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La herramienta GTD perfecta

Otra de las peticiones que surgieron en mi post de hace un par de semanas fue una pregunta sobre la herramienta que yo utilizaba. Es cierto que he hablado de cambios de herramientas, pero nunca he entrado en detalle. Esto ha sido por dos motivos. El primero es que hay grandes guías para implementar el sistema en distintas plataformas. La serie de mi compañero Jordi sobre Todoist o el post de David Torné sobre implementar el sistema en papel son dos grandes ejemplos. El segundo motivo —y el más importante— es que la herramienta da igual.

Creo que ya he comentado alguna vez que, pese a mis años de experiencia con la metodología, me he caido de la tabla un número récord de veces. Y muchas de esas veces he cambiado de herramienta por esa falsa sensación de que en una nueva herramienta evitarás cometer los errores que hicieron que te cayeras de la tabla la vez anterior.

He probado todas, desde las más simples y de baja tecnología —como el propio papel o  Google Documents— a herramientas más sofisticadas —como Nirvana o Todoist—. ¿Y sabéis qué? Ninguna herramienta implementa GTD por ti.

Después de mi último gran tortazo contra el agua, decidí volver al papel, y estoy muy contenta. Pero no puedo evitar pensar que ese sentimiento y esa implementación casi perfecta de GTD que estoy llevando a cabo ahora tiene más que ver con que mi vida es casi del todo predecible que con la herramienta.

Ahora mismo, en la Red tenemos mucho trabajo desarrollando los cursos en virtual y aprovechando el parón para sacar trabajo adelante. Además, la universidad está intentando adaptarse a la situación que todos vivimos y los cambios son radicales —y de un día para otro— y, aún así, lo único caótico ahora mismo es lo que tengo que hacer.

Me explico. No tengo que gestionar los atascos yendo a la universidad, las reuniones que me coinciden con las clases, los cumpleaños de amigos míos, o los cursos que coinciden con una fecha de entrega. Cuando el agua está más calmada, es más complicado que llegue esa ola que te tire.

De todas formas, ya sabéis que mi sistema está en constante cambio. Tengo un par de posts pensados para #gtd4students a raíz de este cambio al papel (y aplicables a todas las herramientas). Pero a raíz de este tema, sí que me gustaría compartir con vosotros qué hace casi siempre que yo me caiga de la tabla.

Yo tengo casi todos (por no decir todos) los hábitos de GTD bastante interiorizados. Aunque me caiga de la tabla —y deje de confiar en mi sistema— sigo capturando, revisando y muchas veces incluso aclarando los inputs que entran en mi mundo. Pero cuando estoy estresada, las cosas que me preocupan no se van de mi cabeza. No por miedo a que se me olviden (al principio) sino porque me angustian; me da miedo no hacerlas bien; o siento que no tengo el tiempo que me gustaría para dedicarles.

Entonces cometo el terrible error de dejar de mirar mis listas para ejecutar. Tengo un sistema de listas completo, actualizado y accionable y, aún así, me siento delante de mis apuntes y me pongo a hacer eso que más quema – o lo que mi mente estresada cree que es lo más quema –. Eso al final consigue que me empiece a olvidar de hacer cosas y me sienta fuera de la tabla por completo.

Y estoy aún por encontrar la herramienta que me obligue a ejecutar correctamente quiera yo o no. A lo que quiero llegar es a que si tenéis dudas sobre cómo implementar GTD en alguna herramienta (y sobre todo en Google Documents o en papel) no dudéis en hacérmela; pero no os centréis en eso. La herramienta no es más que un medio para un fin, y quitándole algún que otro añadido, cualquier sistema de listas sirve de sobra.

Sé que me repito un poco, pero obsérvate y fíjate por dónde se te escapa la metodología. Luego céntrate en corregir eso. La herramienta llegará sola. Muchísima suerte y cuidaos mucho 😊

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Os voy a ser sincera, me he caido de la tabla

Os voy a ser sincera: me he caido de la tabla. Pero, además, es que no sólo me he caido de la tabla, sino que estoy nadando a la deriva con la tabla sin ningún sitio a la vista. Estas navidades yo pretendía empezar con este mismo blog en inglés ¿Sabéis quién no se ha traducido ninguno de sus posts? Yo. Para que os imaginéis el panorama, tengo a la espera un email de un cliente que realmente sigue a la espera, pero porque ha habido un par de emails intercambiados en este tiempo y ahora les toca contestar a ellos. Uno de mis proyectos sigue siendo comprar el regalo de navidad a mi hermana, a 19 de enero. Cada vez que abro mis listas me da ansiedad ver que no he hecho nada de lo que me gustaría haber hecho y muy pocas de las cosas que debía hacer. Creo que, si no fuera porque las crónicas de la semana pasada las escribí muy cercanas a estas, se me habría olvidado que tenía que publicarlas.

No sé si estáis familiarizados con los horarios de los universitarios, pero por si no lo estáis, rápidamente: las asignaturas son cuatrimestrales y luego hay un mes de exámenes. ¿Qué quiere decir eso? Que estoy de exámenes ☹.

Y, aunque no lo creáis, pese a no haber hecho nada de lo que había en mis listas, he estado todas las navidades haciendo cosas; de mi casa, a la biblioteca; de la biblioteca, al gimnasio; y del gimnasio, a casa a dormir.

¿Por qué os cuento todo esto? (aparte de por quejarme un poco, que es muy terapéutico). Porque yo, que llevo usando GTD casi 10 años, que he crecido mano a mano con la metodología, me caigo de la tabla, y ya de paso me doy de bruces con el agua. Eso de no mirar tus listas antes de ejecutar porque «ya sabes lo que tienes que hacer, no hace falta que lo mires»; no aclarar tus bandejas porque «no tienes tiempo para perderlo haciendo eso»; y miles de excusas más, las usamos todos.

Y ¿sabéis qué? Que no pasa absolutamente nada. En serio, de verdad, es humano. Admiro mucho a los usuarios de GTD que, después de unos años de usar la metodología, dejan de caerse. Pero para los que no tenéis tanta suerte, tampoco os torturéis.

Primero porque tampoco es tan horrible. Es decir, os he mentido un poco, me he vuelto a subir a la tabla antes de escribir este post. ¿Qué he hecho? Pues primero un barrido mental y luego una súper gran revisión semanal. He vaciado todas mis bandejas de entrada que no podían estar más hechas un caos y he aclarado; he reescrito siguientes acciones que eran una chapuza; he quitado proyectos que ya no tenían sentido y he añadido unos cuantos que faltaban. Vamos, que he tirado del hilo hasta encontrar la tabla y me he vuelto a subir.

Segundo, porque caerte te hace valorar un poquito más lo que te aporta GTD, es decir, he perdido la sensación de que me iba a explotar algo y no sabía el qué, aunque ahora sepa todas esas cosas que sí me van a explotar. Y lo que quiero decir es que, a veces, la vida se impone entre tú y tu sistema.

Yo intento plantearlo como si estuviera intentando ponerme en forma. Vale que has tomado tarta en el cumpleaños de tu amiga, pero sigues habiendo comido sano los otros seis días de la semana ¿no? Vale que tu sistema se te ha ido de las manos, pero ¿y todos esos meses que has estado surfeando en tu tabla, disfrutando del control y la perspectiva que te aporta GTD?

Así que eso, que nadie te exige que seas perfecto, y GTD —que está preparado anticaídas— menos.  Que haberte caído de la tabla no haga que abandones GTD. Puede que un día dejes de caerte o puede que, como yo, sea una cosa que hagas un par de veces todos los años. Da igual, no te desanimes, asume la caída y súbete en cuanto te veas capaz. ¡Mucha suerte!

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Cómo disfrutar de tu revisión semanal

Vale, ahora que os he engañado y habéis empezado a leer, voy a intentar ser lo más sincera posible con respecto a este hábito clave de GTD. La Revisión Semanal cuesta. Bueno no, me corrijo, la Revisión Semanal da pereza. Y no sé si a otros usuarios de GTD les pasará como a mí, pero da igual el tiempo que lleve usando esta metodología, sigue sin darme menos «palo» hacer una revisión completa. No me malinterpretéis, luego hacerla no es tan horrible, ni es para tanto, lo peor de todo es la antelación, el sentimiento justo antes de ponerte a revisar.

No obstante, después de muchos años de procrastinar y de caerme de la tabla por ser demasiado vaga, encontré una serie de tips que me ayudaron a no dejarla para el último momento, cuando la caída de la tabla era casi inminente. Hoy me gustaría compartir alguna de esas cosas que sigo utilizando actualmente para obligarme a hacer algo que, a fin de cuentas, tiene un impacto muy positivo en mi efectividad.

  1.       Hazla offline

Cuando estamos conectados, la información es interminable y no para de llegar. Ya sean emails, notificaciones de las RRSS o llamadas que te interrumpen y que te hacen perder la concentración. Durante mucho tiempo, yo hice mis revisiones semanales en el autobús los lunes yendo a la universidad. Lo que conseguía con eso es que, al no tener conexión a Internet, de repente se hiciera mucho más fácil estar concentrada en algo que de otra forma me daba mucha pereza. Si eres alguien que viaja con regularidad, aprovecha el viaje en avión/tren para poner el contador a cero. Si no, siempre puedes imitar lo que es estar desconectado. Pon el móvil en modo avión, desconecta la wifi del ordenador y ponte a revisar tus listas.

  1.       Autoengáñate

Haz que tu Revisión Semanal no te parezca tan horrible. Vete a tu cafetería favorita y pídete el Frapuccino que más te guste y que no te sueles permitir. Hazte algo de comer que te apetezca mucho y no te lo comas hasta que no hayas hecho tu Revisión Semanal. Pon tu música favorita de fondo mientras la haces o enciende tu vela aromática preferida y resérvatela para ese momento de la semana. Al final, une la Revisión Semanal, que no te apetece, a algo que te apetezca mucho hacer para que la media salga algo más neutral.

  1.       Tampoco te autoengañes demasiado

Cualquier Revisión Semanal es mejor que ninguna Revisión Semanal. Si no te da tiempo a aclararlo todo o no revisas tu incubadora, o no llegas a darle una puesta a punto a todos tus contextos, tampoco te estreses. Es mejor hacer una Revisión Semanal incompleta que autoengañarse diciendo que no tienes tiempo suficiente como para empezar y terminar, e ir posponiéndola.

  1.       Escucha a tu sistema

Sé lo que acabáis de pensar: «menuda flipada». Pero no os adelantéis. No me refiero a nada del otro mundo. Lo que pasa es que muchas veces dejamos de hacer la Revisión Semanal cuando más la necesitamos. No sé a vosotros, pero cuando yo estoy más estresada, empiezo a Aclarar peor, lo que se traduce de manera automática en que mi sistema se hace menos accionable. Al pasar esto, dejo de Ejecutar (refiriéndome a elegir qué hacer con confianza, sabiendo que estoy haciendo lo que tengo que hacer en cada momento) y empiezo a hacer sin revisar mis listas y por lo que en mi cabeza es más «urgente». Cuando dejo de confiar en mi sistema, es un indicador claro de que necesito hacer una Revisión Semanal. Esto hace que una vez mi sistema está a punto vuelva a ser más efectiva y vuelva a ejecutar, y también hace que la próxima Revisión Semanal me dé menos pereza, porque veo su valor añadido de manera muy inmediata.

  1.       Sé fiel a tus necesidades

Esto va muy ligado al consejo anterior. A lo mejor hay temporadas en las que te puedes permitir hacer la revisión cada 10 días, y otras en las que no hay por dónde coger tu sistema después de solo 5 días. Yo me di cuenta de que, si dejaba las acciones tachadas en vez de borrarlas de mi sistema, era más probable que hiciera mi Revisión Semanal, porque me dejaba de ser cómodo revisar mis listas. Que, en temporadas de estrés, necesitaba hacer más Revisiones Semanales que en las temporadas en las que estaba más relajada. También es posible, que seas una persona de rutinas y que te ayude hacerla siempre el mismo día a la misma hora. Fíjate en tus niveles de energía. A lo mejor no es lo más fácil hacerla cuando tienes bajos niveles de energía, o al revés, te parece más útil no malgastar tus picos de energía en hacer una Revisión Semanal.

Al final la Revisión Semanal es una de esas cosas que compensa con creces la pereza que da, y de hecho se nota mucho cuando dejas de hacerla. Cada uno sabe qué le ayuda y qué le complica el ser constante con los hábitos.  Yo te doy algunas ideas, pero al final tú eres quien mejor se conoce y esto no es más que ensayo y error.

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Tu GTD es solo tuyo

En línea con el post de la semana pasada, no le tienes que dar explicaciones a nadie sobre lo que está en tu sistema. Me explico, porque es relativamente fácil malinterpretar la frase que acabo de decir.

Cuando empiezas a usar GTD y eres inexperto, es fácil que un cambio en la metodología, que a ti te parece inocuo, te lleve directo al «infierno de GTD», pero tener un sistema que sea «tuyo» te puede hacer mucho más fácil su implementación.

Cuando digo que tu GTD es solo tuyo, lo hago teniendo muy en cuenta una anécdota que nos contó Todd en el curso de certificación que hice en Londres a principios de año. Contaba que una vez le estaba haciendo un programa de Coaching GTD a una actriz y que, cuando llegaron al tema de los contextos, ella le preguntó que si podía cambiarle el nombre a éstos por algo que le pareciera más familiar.

Mientras «montaban» su sistema, sustituyó el nombre típico del contexto por nombres de películas. El contexto «@oficina» se convirtió en el contexto «@Nine to Five» y «@casa» pasó a ser «@ET».

Muchas veces aprender GTD nos es ajeno, y se nos hace frustrante. Porque es necesario interiorizar muchos hábitos nuevos que nos resultan extraños. Hacer pequeños cambios que nos hagan sentir más seguros o familiares con nuestro sistema no sólo no es algo negativo, sino que nos puede ayudar a no «caernos de la tabla» cuando estamos empezando.

Yo nunca he sido especialmente creativa con el nombre de mis contextos, pero sí lo he sido mucho con las siguientes acciones o con los recordatorios de mi calendario. Sacado tal cual de mi sistema (bueno no tal cual, he censurado las «palabrotas») yo tengo una acción en el calendario todos los lunes llamada: «REVISIÓN SEMANAL NO TE LA SALTES». Una lista «Algún día / Tal vez» llamada «Cuando tenga coche voy a ser la *****» y otra «Compritas que ambas sabemos que queremos hacer».

En cuanto a las acciones, o a los nombres de proyectos, es más de lo mismo. Puede ser desde un proyecto llamado «He conseguido que el c**** de mi profesor me ponga el 10 que merezco» o una siguiente acción que se llame «encontrar y comprar una novela que llene el vacío que x libro ha dejado en mi vida».

Si os fijáis, pese a que dicen mucho sobre lo poco en serio que me tomo determinadas cosas, sigo usando el formato GTD. La acción de calendario sigue siendo una cosa que necesita hacerse en un día en concreto; el nombre del proyecto sigue expresando un resultado deseado y mi siguiente acción es física, visible e imposible de procrastinar.

GTD es artesano y, aunque es muy importante respetar la metodología, puede ser todo lo tuyo que quieras hacerlo