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GTD y las vacaciones

Se acerca el verano y, con él, las vacaciones. Una pregunta que me han hecho en un par de ocasiones ya es ¿y en verano qué haces con el sistema?

Parece una pregunta un poco simple, pero la verdad es que tiene más complejidad de la que podría parecer a simple vista. Es cierto que este es un año un poco distinto al resto, y el verano será un poco menos verano que otros, pero creo que la esencia es la misma.

Cuando eres estudiante los periodos de vacaciones parecen menos abstractos. El verano es el momento en el que tienes cero responsabilidades y puedes hacer lo que quieras, ¿para qué entonces seguir con tu sistema?

No voy a responder por todo el mundo, pero sí os voy a decir por qué y cómo sigo usando yo mi sistema cuando estoy de vacaciones.

La primera razón por la que sigo usándolo es una cuestión de comodidad. Me cuesta mucho menos capturar y aclarar las cosas que intentar acordarme de ellas. Es cierto que cómo sé que las cosas tienen menos urgencia, la frecuencia con la que aclaro (o con la que ejecuto 😉) es menor, pero sigue estando presente.

Al final, si tienes el hábito lo tienes siempre y tener que pararte a ti mismo cuando vas a capturar algo, o ignorar la sensación de tranquilidad cuando acabas de aclarar tu bandeja de entrada, es un sinsentido.

La segunda razón es porque, aunque yo quiera pensar que las vacaciones es el momento en el que te puedes deshacer de las responsabilidades, eso no es cierto. Ya creo haberos comentado que en principio (aunque no creo) yo el año que viene me iré de Erasmus.

Eso hace que siga habiendo mucha burocracia, trámites, emails, etc. que necesito tener dentro de mi radar. Y, aunque eso no fuera así, la matrícula de la universidad, los cursos de verano, los plazos para cosas que quieras hacer durante el curso… Todo eso sigue existiendo.

Y la tercera (y la más importante) es que la vida no son sólo responsabilidades. Ya he hablado de que GTD me ha permitido hacer cosas que no hubiera hecho si no hubiera utilizado la metodología. También os he contado que, tristemente, cuando tu vida se hace más compleja, las cosas vuelven a la incubadora quieras o no.

Tenemos todo el derecho del mundo a no querer hacer absolutamente nada en verano, pero también tenemos derecho a pasar nuestras vacaciones en esa tercera etapa de la revisión semanal y «ser creativos». Aprovechar para hacer todo eso que no hacemos cuando estamos más ocupados, que no son olviden las cosas que nos gusta hacer.

Al final, GTD es donde te pica te rascas y no hay una sola forma de hacerlo bien.

No obstante, mi recomendación es que intentes no caerte de la tabla en verano porque su valor no disminuye y, sobre todo, que intentes disfrutar de tus vacaciones todo lo que puedas.

Tened cuidado, poneos protector solar si vais a tomar el sol, respetad las medidas de seguridad y todas esas cosas que pega decir ahora. ¡Pasad muy buen verano!

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Que vuelva a la incubadora no lo convierte en fracaso

Hace unos meses os confesé que durante mi última temporada de exámenes me había caído de la tabla y me había dado fuerte contra el agua. Hoy vengo a deciros que vuelvo a estar de exámenes pero que, por suerte, aún no me he dado ningún golpe. 

Hace poquito Jordi nos hablaba de cómo detectar una caída a tiempo; y yo llevo un par de semanas tambaleándome para detectar cualquier contratiempo rápidamente y recuperar el equilibrio. 

Puede que sea que el no salir de casa me ayuda a ser más consistente con mis hábitos de GTD; puede que haya sido casualidad; o puede que haber cambiado al papel haya funcionado por fin. Pero por primera vez en mucho tiempo, mis revisiones semanales se mantienen constantes aunque esté de exámenes. Y si os soy sincera no sé si eso son buenas o malas noticias. 

No es la primera vez que os comento que conocer la realidad en la que me muevo no siempre es plato de buen gusto. Cada revisión semanal me tengo que enfrentar a un montón de acciones no hechas, que llevan allí más de una o dos semanas, y en las que me tengo que replantear el nivel de compromiso. 

Me niego a pensar que soy la única que se siente un poquito fracasada cuando esa siguiente acción que tantas ganas tenía de hacer vuelve a la incubadora porque, por mucho que yo quiera, no es el momento de adquirir un compromiso de acción. ¿Y sabéis qué? Que creo que no es justo que me sienta o que nos sintamos así. 

No paramos de repetirnos a nosotros mismos que GTD nos hace saber y tener la confianza de que elegimos hacer lo que más sentido tiene hacer en cada momento. Y estoy muy de acuerdo con ese enunciado. También estoy de acuerdo con la frase de David Allen, «Sólo puedes sentirte bien acerca de lo que no estás haciendo cuando sabes exactamente qué es lo que no estás haciendo». Es verdad que es la única manera, pero no garantiza nada. 

Y es que tenemos muy metido en la cabeza que necesitamos llegar a todo, todo el tiempo. Que el no hacer las cosas es un fracaso. En parte, creo que es una de las razones que nos empuja a sobreplanificar, porque sentimos que nos dará tiempo a hacer más de lo que materialmente podemos hacer. Ponemos horas y colorines en un calendario y nos sentimos mejor. Pero muchas veces hacerlo todo no tiene más valor que hacer menos cosas mejor hechas.

Por eso mismo, me gusta ver el registro de las acciones que he hecho a lo largo de toda la semana. Sobre todo en temporadas como esta. ¿Habría cambiado alguna de las acciones tachadas por alguna que se ha quedado sin hacer? Si la respuesta es afirmativa, pienso qué hizo que priorizara de manera distinta (muchas veces tiene que ver con cuándo entraron las acciones a tu sistema), pero si es algo que cae en mi círculo de influencia, intento que no se repita. Hago un ejercicio de reflexión e intento averiguar qué no tuve en cuenta. Si aún así no estoy conforme, intento hacer un repaso de todas esas cosas que he hecho que no estaban en mis listas. 

Y después de ese ejercicio, no os voy a mentir, me siento mucho mejor conmigo misma. Porque la semana tiene las horas que tiene y el trabajo o las cosas que quieres hacer son inagotables. Y es que, que las cosas vuelvan a la incubadora no las convierte en un fracaso. Creo que un signo de madurez en tu camino con GTD es darte cuenta de esto. De que es fácil tener los ojos más grandes que la tripa y sobre-comprometernos. Pero hay que ser estoicos y saber qué no pasa nada por admitir que no es el momento. Dejar que algo vuelva a la incubadora no significa que nunca se vaya a hacer, sino que simplemente hay cosas que no renuncias hacer a favor de ello. 

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He vuelto a escribir poemas

El post de esta semana es un poquito distinto. Algo más alejado de lo que suelo escribir. Llevamos muchos días de cuarentena. No sé ni cuántos a estas alturas. Y hoy, después de muchísimo tiempo, he vuelto a acabar un poema.

Creo que en algún sitio he comentado ya que soy una poeta frustrada. Y digo frustrada porque no sé si lo que escribo podría considerarse poema. Pero yo lo vivo mucho cuando lo escribo. Y hay un par de versos que riman entre ellos. También digo frustrada porque nunca decido cuándo puedo ponerme a escribir. Simplemente una frase se me queda atascada en la cabeza y no se va hasta que no escribo un poema sobre ella.

Llevaba casi dos años sin escribir regularmente y muchos meses sin terminar un poema que me convenciera. Vivimos vidas tan caóticas que ser creativos a veces es complicado.

Pero el otro día encontré un viejo cuaderno. En él, había entradas estilo diario con pequeños poemas en los costados. Y sentí que me había olvidado de eso que tanto me gustaba hacer.

Esa idea se quedó ahí, dando vueltas. Pero una tarde, una frase se quedó atascada, como hacían antes, y abrí el bloc de notas y empecé a escribir.

¿Qué tiene que ver esto con la efectividad? Pues muy buena pregunta. Cada pequeña cosa de mi entorno ha dado lugar a este momento.

Aproveché la cuarentena para hacer «limpieza de primavera» con mi sistema. Me siento más en la tabla que nunca.

Como parte del “sé creativo” he añadido una pequeña acción en mi checklist semanal: ordenar un cajón, una balda, una estantería… de mi cuarto a la semana. Ahí fue cuando encontré el cuaderno. Hasta que no lo encontré, ni me acordaba de cuanto disfrutaba escribir.

Vi que las rutinas me funcionaban, y al igual que nos enfrentamos a la incertidumbre de puertas a fuera, de puertas a dentro vivimos en entornos bastante controlables. Así que no necesito mi Sistema 2 para funcionar a lo largo del día. Puede dedicarse a pensar de verdad.

Gracias al hábito de capturar, tengo un sitio donde apuntar (y escribir) un poema entero en cualquier sitio. Pero no es sólo la herramienta, también tengo el hábito de que esa frase me «salte», me llame la atención y sepa no perder el tiempo dándole más vueltas.

Me conozco bien. Sé qué me hace sentirme bien, estar a gusto y ser más productiva. Sé que el café que me tomo con mi hermana después de comer —mientras nos conocemos mejor de lo que habíamos hecho en toda nuestra vida—, hace que me den más ganas de seguir estudiando por las tardes. Sé que hacer yoga con mi madre, hace que la clase virtual que sale regular —porque la profesora no acaba de dominar las nuevas tecnologías— se haga más amena.

Son tiempos duros y sé que tengo mucha suerte de poder aprovechar este momento en vez de sufrirlo. Y lo estoy haciendo. He vuelto a escribir poemas. He revisado mis niveles de perspectiva. Y sé que no tengo claro quién quiero ser, pero estoy dando pasitos en la dirección correcta. Y me siento en control.

Este poema no estaba en mis listas. No pasó por el flujo de trabajo ni acabó en uno de mis contextos. Pero fui capaz de escribirlo porque mi sistema GTD existía. La persona que somos no tiene porqué ejecutar siempre a partir de nuestras listas. Y, cuando siempre haces con la confianza de que estás haciendo lo que más sentido tiene hacer en cada momento, hay momentos en los que puedes permitirte hacer cosas distintas.

Espero que os estéis cuidando mucho. Muchísimo ánimo 😊

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Una familia de locos

Hace dos semanas, aprovechando la coyuntura de la situación, os lancé una pregunta. Es una oferta que sigue abierta a día de hoy y, aunque ya ha habido unas cuantas peticiones, hay una que resalta como la más pedida. Es una pregunta que me ha surgido también en los cursos que he hecho: ¿cómo es vivir en una familia en la que todo el mundo usa o sabe de qué va GTD?

GTD es una metodología personal, eso es cierto. No necesitas que tu entorno la utilice para poder usarla y no influye en el impacto positivo que aporta. Pero es más divertido si la gente sabe cómo funcionas. Ya os he contado que mis amigos, aunque no todos usen la metodología, se saben casi toda la nomenclatura. Y aunque ni mi hermana ni nuestro perro usen GTD para ser efectivos, saben que en esta casa se limpia, se come y se vive gracias a GTD.

Cómo cambia la manera de habitar en un hogar en la que todos los miembros usan GTD es algo lento. El primer gran cambio fue cuando mi padre implementó la metodología. La casa empezó a llenarse de taquitos de post its. Había uno en cada cuarto de baño, uno en la cocina, uno en la mesilla de noche… Cada vez que le pedías algo, decía “mándame un email”.

Pero también el ambiente cambió a mejor. Se volvió a jugar a juegos de mesa el fin de semana, parecía que los planes ya no se quedaban en el aire, todos respirábamos más tranquilos.

Cuando mi madre empezó a usar GTD fue una sorpresa para todos. Mi padre era el de las listas, ella no. Nunca hacía las cosas igual dos veces. Y de repente, a poquitos, fue implementando uno a uno lo hábitos de GTD. Los mismos cambios a mejor que vimos en mi padre, en una persona totalmente distinta parecían aparecer también.

Pero para mí lo más curioso es nuestro día a día en la actualidad. Cómo GTD es un miembro más de la familia. Tanto mi hermana como yo sabemos que si mis padres no sacan el móvil mientras les estamos contando algo, no nos están escuchando. Si no se captura, no existe. Sabes que no se les va a olvidar que te han pedido que te pases a comprar el pan de vuelta a casa, así que es mejor que lo hagas.

Pero también sabemos que hay muchas cosas que no capturan, como la hora de llegar a casa o si habían accedido a que invitaras a unos amigos a la terraza un fin de semana. Si te interesa que no se les olvide, siempre puedes capturárselo, pero si prefieres que no se acuerden, solo tienes que ser muy convincente a la hora de discutirles.

Por otra parte, las dos tenemos claro que si nuestro padre aparece en nuestra habitación con el móvil en la mano es porque llega con su agenda con nosotras y viene chaparrón. Si eres lo suficientemente lista, tendrás una agenda al menos igual de larga con él y podrás devolverle lo que sea que te pida que hagas.

Otra cosa que ocurre cuando todo tu entorno usa GTD es que no hay manera de caerse de la tabla de manera discreta. Tus padres lo saben, lo notan y te regañan por ello. Saben que de repente tú no estás siendo tú del todo. Que hace mucho que te pidieron algo y que aún no ha vuelto. Si os soy sincera, un poquito más de privacidad en ese aspecto no estaría de más 😉.

Una de las cosas que más agradezco, y que más raro se me hace cuando me acuerdo de que no todo el mundo utiliza GTD, es tener los calendarios de Google compartidos con el resto de la familia. Esto es sagrado, si tienes bloqueado algo en el calendario antes que otra persona, tienes todas las de ganar.

Pero aparte de los detalles operativos, que son muchos, lo mejor es que las personas que utilizan GTD casi siempre están a lo que están. No se tienen que ir a mitad de una cena en familia porque se les había olvidado apagar un fuego. Si estamos haciendo algo juntos, tus padres están presentes. Lo estamos todos.

No digo que todo sea bueno. Al final el saber todo lo que tienes que hacer (o que la gente de tu alrededor tiene que hacer), saber tus proyectos a largo plazo y replantearte tus niveles de perspectiva semanalmente no siempre es suficiente para estar tranquilo y en control. Y mis padres, como todo el mundo, también sufren estrés. Pero algo que ya he dicho, y que repetiré siempre, es que con GTD podemos olvidarnos de todo. Podemos hacer que las experiencias productivas sean la norma. Y creo que aquí hablo por todos, ya sea una familia, un grupo de amigos o una organización, convivir con gente que está a lo que está es agradable, más enriquecedor y, en última instancia, hace que la convivencia mejore en todos los sentidos.

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Y yo preocupada por el doctorado…

Vamos a ver. Soy muy consciente de que muchos de nosotros (por no decir todos) estamos un poco cansados del monotema. No estoy subestimando la gravedad del asunto, pero entiendo que todos llevamos con lo mismo en la cabeza muchos días y puede ser algo agotador (sobre todo, porque es una de esas cosas que, aunque las capturemos y aclaremos, poco podemos hacer). Aún así, no he podido evitar escribir una pequeña reflexión al respecto.

Si habéis estado leyendo mis últimos posts, sabéis que mi vida últimamente ha sido algo caótica, sobre todo a nivel de horarios. Y yo hacía todo lo que estaba en mi mano por tenerlo todo bajo control: hacer rutinas para ir con mi Sistema 1 por la vida; cambiar la herramienta de mi sistema para poder tenerlo todo controlado; pensar en mi propósito y mi futuro para tener claros mis horizontes de enfoque… Básicamente un montón de cosas que ahora sirven entre cero y nada.

Y en las últimas semanas, hemos visto una plaga de langostas en África, cómo las calles de Argentina se inundaban de sangre, luchas de monos en Tailandia y ahora estamos todos encerrados en casa por culpa de una pandemia mundial. Si a mí me cuentan esto en diciembre, no me lo creo.

Y pese a todo, el mundo ha respondido a estos sucesos de una manera tan humana que me emociona. Muchos cantantes están dando conciertos en streaming por Instagram, hay fisioterapeutas haciendo tablas de ejercicios gratuitas por la cuarentena, el MET ofrece una semana de Ópera gratuita por su web, museos como el Prado y el Thyssen están ofreciendo imágenes y visitas guiadas online a través de sus webs… Y cómo esto millones de cosas más.

Las prioridades de todo el mundo, las rutinas, la manera incluso de concebir su propio oficio, ha cambiado en cuestión de días. Y aún así, nos esforzamos muchas veces en controlarlo todo, en planificar cada minuto de cada día. ¿Para qué?

Nunca hemos podido controlar lo que nos pasa y ahora encima tenemos menos tiempo de reacción. Vivimos en un mundo que cambia a una velocidad vertiginosa y lo único que podemos hacer es ir adaptándonos a los cambios que van surgiendo.  Una cosa que no sabía —y que es grato descubrir— es que GTD está a prueba de pandemias. Si de verdad no te puedes sacar el tema de la cabeza, cápturalo. ¿Qué es? ¿Qué significa para ti? ¿Requiere acción? A lo mejor llamar a tus familiares un ratito todos los días hace que la ansiedad disminuya. Puede que si sacas algo de tus listas algún día/tal vez, la cuarentena se pasa de manera más amena. A lo mejor es el momento de empezar esa novela, de pintar ese cuadro, de aprender ese idioma por Duolingo.

Y pese a todo, son momentos complicados, estresantes y de incertidumbre. Cómo casi todo lo que nos pasa. Pero podemos aprovechar este tiempo de silencio, de aislamiento, para reflexionar sobre nuestra vida. ¿Qué echamos de menos? ¿A quién echamos de menos? El saber —y el saber sobre nosotros mismos y sobre nuestra vida— nunca ocupa lugar. Más que nunca, es el momento de escuchar lo que nos decimos.

Si me llevo algo positivo de esto, es que nunca sabemos qué va a pasar mañana. Que por mucho que intentemos planificar nuestro futuro al detalle, a lo mejor lo que está sucediendo —sin que nos enteremos— son las diez plagas de Egipto y mañana amanecemos con una plaga de ranas. Estas situaciones sacan lo mejor y lo peor de nosotros y, aunque parece que tenemos poco campo de actuación, siempre hay cosas que se pueden hacer. Al final, Newton cambió la historia de la física en una cuarentena y Shakespeare escribió muchas de sus obras durante un confinamiento por una pandemia de peste. También es cierto que quedarse en el sofá y ponerse al día con «Élite» es un plan igualmente válido. Y a todo esto, ¿tú que vas a hacer?

PD: Para todas las personas que puedan estar sintiendo que esta situación les supera, les mando todo mi apoyo y me ofrezco a ayudar de la única manera que sé. Hablad conmigo todo lo que queráis, por mis redes sociales, por este blog que es tan mío como vuestro, por el Telegram de Aprendiendo GTD… De lo que queráis, de productividad, de antropología, de música, de tarot, de deporte… Es un momento de estar juntos, aunque estemos separados :). Muchísimo ánimo y cuidaos mucho.