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Metodologías

La herramienta GTD perfecta

Otra de las peticiones que surgieron en mi post de hace un par de semanas fue una pregunta sobre la herramienta que yo utilizaba. Es cierto que he hablado de cambios de herramientas, pero nunca he entrado en detalle. Esto ha sido por dos motivos. El primero es que hay grandes guías para implementar el sistema en distintas plataformas. La serie de mi compañero Jordi sobre Todoist o el post de David Torné sobre implementar el sistema en papel son dos grandes ejemplos. El segundo motivo —y el más importante— es que la herramienta da igual.

Creo que ya he comentado alguna vez que, pese a mis años de experiencia con la metodología, me he caido de la tabla un número récord de veces. Y muchas de esas veces he cambiado de herramienta por esa falsa sensación de que en una nueva herramienta evitarás cometer los errores que hicieron que te cayeras de la tabla la vez anterior.

He probado todas, desde las más simples y de baja tecnología —como el propio papel o  Google Documents— a herramientas más sofisticadas —como Nirvana o Todoist—. ¿Y sabéis qué? Ninguna herramienta implementa GTD por ti.

Después de mi último gran tortazo contra el agua, decidí volver al papel, y estoy muy contenta. Pero no puedo evitar pensar que ese sentimiento y esa implementación casi perfecta de GTD que estoy llevando a cabo ahora tiene más que ver con que mi vida es casi del todo predecible que con la herramienta.

Ahora mismo, en la Red tenemos mucho trabajo desarrollando los cursos en virtual y aprovechando el parón para sacar trabajo adelante. Además, la universidad está intentando adaptarse a la situación que todos vivimos y los cambios son radicales —y de un día para otro— y, aún así, lo único caótico ahora mismo es lo que tengo que hacer.

Me explico. No tengo que gestionar los atascos yendo a la universidad, las reuniones que me coinciden con las clases, los cumpleaños de amigos míos, o los cursos que coinciden con una fecha de entrega. Cuando el agua está más calmada, es más complicado que llegue esa ola que te tire.

De todas formas, ya sabéis que mi sistema está en constante cambio. Tengo un par de posts pensados para #gtd4students a raíz de este cambio al papel (y aplicables a todas las herramientas). Pero a raíz de este tema, sí que me gustaría compartir con vosotros qué hace casi siempre que yo me caiga de la tabla.

Yo tengo casi todos (por no decir todos) los hábitos de GTD bastante interiorizados. Aunque me caiga de la tabla —y deje de confiar en mi sistema— sigo capturando, revisando y muchas veces incluso aclarando los inputs que entran en mi mundo. Pero cuando estoy estresada, las cosas que me preocupan no se van de mi cabeza. No por miedo a que se me olviden (al principio) sino porque me angustian; me da miedo no hacerlas bien; o siento que no tengo el tiempo que me gustaría para dedicarles.

Entonces cometo el terrible error de dejar de mirar mis listas para ejecutar. Tengo un sistema de listas completo, actualizado y accionable y, aún así, me siento delante de mis apuntes y me pongo a hacer eso que más quema – o lo que mi mente estresada cree que es lo más quema –. Eso al final consigue que me empiece a olvidar de hacer cosas y me sienta fuera de la tabla por completo.

Y estoy aún por encontrar la herramienta que me obligue a ejecutar correctamente quiera yo o no. A lo que quiero llegar es a que si tenéis dudas sobre cómo implementar GTD en alguna herramienta (y sobre todo en Google Documents o en papel) no dudéis en hacérmela; pero no os centréis en eso. La herramienta no es más que un medio para un fin, y quitándole algún que otro añadido, cualquier sistema de listas sirve de sobra.

Sé que me repito un poco, pero obsérvate y fíjate por dónde se te escapa la metodología. Luego céntrate en corregir eso. La herramienta llegará sola. Muchísima suerte y cuidaos mucho 😊

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Reflexiones

Una familia de locos

Hace dos semanas, aprovechando la coyuntura de la situación, os lancé una pregunta. Es una oferta que sigue abierta a día de hoy y, aunque ya ha habido unas cuantas peticiones, hay una que resalta como la más pedida. Es una pregunta que me ha surgido también en los cursos que he hecho: ¿cómo es vivir en una familia en la que todo el mundo usa o sabe de qué va GTD?

GTD es una metodología personal, eso es cierto. No necesitas que tu entorno la utilice para poder usarla y no influye en el impacto positivo que aporta. Pero es más divertido si la gente sabe cómo funcionas. Ya os he contado que mis amigos, aunque no todos usen la metodología, se saben casi toda la nomenclatura. Y aunque ni mi hermana ni nuestro perro usen GTD para ser efectivos, saben que en esta casa se limpia, se come y se vive gracias a GTD.

Cómo cambia la manera de habitar en un hogar en la que todos los miembros usan GTD es algo lento. El primer gran cambio fue cuando mi padre implementó la metodología. La casa empezó a llenarse de taquitos de post its. Había uno en cada cuarto de baño, uno en la cocina, uno en la mesilla de noche… Cada vez que le pedías algo, decía “mándame un email”.

Pero también el ambiente cambió a mejor. Se volvió a jugar a juegos de mesa el fin de semana, parecía que los planes ya no se quedaban en el aire, todos respirábamos más tranquilos.

Cuando mi madre empezó a usar GTD fue una sorpresa para todos. Mi padre era el de las listas, ella no. Nunca hacía las cosas igual dos veces. Y de repente, a poquitos, fue implementando uno a uno lo hábitos de GTD. Los mismos cambios a mejor que vimos en mi padre, en una persona totalmente distinta parecían aparecer también.

Pero para mí lo más curioso es nuestro día a día en la actualidad. Cómo GTD es un miembro más de la familia. Tanto mi hermana como yo sabemos que si mis padres no sacan el móvil mientras les estamos contando algo, no nos están escuchando. Si no se captura, no existe. Sabes que no se les va a olvidar que te han pedido que te pases a comprar el pan de vuelta a casa, así que es mejor que lo hagas.

Pero también sabemos que hay muchas cosas que no capturan, como la hora de llegar a casa o si habían accedido a que invitaras a unos amigos a la terraza un fin de semana. Si te interesa que no se les olvide, siempre puedes capturárselo, pero si prefieres que no se acuerden, solo tienes que ser muy convincente a la hora de discutirles.

Por otra parte, las dos tenemos claro que si nuestro padre aparece en nuestra habitación con el móvil en la mano es porque llega con su agenda con nosotras y viene chaparrón. Si eres lo suficientemente lista, tendrás una agenda al menos igual de larga con él y podrás devolverle lo que sea que te pida que hagas.

Otra cosa que ocurre cuando todo tu entorno usa GTD es que no hay manera de caerse de la tabla de manera discreta. Tus padres lo saben, lo notan y te regañan por ello. Saben que de repente tú no estás siendo tú del todo. Que hace mucho que te pidieron algo y que aún no ha vuelto. Si os soy sincera, un poquito más de privacidad en ese aspecto no estaría de más 😉.

Una de las cosas que más agradezco, y que más raro se me hace cuando me acuerdo de que no todo el mundo utiliza GTD, es tener los calendarios de Google compartidos con el resto de la familia. Esto es sagrado, si tienes bloqueado algo en el calendario antes que otra persona, tienes todas las de ganar.

Pero aparte de los detalles operativos, que son muchos, lo mejor es que las personas que utilizan GTD casi siempre están a lo que están. No se tienen que ir a mitad de una cena en familia porque se les había olvidado apagar un fuego. Si estamos haciendo algo juntos, tus padres están presentes. Lo estamos todos.

No digo que todo sea bueno. Al final el saber todo lo que tienes que hacer (o que la gente de tu alrededor tiene que hacer), saber tus proyectos a largo plazo y replantearte tus niveles de perspectiva semanalmente no siempre es suficiente para estar tranquilo y en control. Y mis padres, como todo el mundo, también sufren estrés. Pero algo que ya he dicho, y que repetiré siempre, es que con GTD podemos olvidarnos de todo. Podemos hacer que las experiencias productivas sean la norma. Y creo que aquí hablo por todos, ya sea una familia, un grupo de amigos o una organización, convivir con gente que está a lo que está es agradable, más enriquecedor y, en última instancia, hace que la convivencia mejore en todos los sentidos.

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Crónicas

XV Jornadas OPTIMA LAB: Seguimos creciendo

Después del sabor agridulce que dejé (y que sentí) después de mis últimas Jornadas; hoy vengo a contaros, con la sinceridad que intento mantener siempre que me pongo a escribir, como fueron las XV Jornadas OPTIMA LAB:

La verdad es que estas Jornadas no me apetecían demasiado. Ya dije en mi último post que las últimas Jornadas se me habían hecho más duras que las primeras. Soy muy joven e inexperta, rodeada de grandes profesionales e intentando estar a la altura de las circunstancias (y no decepcionarme a mí misma). Si a eso le añadimos el cambio de rutinas, no poder hacer deporte y el insomnio —aumentado por una cama que no es la mía—, hace que acabe las Jornadas agotada.

Si a eso le juntamos todo lo que está pasando (algo que hace que no siempre tenga la cabeza donde la debo tener) y mi creencia de que me iban a quitar la parte más humana al hacerlas virtuales, casi habría pagado por posponerlas. No obstante, yo intento mantener una norma bastante sencilla que es: «cree lo que tu quieras, pero haz lo que entiendas que tienes que hacer».

Y lo curioso de las creencias es eso, que se cambian. En la Red estamos muy acostumbrados a trabajar en virtual y no sé qué me hizo pensar que en este caso las cosas serían diferentes. Por algún motivo, la energía subió, era más fácil que el ambiente no se cargara ni literal ni figuradamente. Fueron tres días en los que las experiencias productivas eran inacabables (como bien dijo Jordi me sentía «en control, sin estrés, con enfoque y estando a lo que estaba»).

Después de las XIV Jornadas, sentía que tenía poco que aportar a la red y mucho de lo que aprender. Y lo segundo sigue siendo cierto, pero estas Jornadas me han demostrado que lo primero no tiene por qué ser así. Mi padre me dijo una cosa en uno de los descansos del tercer día que lleva dando vueltas en mi cabeza desde entonces: «por primera vez he sentido no solo que eras parte de la red, sino que OPTIMA LAB es también tu proyecto».

Es verdad que estar en mi casa, poder hacer deporte, tener mis propios horarios de sueño, etc. colaboró en que esto pasara. Pero eso no quita —creo— que a trabajar en Red (y a trabajar con tu familia) se aprende cada día a poquitos y, al igual que la efectividad, es un camino y con cada una de las Jornadas aprendo un poquito más (y disfruto un poquito más).

Con respecto a ese miedo a la falta de «humanidad» del formato virtual, no puedo deciros lo equivocada que estaba. Y no sólo por eso que dice Laura de que todos sabemos un poquito de la vida del resto. Las bromas siguen llegando en el canal de #random de Slack; las anécdotas siguen contándose al principio de cada reunión… Pero es que, además, en estas Jornadas en concreto pudimos ver una parte humana de OPTIMA LAB que habitualmente suele estar escondida. Son todas esas personas que, aunque no vayan a los MASS de Ventas o a las reuniones de Proyectos, son tan parte de la red como el resto de nodos. Me refiero a los peques de David sentándose en la silla en los descansos, a Gabi (el nodito de los margaritas) saludando desde Miami, a mi hermana saludando por detrás de mi madre al resto de la red, al hijo de Sergio siendo el mejor fotógrafo de OPTIMA LAB o a la hija de Jordi siendo la versión mejorada de su padre…

A lo mejor es que yo soy muy cursi (que lo soy) pero me encantó ver esa parte que no se ve en las Jornadas y que nos hace tan humanos como el qué elegimos para desayunar o cómo tomamos el café. Es curioso cómo, estando más separados que en otras, nos sentí más juntos, más unidos en hacer que estas Jornadas salieran tan bien como luego salieron, pese a que a David se le fuera la luz en casa un par de horas.

Nos llevamos muchos retos. Tanto a nivel de Red como a nivel individual. Yo personalmente me llevo dos proyectos nuevos con los que no estoy familiarizada. Siendo honesta, tengo muchísimas ganas de sacarlos adelante, porque no se parecen en nada a lo que venía haciendo hasta ahora y por tanto tengo muchísimo que aprender.

Qué os voy a decir. Si me llevo algo de estas Jornadas es que, como decía Laura, cada vez quiero un poquito más a toda la gente que veo casi a diario a través de la pantalla. Que cada vez funcionamos mejor, que al parecer los límites son más autoimpuestos que existentes y que cada vez que voy a las Jornadas observo un lado de la Red y un lado de cada nodo que no había visto antes y que enriquecen mi visión de una manera que no sabría explicaros. 

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La pregunta de GTD para ganar paz mental

Una de las cosas que más choca cuando implementamos GTD es la primera pregunta del paso de aclarar. Cuando cogemos una captura y tenemos que preguntarnos ¿qué es?, muchas veces nos quedamos sin respuesta. 

En los cursos, cuando llegamos al ejercicio de aclarar y pides un voluntario, es muy habitual que la persona te diga su captura y seguidamente añada: «sí, requiere acción». 

Por eso es necesario parar y pedir que sigan el workflow, que se pregunten ¿qué es esto exactamente? ¿Que significa para mí? Porque para saber si algo requiere acción o no, incluso aunque parezca a primera vista que sí, tenemos que hacernos esta pregunta. 

Y ahora más que nunca. Es normal que se nos escape o que la contestemos simplemente para salir del paso. Que nos parezca un simple trámite para llegar a lo importante, al hacer. 

Y se nos olvida que muchísimas veces, el valor no está en lo que hacemos sino en lo que pensamos. El valor añadido es poder pensar fuera de la caja, el aplicar nuestro conocimiento a lo que hacemos. Si no tenemos claro qué hacemos, muchas veces hay muy poca diferencia entre nosotros y una máquina. 

Y da pereza, lo entiendo. Porque pararnos a pensar qué significa algo para nosotros puede conllevar darnos cuenta de una horrible realidad. Que es algo que nos da igual. Pero también puede llevarnos a una maravillosa situación, y es que no nos da tanto igual. 

Pongo ejemplos prácticos. Por ejemplo, me llega un email de uno de mis profesores de universidad que nos pide que hagamos un ensayo para finales de mes. ¿Parece fácil no? Siguiente acción: hacer una lista de toda la bibliografía relevante. Proyecto: entregar el ensayo para la asignatura x. 

Y eso se queda en tus listas. Tu mente se distrae cada vez que te pones a hacer cosas. Estamos preocupados por la realidad que nos rodea, nos cuesta concentrarnos y de repente nos damos cuenta de que nunca conseguimos tiempo para hacer esa siguiente acción que está en nuestras listas.

Llega la segunda revisión semanal consecutiva en la que ves esa acción intacta y te das cuenta, de que a lo mejor no la has aclarado bien. Así que vuelves a empezar, pero esta vez te preguntas ¿qué es? «una cosa que tengo que hacer para clase». Okay, vale, podríamos dejarlo aquí. Pero ¿qué pasa si tiro más del hilo? «Es un ensayo para una de mis asignaturas favoritas de la carrera, en la que creo que tengo posibilidades de sacar buena nota, el profesor habló de la importancia de esta entrega en concreto, y es el momento de causar una buena primera impresión».

Y cómo has formulado tu siguiente acción no cambia, pero el nombre del proyecto sí: «Sacar notaza en la entrega del ensayo de la asignatura x». 

Y te pones a ejecutar cuando acabas la revisión semanal, y de repente, después de semanas, dejas de procrastinar esa siguiente acción, porque te das cuenta de que para ti, esto es lo que más sentido tiene hacer en este momento. 

Pero puede pasar todo lo contrario. Poneos en la misma situación pero cuando nos preguntamos qué es, la respuesta es «una cosa que tengo que hacer para clase, una de las miles de entregas que tengo que hacer para esta asignatura, que no cuenta para nota, y una compañera me dijo que tenía unos apuntes del año pasado que podían ayudarme». 

Y tus siguientes acciones se reformulan, y deja de ser pertinente hacer un ensayo original, que deje al profesor sin aire, sino que pasa a ser un simple trámite más de esa asignatura y que prefieres dedicar, tu tiempo, tu atención y tu energía a cosas que son más relevantes para ti. 

Esto puede ser duro, pero si tenemos más trabajo que tiempo, es necesario que seamos sinceros con la pregunta de «qué es», que nos enfrentemos al trabajo con un conocimiento real de lo que es nuestro mundo. GTD sin esta pregunta puede ser muy potente, es cierto. Pero ir a tus listas, enfrentarte a tu trabajo desde la certeza de que sabes exactamente qué haces y para qué lo haces, y cómo está alineado con tus horizontes de enfoque, es de las cosas que más tranquilidad nos puede aportar. Y ahora mismo, con los tiempo que corren, yo personalmente no pienso renunciar ni un poquito a todo lo que me aporte paz mental.

¿qué es?

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¿Qué te sería útil llevarte?

Hola! Lo primero, decirte que este post no es cómo los habituales, pero ¿qué lo es en estos momentos? He tenido mucho tiempo para pensar últimamente (como es entendible). Y todo el tiempo que no he estado pensando en el tema del momento, he estado ocupando mi mente con otros temas: qué nuevas rutinas pueden ayudarme con mi nueva realidad; angustiándome por toda esa gente a la que quiero y a la que no puedo acompañar en estos momentos; he pensado en vosotros, en mi trabajo, en este blog…

Y me he dado cuenta de que, desde el principio, casi siempre he hablado de mí. Desde que empecé a escribir, asumí que todos sabíais a la perfección cómo vivir con GTD integrado en vuestra vida, que ibais a poder entender todas esas cosas que me pasan o todas esas reflexiones que se cruzaban por la cabeza de una niña que aprendió a decir papá, mamá y GTD casi al mismo tiempo. Y aunque estoy segura de que me entiendes me gustaría, sobre todo ahora, escribir más para ti que para mí.

No me malinterpretes, no me he quedado sin ideas, pero hace solo unos minutos he empezado a escribir un post distinto en el que relacionaba una frase de Nietzsche con una mala práctica de GTD, y me he tenido que decir a mi misma: “Marta, es momento de parar”. No te preocupes, ese post llegará, pero no ahora. Ahora es el momento de estar más unidos que nunca, y no puedo evitar sentirme extraña si intento seguir escribiendo como si nada hubiese pasado.

Así que esta semana, que estamos todos (o todos los que podemos) en casa, lo que quiero es preguntarte qué contenido quieres ver. ¿Quieres que explique cómo interioricé yo cada paso? ¿por qué después de casi 10 años utilizando la metodología me sigo cayendo de la tabla? ¿cómo es vivir en una casa en la que GTD es un miembro más de la familia?…

Siempre digo que este blog es tan mío como vuestro, pero siento que a veces no predico con el ejemplo.

Así que, todo dicho, ¿sobre qué quieres que escriba?

Mucho ánimo y cuídate mucho a ti y a los tuyos. Hasta la semana que viene 😊