chats que ya estaban “aclarados” (todo lo que no es cero, es ruido). Y cuando los mensajes no eran dándome “trabajo” o pidiéndome cosas, simplemente los iba contestando cuando tenía un rato, porque al final me encanta hablar con mis amigos, no me malinterpretéis. Pero sí me fue muy útil ir quitando de mi vista todas esas conversaciones con las que ya no tenía que hacer nada más.

Al principio esto funcionaba muy bien, pero apareció el segundo problema. Hay gente vive pegada al Whatsapp, y muchas veces te contestan al segundo de haberles enviado un mensaje. Esto es muy de agradecer si les estás pidiendo algo, pero cuando estás intentando dejar a cero los mensajes, puede llegar a frustrar un poco. Así que lo que decidí fue apagar el WiFi y los datos mientras estuviera con ello y volver a activarlos con normalidad cuando salía de la app. Así, no tenía riesgo de que me vieran en línea. Los mensajes se enviaban cuando yo ya había salido y todo lo que viniera después ya podría gestionarlo en otro momento.

¿Y con lo que capturas?

Dependiendo del momento, determinadas conversaciones siguen siendo eso, conversaciones, o pasan a ser acciones de las que no me quiero ocupar en ese momento. Por ello y para evitar que se me olvide hacer nada con ellas tengo un contexto @móvil en el que tengo acciones como “escuchar los audios de x acerca del erasmus”, “ver los vídeos que me ha mandado x de la investidura de López Obrador para Antropología Política” hasta “enviar un audio a x contándole el drama de la fiesta del viernes”.

Para terminar, solo decir que habrá muchas personas que no se sientan identificadas con lo que yo cuento, y es normal. Porque nuestras realidades son diferentes. Pero igual que en los cursos de GTD siempre hay un porcentaje de gente que está agobiada con el email y que siente que el email se ha convertido en su trabajo, conozco a muchísimos estudiantes que han sentido esta sensación de agobio cuando hablamos de los mensajes instantáneos. No sé cuál será la realidad en la que viviréis vosotros, pero en mis círculos; mis compañeros de clase, mis amigos e incluso a loschavaless a los que doy clase se quejan de lo abrumadoras que llegan a ser estas redes sociales. 

Sé que sólo he hablado de WhatsApp (también es aplicable a Telegram) y que la realidad del móvil es mucho más compleja. A lo mejor en un futuro me animo y escribo otros posts hablando de cómo gestiono el resto de las redes sociales. Pero os aviso de que no hay sólo una forma correcta de gestionar esto. Esta es la mía y os la comparto por si os puede ser útil o queréis copiarme aunque sea una sola cosa. Y tú, ¿cómo lo haces?

 

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La pregunta de GTD para ganar paz mental

Una de las cosas que más choca cuando implementamos GTD es la primera pregunta del paso de aclarar. Cuando cogemos una captura y tenemos que preguntarnos ¿qué es?, muchas veces nos quedamos sin respuesta. 

En los cursos, cuando llegamos al ejercicio de aclarar y pides un voluntario, es muy habitual que la persona te diga su captura y seguidamente añada: «sí, requiere acción». 

Por eso es necesario parar y pedir que sigan el workflow, que se pregunten ¿qué es esto exactamente? ¿Que significa para mí? Porque para saber si algo requiere acción o no, incluso aunque parezca a primera vista que sí, tenemos que hacernos esta pregunta. 

Y ahora más que nunca. Es normal que se nos escape o que la contestemos simplemente para salir del paso. Que nos parezca un simple trámite para llegar a lo importante, al hacer. 

Y se nos olvida que muchísimas veces, el valor no está en lo que hacemos sino en lo que pensamos. El valor añadido es poder pensar fuera de la caja, el aplicar nuestro conocimiento a lo que hacemos. Si no tenemos claro qué hacemos, muchas veces hay muy poca diferencia entre nosotros y una máquina. 

Y da pereza, lo entiendo. Porque pararnos a pensar qué significa algo para nosotros puede conllevar darnos cuenta de una horrible realidad. Que es algo que nos da igual. Pero también puede llevarnos a una maravillosa situación, y es que no nos da tanto igual. 

Pongo ejemplos prácticos. Por ejemplo, me llega un email de uno de mis profesores de universidad que nos pide que hagamos un ensayo para finales de mes. ¿Parece fácil no? Siguiente acción: hacer una lista de toda la bibliografía relevante. Proyecto: entregar el ensayo para la asignatura x. 

Y eso se queda en tus listas. Tu mente se distrae cada vez que te pones a hacer cosas. Estamos preocupados por la realidad que nos rodea, nos cuesta concentrarnos y de repente nos damos cuenta de que nunca conseguimos tiempo para hacer esa siguiente acción que está en nuestras listas.

Llega la segunda revisión semanal consecutiva en la que ves esa acción intacta y te das cuenta, de que a lo mejor no la has aclarado bien. Así que vuelves a empezar, pero esta vez te preguntas ¿qué es? «una cosa que tengo que hacer para clase». Okay, vale, podríamos dejarlo aquí. Pero ¿qué pasa si tiro más del hilo? «Es un ensayo para una de mis asignaturas favoritas de la carrera, en la que creo que tengo posibilidades de sacar buena nota, el profesor habló de la importancia de esta entrega en concreto, y es el momento de causar una buena primera impresión».

Y cómo has formulado tu siguiente acción no cambia, pero el nombre del proyecto sí: «Sacar notaza en la entrega del ensayo de la asignatura x». 

Y te pones a ejecutar cuando acabas la revisión semanal, y de repente, después de semanas, dejas de procrastinar esa siguiente acción, porque te das cuenta de que para ti, esto es lo que más sentido tiene hacer en este momento. 

Pero puede pasar todo lo contrario. Poneos en la misma situación pero cuando nos preguntamos qué es, la respuesta es «una cosa que tengo que hacer para clase, una de las miles de entregas que tengo que hacer para esta asignatura, que no cuenta para nota, y una compañera me dijo que tenía unos apuntes del año pasado que podían ayudarme». 

Y tus siguientes acciones se reformulan, y deja de ser pertinente hacer un ensayo original, que deje al profesor sin aire, sino que pasa a ser un simple trámite más de esa asignatura y que prefieres dedicar, tu tiempo, tu atención y tu energía a cosas que son más relevantes para ti. 

Esto puede ser duro, pero si tenemos más trabajo que tiempo, es necesario que seamos sinceros con la pregunta de «qué es», que nos enfrentemos al trabajo con un conocimiento real de lo que es nuestro mundo. GTD sin esta pregunta puede ser muy potente, es cierto. Pero ir a tus listas, enfrentarte a tu trabajo desde la certeza de que sabes exactamente qué haces y para qué lo haces, y cómo está alineado con tus horizontes de enfoque, es de las cosas que más tranquilidad nos puede aportar. Y ahora mismo, con los tiempo que corren, yo personalmente no pienso renunciar ni un poquito a todo lo que me aporte paz mental.

¿qué es?

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Más GTD del que crees, pero menos del que piensas

El otro día, estaba dando una clase de conducir con otro chico y, mientras él conducía, mi profe me hablaba de una peli que no me podía perder. Cuando la busqué en Google me dijo, «hazle un pantallazo y luego la ves; en serio, tienes que verla». 

Eso es un hábito de GTD. Mi profesor estaba pidiéndome que lo capturase sin siquiera saber que eso se podía hacer. No quería que se me olvidara y sabía perfectamente que si no hacía algo con ello, en ese preciso momento, cuando acabara la clase se me habría olvidado. Por eso me pidió que hiciera algo para evitarlo. 

En nuestro día a día usamos herramientas de GTD sin saberlo, sin darnos cuenta. Por eso cuando leemos el libro de David Allen, todo nos suena familiar. «Esto no es tan distinto de lo que hago yo ya». Y eso es muy bueno y muy malo

Es malo porque nos da una falsa confianza de que tampoco tenemos que cambiar tantas cosas. De que el impacto de GTD no va a ser tan grande. Malo porque nos hace pensar que ya lo hacemos bien, que solo hay que matizar lo que ya tenemos. Y eso no es cierto. 

GTD es una manera radicalmente distinta de trabajar. No estamos acostumbrados a muchas de las cosas que son la columna vertebral de la metodología. Está muy bien que yo haga ese pantallazo, pero, ¿y si se queda en la galería hasta que se «muera» el móvil? ¿Qué ganamos con eso? Lo que esperaba mi profesor es que yo me acordara de que me había recomendado una película y fuese a mirar cual a mi galería, no que tomase una decisión más adelante. 

Separar la captura del aclarado y sobre todo el aclarar del hacer es, en mi opinión, de lo que más te aporta GTD. Si no vamos con la mente abierta, y pensamos que GTD es muy parecido a lo que ya hacemos, nos perdemos muchísimos matices que son esenciales para que esto funcione. 

Por otro lado, tener todos estos hábitos ya interiorizados es una gran ventaja a la hora de aprender GTD. Tener una lista de tareas que revisamos con regularidad; apuntar las cosas cuando nos llaman la atención; usar un calendario en el que solo ponemos fechas reales… Todo eso, nos está allanando el camino.

Pero GTD no sería lo que es si no conllevara una ruptura con lo que conocemos, con lo que nos sentimos cómodos. Cuando aprendas GTD, haz autoanálisis. ¿Qué llevas en tu mochila? ¿Qué de eso te sirve y qué deberías tirar? Es un proceso incómodo, porque hay que poner en cuestión determinados hábitos y creencias y eso no nos gusta, pero si te rindes porque te parece demasiado cercano, o demasiado lejano, te estás perdiendo algo que podría marcar una gran diferencia en tu vida. 

Ni subestimes ni sobreestimes GTD, pruébalo como es, y verás que ni es tan distinto, ni tan familiar como parece en un inicio.

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Que no te dé vergüenza capturar

Cualquiera que haya tratado conmigo de cerca sabe que soy una gran fan de Almodóvar. Raro es que no acabe citando una de las frases de sus películas cuando algo me recuerda a ello. Viendo «Dolor y Gloria», una frase me llamó especialmente la atención: «Lo escribí para olvidarme de su contenido, pero no quiero hablar de ello». Aparte de que es un «peliculón» y de que todo el mundo debería verla, esa frase me recordó uno de los grandes problemas a los que me enfrenté yo cuando empecé a usar GTD.

Ya lo he dicho antes, en algún que otro post, pero yo soy una persona que se mueve mucho en el mundo de las ideas. Eso quiere decir que, de manera constante, hay miles de cosas que me llaman la atención y se me ocurren millones de cosas que quiero hacer, que me gustaría probar o que tengo el sueño de experimentar. Supongo que es algo que le pasará a mucha gente.

Al principio, ese tipo de ideas no las capturaba. Uno de los grandes obstáculos que me he puesto a mí misma en el camino para dominar GTD, y probablemente haya más de un post sobre este tema, es la culpabilidad. La culpabilidad a la hora de capturar hacía que cosas que claramente eran imposibles, inalcanzables, no fueran «dignas» de sacarlas de mi cabeza.

Y el problema es que, cuando algo no sale de tu cabeza, sigue haciendo ruido.

Muchas veces se nos ocurren ideas absurdas o tenemos ganas de hacer cosas que nos parece obvio que no vamos a hacer. A lo mejor tiene que ver con que sigo siendo una niña grande, pero cada dos por tres se me ocurre un nuevo idioma que quiero aprender, la idea para una novela que quiero escribir o un nuevo deporte que quiero perfeccionar.

Y es importante tener claro que capturar algo, no nos obliga a hacer algo con ello. Ni siquiera nos obliga a decidir sobre si vamos o no vamos a hacer algo si no queremos. Siempre se pueden meter las cosas a la incubadora. No hay nada más personal ni más privado que una lista «Algún día/Tal vez». No tienes que querer hacer todo lo que capturas. Pero permítete ser un poco creativo. Salir un poco de tu zona de confort, al menos a la hora de capturar.

Siendo realistas, el noventa por ciento de las cosas que tengo yo en mi incubadora no se harán realidad nunca, pero ¿qué daño hace saber que están ahí, que ese sueño que tuve hace cuatro años de hacer una ruta por el Amazonas sigue en mi sistema, que no lo he perdido de vista y que, si algún día tengo los recursos (y la valentía) de hacerlo, no se me va a pasar por alto?

La mayoría de la gente de mi entorno (y me incluyo) tiene el foco muy puesto en el hoy, o en el futuro cercano, pero es imposible saber lo que va a pasar en un futuro. No tienes por qué querer hacer todo lo que está en tu incubadora, ni tienes que darle explicaciones a nadie sobre lo que está en tu sistema.

Si hay dos conclusiones en este post es que todo lo que está en tu cabeza y no en tu sistema molesta, y hace ruido. Y que no nos dé vergüenza ser un poco infantiles, un poco utópicos y un poco idealistas a la hora de capturar, que no hace daño a nadie.