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GTD y las vacaciones

Se acerca el verano y, con él, las vacaciones. Una pregunta que me han hecho en un par de ocasiones ya es ¿y en verano qué haces con el sistema?

Parece una pregunta un poco simple, pero la verdad es que tiene más complejidad de la que podría parecer a simple vista. Es cierto que este es un año un poco distinto al resto, y el verano será un poco menos verano que otros, pero creo que la esencia es la misma.

Cuando eres estudiante los periodos de vacaciones parecen menos abstractos. El verano es el momento en el que tienes cero responsabilidades y puedes hacer lo que quieras, ¿para qué entonces seguir con tu sistema?

No voy a responder por todo el mundo, pero sí os voy a decir por qué y cómo sigo usando yo mi sistema cuando estoy de vacaciones.

La primera razón por la que sigo usándolo es una cuestión de comodidad. Me cuesta mucho menos capturar y aclarar las cosas que intentar acordarme de ellas. Es cierto que cómo sé que las cosas tienen menos urgencia, la frecuencia con la que aclaro (o con la que ejecuto 😉) es menor, pero sigue estando presente.

Al final, si tienes el hábito lo tienes siempre y tener que pararte a ti mismo cuando vas a capturar algo, o ignorar la sensación de tranquilidad cuando acabas de aclarar tu bandeja de entrada, es un sinsentido.

La segunda razón es porque, aunque yo quiera pensar que las vacaciones es el momento en el que te puedes deshacer de las responsabilidades, eso no es cierto. Ya creo haberos comentado que en principio (aunque no creo) yo el año que viene me iré de Erasmus.

Eso hace que siga habiendo mucha burocracia, trámites, emails, etc. que necesito tener dentro de mi radar. Y, aunque eso no fuera así, la matrícula de la universidad, los cursos de verano, los plazos para cosas que quieras hacer durante el curso… Todo eso sigue existiendo.

Y la tercera (y la más importante) es que la vida no son sólo responsabilidades. Ya he hablado de que GTD me ha permitido hacer cosas que no hubiera hecho si no hubiera utilizado la metodología. También os he contado que, tristemente, cuando tu vida se hace más compleja, las cosas vuelven a la incubadora quieras o no.

Tenemos todo el derecho del mundo a no querer hacer absolutamente nada en verano, pero también tenemos derecho a pasar nuestras vacaciones en esa tercera etapa de la revisión semanal y «ser creativos». Aprovechar para hacer todo eso que no hacemos cuando estamos más ocupados, que no son olviden las cosas que nos gusta hacer.

Al final, GTD es donde te pica te rascas y no hay una sola forma de hacerlo bien.

No obstante, mi recomendación es que intentes no caerte de la tabla en verano porque su valor no disminuye y, sobre todo, que intentes disfrutar de tus vacaciones todo lo que puedas.

Tened cuidado, poneos protector solar si vais a tomar el sol, respetad las medidas de seguridad y todas esas cosas que pega decir ahora. ¡Pasad muy buen verano!

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#GTD4Students (VI): GTD y exámenes finales

Supongo que no seré la única que esté o vaya a estar de exámenes dentro de poco. Y como creo que hasta ahora no lo he hecho, he pensado que sería buena idea comentaros, aunque sea por encima, algunos trucos que utilizo yo cuando estoy de exámenes para mantenerme efectiva. Os cuento cómo compagino GTD y los exámenes finales.

  1.       No aclares cansado

No pasa nada por hacer escaneos de emergencia. En mi opinión, es mejor esperar a tener la cabeza despejada y aclarar bien que hacer una chapuza por tener la bandeja de entrada vacía lo antes posible. Si no aclaras bien, al final lo que acaba pasando es que las siguientes acciones no sirven para nada, no son tachables y dejas de revisar tus listas.

  1.       ¡Más es menos!

Esta suena rara, y yo tampoco me creería si me oyera, pero dadme un chance. Ya sabéis que media revisión semanal es mejor que ninguna revisión semanal. Si cuando revisas tus listas a la hora de ejecutar tratas de hacer una revisión más en detalle de tus listas de Waiting For, de tus proyectos o de tu calendario pasado y futuro, esa revisión semanal se puede estirar un poquito más y que la última aguante unos días más. No os digo que debáis hacerlo y que sea una buena práctica de GTD. Pero aprovechando que mi padre no me escucha, os la comento porque a mí me es de mucha utilidad, sobre todo cuando hay que activar el «GTD de guerra 😉».

  1.       Ejecuta bien

Esta me la habréis oído un montón y aunque hablé de ella en el podcast de «Aprendiendo GTD», me encantaría escribir un post sobre esto más en detalle. Es muy fácil que cuando estamos estresados y vamos con prisa se nos olvide revisar nuestras listas antes de ponernos a hacer. No sirve con mirar las listas una vez al día, aunque tengas claro tu siguiente paso. Revisa todas las listas que tengan sentido; tu cabeza no puede con todo. Intenta que los exámenes finales no tiren tu GTD a la basura.

  1.       No dejes de moverte

Esto no es GTD puro, pero es algo que a mí se me olvida siempre. Darme paseos, hacer ejercicio, salir a correr… Es cierto que ahora que tengo algo más de tiempo me está siendo más fácil cumplirlo, pero solo hace que le vea más el valor. Yo intento madrugar, sacar 4-5h de estudio y luego hacer una hora de ejercicio para desconectar del todo antes de ponerme otra vez.

  1.       Duerme

Esta la digo más por mí que por vosotros. Yo tiendo a tener mucho insomnio, y cuando no puedo dormir, en vez de hacer yoga, leer o hacerme una tila, muchas veces me siento delante del ordenador a intentar hacer cosas. Eso nunca sale bien. Lo peor de todo, es que sale mal lo que haga durante la noche y lo que sea que intente hacer el día siguiente. Descansar es descansar de verdad.

  1.       Estudiar no es solo estudiar

O hacer ensayos no es solo hacer ensayos. Las cosas van siempre más allá, y eso con GTD es mucho más fácil verlo. Leer artículos relacionados con tus estudios, podcast, conferencias… Todo lo que encuentres relacionado hará más rico el aprendizaje y ayudará a lo que sea que estés intentando aprender. Y ahí volvemos al paso 3, tener cosas no urgentes no necesarias para *ya* nos hace ver que nuestra realidad es siempre mucho más compleja de lo que nuestro Sistema 1 cree. Dedicar parte de tus «horas de estudio» a nutrir tu conocimiento, a afianzarlo con cosas no estrictamente relacionadas con lo que estas aprendiendo, siempre me parecerá una buena práctica (aunque puede que lo que pase es que yo soy muy nerd).

No hay un «one size fits all» cuando hablamos de enfrentarnos a periodos académicos complicados, y probablemente en un futuro entre más en detalle con todos estos puntos. Los exámenes finales son una época en la que es muy sencillo olvidarnos de GTD, yo misma soy culpable de ello. Por ello ha parecido que en primer lugar os podía ser útil y, en segundo, es un buen primer comienzo. Muchísima suerte a todos, en los exámenes o en la vida en general 😊. Cuidáos un montón.

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La pregunta de GTD para ganar paz mental

Una de las cosas que más choca cuando implementamos GTD es la primera pregunta del paso de aclarar. Cuando cogemos una captura y tenemos que preguntarnos ¿qué es?, muchas veces nos quedamos sin respuesta. 

En los cursos, cuando llegamos al ejercicio de aclarar y pides un voluntario, es muy habitual que la persona te diga su captura y seguidamente añada: «sí, requiere acción». 

Por eso es necesario parar y pedir que sigan el workflow, que se pregunten ¿qué es esto exactamente? ¿Que significa para mí? Porque para saber si algo requiere acción o no, incluso aunque parezca a primera vista que sí, tenemos que hacernos esta pregunta. 

Y ahora más que nunca. Es normal que se nos escape o que la contestemos simplemente para salir del paso. Que nos parezca un simple trámite para llegar a lo importante, al hacer. 

Y se nos olvida que muchísimas veces, el valor no está en lo que hacemos sino en lo que pensamos. El valor añadido es poder pensar fuera de la caja, el aplicar nuestro conocimiento a lo que hacemos. Si no tenemos claro qué hacemos, muchas veces hay muy poca diferencia entre nosotros y una máquina. 

Y da pereza, lo entiendo. Porque pararnos a pensar qué significa algo para nosotros puede conllevar darnos cuenta de una horrible realidad. Que es algo que nos da igual. Pero también puede llevarnos a una maravillosa situación, y es que no nos da tanto igual. 

Pongo ejemplos prácticos. Por ejemplo, me llega un email de uno de mis profesores de universidad que nos pide que hagamos un ensayo para finales de mes. ¿Parece fácil no? Siguiente acción: hacer una lista de toda la bibliografía relevante. Proyecto: entregar el ensayo para la asignatura x. 

Y eso se queda en tus listas. Tu mente se distrae cada vez que te pones a hacer cosas. Estamos preocupados por la realidad que nos rodea, nos cuesta concentrarnos y de repente nos damos cuenta de que nunca conseguimos tiempo para hacer esa siguiente acción que está en nuestras listas.

Llega la segunda revisión semanal consecutiva en la que ves esa acción intacta y te das cuenta, de que a lo mejor no la has aclarado bien. Así que vuelves a empezar, pero esta vez te preguntas ¿qué es? «una cosa que tengo que hacer para clase». Okay, vale, podríamos dejarlo aquí. Pero ¿qué pasa si tiro más del hilo? «Es un ensayo para una de mis asignaturas favoritas de la carrera, en la que creo que tengo posibilidades de sacar buena nota, el profesor habló de la importancia de esta entrega en concreto, y es el momento de causar una buena primera impresión».

Y cómo has formulado tu siguiente acción no cambia, pero el nombre del proyecto sí: «Sacar notaza en la entrega del ensayo de la asignatura x». 

Y te pones a ejecutar cuando acabas la revisión semanal, y de repente, después de semanas, dejas de procrastinar esa siguiente acción, porque te das cuenta de que para ti, esto es lo que más sentido tiene hacer en este momento. 

Pero puede pasar todo lo contrario. Poneos en la misma situación pero cuando nos preguntamos qué es, la respuesta es «una cosa que tengo que hacer para clase, una de las miles de entregas que tengo que hacer para esta asignatura, que no cuenta para nota, y una compañera me dijo que tenía unos apuntes del año pasado que podían ayudarme». 

Y tus siguientes acciones se reformulan, y deja de ser pertinente hacer un ensayo original, que deje al profesor sin aire, sino que pasa a ser un simple trámite más de esa asignatura y que prefieres dedicar, tu tiempo, tu atención y tu energía a cosas que son más relevantes para ti. 

Esto puede ser duro, pero si tenemos más trabajo que tiempo, es necesario que seamos sinceros con la pregunta de «qué es», que nos enfrentemos al trabajo con un conocimiento real de lo que es nuestro mundo. GTD sin esta pregunta puede ser muy potente, es cierto. Pero ir a tus listas, enfrentarte a tu trabajo desde la certeza de que sabes exactamente qué haces y para qué lo haces, y cómo está alineado con tus horizontes de enfoque, es de las cosas que más tranquilidad nos puede aportar. Y ahora mismo, con los tiempo que corren, yo personalmente no pienso renunciar ni un poquito a todo lo que me aporte paz mental.

¿qué es?

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Más GTD del que crees, pero menos del que piensas

El otro día, estaba dando una clase de conducir con otro chico y, mientras él conducía, mi profe me hablaba de una peli que no me podía perder. Cuando la busqué en Google me dijo, «hazle un pantallazo y luego la ves; en serio, tienes que verla». 

Eso es un hábito de GTD. Mi profesor estaba pidiéndome que lo capturase sin siquiera saber que eso se podía hacer. No quería que se me olvidara y sabía perfectamente que si no hacía algo con ello, en ese preciso momento, cuando acabara la clase se me habría olvidado. Por eso me pidió que hiciera algo para evitarlo. 

En nuestro día a día usamos herramientas de GTD sin saberlo, sin darnos cuenta. Por eso cuando leemos el libro de David Allen, todo nos suena familiar. «Esto no es tan distinto de lo que hago yo ya». Y eso es muy bueno y muy malo

Es malo porque nos da una falsa confianza de que tampoco tenemos que cambiar tantas cosas. De que el impacto de GTD no va a ser tan grande. Malo porque nos hace pensar que ya lo hacemos bien, que solo hay que matizar lo que ya tenemos. Y eso no es cierto. 

GTD es una manera radicalmente distinta de trabajar. No estamos acostumbrados a muchas de las cosas que son la columna vertebral de la metodología. Está muy bien que yo haga ese pantallazo, pero, ¿y si se queda en la galería hasta que se «muera» el móvil? ¿Qué ganamos con eso? Lo que esperaba mi profesor es que yo me acordara de que me había recomendado una película y fuese a mirar cual a mi galería, no que tomase una decisión más adelante. 

Separar la captura del aclarado y sobre todo el aclarar del hacer es, en mi opinión, de lo que más te aporta GTD. Si no vamos con la mente abierta, y pensamos que GTD es muy parecido a lo que ya hacemos, nos perdemos muchísimos matices que son esenciales para que esto funcione. 

Por otro lado, tener todos estos hábitos ya interiorizados es una gran ventaja a la hora de aprender GTD. Tener una lista de tareas que revisamos con regularidad; apuntar las cosas cuando nos llaman la atención; usar un calendario en el que solo ponemos fechas reales… Todo eso, nos está allanando el camino.

Pero GTD no sería lo que es si no conllevara una ruptura con lo que conocemos, con lo que nos sentimos cómodos. Cuando aprendas GTD, haz autoanálisis. ¿Qué llevas en tu mochila? ¿Qué de eso te sirve y qué deberías tirar? Es un proceso incómodo, porque hay que poner en cuestión determinados hábitos y creencias y eso no nos gusta, pero si te rindes porque te parece demasiado cercano, o demasiado lejano, te estás perdiendo algo que podría marcar una gran diferencia en tu vida. 

Ni subestimes ni sobreestimes GTD, pruébalo como es, y verás que ni es tan distinto, ni tan familiar como parece en un inicio.

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Donde todo cabe, todo entra

Constantemente estamos expuestos a información, se nos ocurren nuevas ideas, cosas que vendría bien hacer, que nos gustaría hacer, sueños a largo plazo, objetivos profesionales, personales…

Cuando no existe nada que filtre toda esta información que entra en nuestro mundo, nos sentimos abrumados, tenemos un montón de objetos abstractos en nuestra mente que van apareciendo de manera arbitraria y de los que nos acordamos, muchas veces, en los peores momentos.

Y por eso el paso de Aclarar es tan importante. Cuando tenemos una única lista de to-do’s en la que, sin saberlo estamos mezclando proyectos, siguientes acciones, elementos de incubadora, horizontes de enfoque, cosas abstractas que aún no están aclaradas, esa lista nos deja de ser útil. Cuando algo lleva ahí escrito un mes, y lo seguimos procrastinando, acabamos tachándolo y olvidándonos de ello.

Donde todo cabe, todo entra. No obstante, no es algo negativo que todas estas ideas se nos ocurran, que estemos expuestos a toda esta información. Esas cosas llaman nuestra atención, están en nuestro mundo, es fundamental que tomemos conciencia de ellas.

Cuando hablas con alguien que desconoce GTD y te cuenta que él/ella no necesita el método porque ya apunta las cosas, pregúntale si revisa lo que ya ha escrito, y si toma decisiones acerca de ellas, o se espera a ponerse a hacerlas para pensar sobre ellas.

Al no tener un paso intermedio, almacenamos cosas inútiles, cosas que podrían hacer otras personas por nosotros, cosas que aún no podemos hacer, cosas que no es el momento de hacer, y cosas que están a punto de explotar, todo en la misma lista, por lo que no nos sirve como método para que nuestra cabeza se olvide de los temas.

Personalmente, Aclarar es de los pasos que más me cuestan, y por el cual me suelo caer de la tabla, porque hay que tomar decisiones, y tomar decisiones cuesta. Pero tenemos que ser conscientes de que esas decisiones hay que tomarlas de todas formas, y es mejor tomarlas con energía alta. Cuando sabes que decidir es lo que deberías estar haciendo en ese momento, cuesta menos y evita que sigamos procrastinando ese email, esa presentación, o esas vacaciones soñadas. 

En el trabajo del conocimiento las cosas que debemos hacer no son obvias, no está claro qué significa para nosotros, por dónde debemos empezar ni cuando está terminado eso qué debemos hacer.

No hay que entender Aclarar como un paso extra que añade GTD, sino como un paso más del proceso, una manera de avanzar en aquello que ha llamado tu atención y ha entrado en tu mundo. Cuando ya sabes lo que tienes que hacer con un tema, hacerlo se vuelve el menor de tus problemas, es la mitad del trabajo que ya tienes hecho.

Por eso no hay que subestimar ni saltarse este paso. Cuando eres un usuario primerizo, te da pereza y dejas de aplicarlo, a la que capturas, lo organizas directamente. Pero es importante entenderlo como lo que es, uno de los pasos más fundamentales en el flujo de trabajo y donde reside mucho del valor añadido que nos aporta GTD.