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Categoría: Reflexiones

Donde todo cabe, todo entra

Constantemente estamos expuestos a información, se nos ocurren nuevas ideas, cosas que vendría bien hacer, que nos gustaría hacer, sueños a largo plazo, objetivos profesionales, personales…

Cuando no existe nada que filtre toda esta información que entra en nuestro mundo, nos sentimos abrumados, tenemos un montón de objetos abstractos en nuestra mente que van apareciendo de manera arbitraria y de los que nos acordamos, muchas veces, en los peores momentos.

Y por eso el paso de Aclarar es tan importante. Cuando tenemos una única lista de to-do’s en la que, sin saberlo estamos mezclando proyectos, siguientes acciones, elementos de incubadora, horizontes de enfoque, cosas abstractas que aún no están aclaradas, esa lista nos deja de ser útil. Cuando algo lleva ahí escrito un mes, y lo seguimos procrastinando, acabamos tachándolo y olvidándonos de ello.

Donde todo cabe, todo entra. No obstante, no es algo negativo que todas estas ideas se nos ocurran, que estemos expuestos a toda esta información. Esas cosas llaman nuestra atención, están en nuestro mundo, es fundamental que tomemos conciencia de ellas.

Cuando hablas con alguien que desconoce GTD y te cuenta que él/ella no necesita el método porque ya apunta las cosas, pregúntale si revisa lo que ya ha escrito, y si toma decisiones acerca de ellas, o se espera a ponerse a hacerlas para pensar sobre ellas.

Al no tener un paso intermedio, almacenamos cosas inútiles, cosas que podrían hacer otras personas por nosotros, cosas que aún no podemos hacer, cosas que no es el momento de hacer, y cosas que están a punto de explotar, todo en la misma lista, por lo que no nos sirve como método para que nuestra cabeza se olvide de los temas.

Personalmente, Aclarar es de los pasos que más me cuestan, y por el cual me suelo caer de la tabla, porque hay que tomar decisiones, y tomar decisiones cuesta. Pero tenemos que ser conscientes de que esas decisiones hay que tomarlas de todas formas, y es mejor tomarlas con energía alta. Cuando sabes que decidir es lo que deberías estar haciendo en ese momento, cuesta menos y evita que sigamos procrastinando ese email, esa presentación, o esas vacaciones soñadas. 

En el trabajo del conocimiento las cosas que debemos hacer no son obvias, no está claro qué significa para nosotros, por dónde debemos empezar ni cuando está terminado eso qué debemos hacer.

No hay que entender Aclarar como un paso extra que añade GTD, sino como un paso más del proceso, una manera de avanzar en aquello que ha llamado tu atención y ha entrado en tu mundo. Cuando ya sabes lo que tienes que hacer con un tema, hacerlo se vuelve el menor de tus problemas, es la mitad del trabajo que ya tienes hecho.

Por eso no hay que subestimar ni saltarse este paso. Cuando eres un usuario primerizo, te da pereza y dejas de aplicarlo, a la que capturas, lo organizas directamente. Pero es importante entenderlo como lo que es, uno de los pasos más fundamentales en el flujo de trabajo y donde reside mucho del valor añadido que nos aporta GTD.

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Hay tantas cosas por hacer que no son trabajar

Muchas veces, cuando pensamos en mejorar nuestra productividad personal, sólo se nos viene a la cabeza responsabilidades, cosas que debemos hacer y cómo podemos hacer más de esas cosas más rápido.

En mi opinión, por eso a mucha gente le echa para atrás el tema de la productividad, porque al final vivimos una vida ajetreada en la que no nos apetece dedicarle a las responsabilidades más tiempo del que ya le dedicamos. A lo mejor pensamos incluso que hacemos lo suficiente, que no tenemos por qué hacer más.

Pero a diferencia del trabajo manual, el trabajo del conocimiento funciona de manera diferente; no todo el trabajo que hacemos aporta el mismo valor. Y aunque se podría hablar durante horas de cómo afecta la efectividad a nuestros resultados profesionales, sin necesariamente tener que trabajar más o más tiempo, en lo que me quiero centrar en el post es que hay miles de cosas que hacer en esta vida que nos hacen más felices y nos ayudan a crecer que no tienen porqué ser responsabilidades.

Al mezclar todas esas cosas en el mismo sistema, al entender que ese viaje que quieres hacer con tu familia es igual de importante y requiere un espacio tan válido en tu cabeza como el viaje de empresa que vas a hacer el mes que viene, te estás haciendo un favor.

Mucha gente que empieza a usar GTD, lo entiende como una herramienta puramente profesional, sin darse cuenta de que tenemos los mismos o incluso más compromisos personales que profesionales (no solo con tu entorno, sino contigo mismo).

No tenemos dos vidas, no tenemos el cerebro profesional y el cerebro personal, tenemos un único mundo, y las cosas que nos pasan en uno de los aspectos de nuestra vida repercuten en el otro.

Por ello es importante capturarlo todo, decidir sobre todo e integrarlo todo. Durante años había querido ir a Londres a ver uno de mis musicales favoritos, era una idea que tenía de manera recurrente, pero no me parecía relevante capturarla; en mi cabeza, yo ya había decidido que no requería acción. Pero un día decidí capturarlo, ya no me aguantaba más.

Verla en mi sistema y obligarme a pensar cuál era la siguiente acción física y realizable que debía hacer para que el tema avanzara se me hizo hasta ajeno. Al hacerlo me di cuenta de que ese musical solo estaba en Broadway, pero me inscribí a la newsletter y ese tema dejó de estar en mi cabeza.

Un año más tarde, me llegó un email diciendo que estaba por fin en Londres. Como era un tema que ya estaba en movimiento, yo había ahorrado, había mirado sitios, había ido avanzando de manera paralela en el proyecto, y me pude ir.

Lo que quiero decir con esto es que es cierto que los beneficios profesionales de GTD son muchos y muy amplios, pero muchas veces se nos olvida que nuestra vida no son solo nuestras responsabilidades, y tener un sistema que nos ayude a integrarlo todo y a darle un espacio proporcional a los distintos aspectos de nuestra vida es de las mejores cosas que podemos hacer.

Porque hay mil cosas que hacer que no son trabajar, y saber que es tan importante o más dedicarle el tiempo que requieren puede hacer que levantarnos por la mañana no nos cueste tanto, y que el día a día se nos haga un poquito más ameno. 

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GTD no hace milagros, pero sí nos quita la chinita

Hace algunos meses le preguntaba a un amigo mío si había conseguido hacerme ese favor que hacía tanto le había pedido (era algo tan relevante que ya ni me acuerdo) y cuando me contestó que se le había olvidado (por decimoquinta vez) le dije que por favor, por su bien, viniera a mi curso de prueba de GTD, porque lo necesitaba como el comer.

Mi amigo en cuestión acababa de empezar un proyecto de empresa con su padre y un par de socios más, a la vez que intentaba tener vida social, sacarse una carrera universitaria e ir al gimnasio con regularidad. Cuando yo podía verle, lucía unas ojeras kilométricas y no podía estar más de quince minutos atento a aquello que estuviera haciendo sin: a) quedarse dormido o b) salir de la habitación porque le había llegado un email que le avisaba de un fuego inminente, una llamada de uno de sus socios, o algo que como mínimo, le hacía llevarse un buen susto.

Mi favor era lo de menos, y ambos lo sabíamos, así que cuando yo le mencioné, como tantas otras veces, «el maldito GTD», dijo con una sonrisa triste que él usaba TTGTD, Trying To Get Things Done.

En su momento me hizo gracia, y sabía a lo que se refería. Él intentaba llegar a todo y, más o menos, conseguía que todos los temas que tenía abiertos consiguieran seguir a flote, pero no podía evitar sentir que su vida era una constante sucesión de decisiones en las que se preguntaba «está semana qué parece que se va a hundir, y qué puedo hacer para evitarlo». Es verdad que se puede llevar una vida así, hasta puede que mucha gente te admire por aguantar tanto, pero en mi opinión la vida es demasiado corta como para vivirla a medias.

Es cierto que está muy normalizado que el sufrimiento y el estrés son sinónimos de éxito, pero para mí, que he estado rodeada de GTD desde muy pequeña, he visto que se puede ser exitoso y vivir sin estrés (o con el mínimo). Sufrir no da puntos, hacer las cosas con la sensación constante de que te estás ahogando no solo hace que tus resultados sean peores, sino que seas mucho más infeliz.

También opino que vivir bien es de valientes. Observar tu vida con un grado de distanciamiento y preguntarte si verdaderamente eres feliz así, si de verdad le estás dedicando tiempo a lo que te gusta, es algo duro y, sobre todo, que da mucho miedo, porque la respuesta que nos damos a nosotros mismos puede no gustarnos.

Mi madre siempre habla de que no hay que vivir con la chinita en los zapatos, y estoy de acuerdo. Es cierto que se avanza, y puede que no te retrase tanto ni te haga tanto daño, pero el camino es demasiado largo como para notar que algo te va pinchando cada vez que das un paso hacia delante. Vale, puede que tengas que detener la marcha un rato, descalzarte, buscar la chinita, volver a ponerte el zapato y acostumbrarte a andar sin algo que te llevaba acompañando tanto tiempo. Puede hasta que tus compañeros que han decidido no quitársela te hayan adelantado un poco, pero a largo plazo, merece la pena.

Empezar a usar GTD es hacer ese cambio, intentar que no vuelva a pasar y cómo tardar lo menos posible en solucionarlo si vuelves a sentir que no tienes nada bajo control. GTD no hace milagros, pero sí nos quita la chinita.

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Mi GTD siempre ha sido «donde me pica, me rasco»

Yo empecé a usar GTD de una manera un poco cutre, para qué os voy a mentir. Debía tener unos 11 años cuando cogí un pequeño cuaderno y lo dividí en unas pocas secciones. Un par de contextos, una lista a la espera, un par de agendas, una incubadora y el Google calendar que tenía compartido con el resto de mi familia desde hacía unos años ya.

Según empecé a usarlo, a pesar de ser bastante simple desde un inicio, se hizo aún más simple. Lo que eran dos contextos: casa, cole; se convirtió en: mochila. Las dos agendas que tenía: mamá, papá; se convirtió en: padres. Acababa de empezar el instituto y es verdad que había empezado a usar GTD por lo que yo pensaba que era una necesidad, pero mi realidad no era compleja, por lo que no necesitaba un sistema complejo.

Según fui creciendo, aunque tenía menos horas del día ocupadas por cosas “de calendario” (las clases, las actividades extraescolares, los tiempos de tránsito…), seguía estando ocupada, y mi realidad se hacía menos simple. Las horas de natación no necesitaban capturarse, estaban puestas en mi calendario, y cuando me tocaba ir me subía al coche con mi madre y simplemente iba. Pero, de repente, empecé a trabajar de profe particular, y para llevar ejercicios que tuvieran que ver con lo que mi alumno estaba estudiando, llevar no solo mi calendario de exámenes sino el de mi alumno, necesitaba asegurarme de que tenía control acerca de todos los temas abiertos en mi mundo.

A la vez, mi vida académica también se hacía más compleja. De repente, los deberes que mandaban no eran tan obvios, no sabía qué tenía que hacer con ellos ni cuando los podía dar por terminados, algo que no me había pasado nunca.

Todo esto hizo que mi GTD fuera cambiando, fuera moldeándose para ser al menos tan enrevesado como lo era mi realidad. Cuando llegué a bachillerato, lo que había sido una revisión casi mensual pasó a ser una revisión semanal, con la posibilidad de repetir dos en la misma semana. Cuando empecé el instituto no sentía nunca mi vida fuera de control, en segundo de bachillerato muchas veces sentía que de lunes a viernes había perdido total control de mis proyectos, mis acciones, y las fechas límites que se acercaban.

Lo que era un pequeño cuaderno pasó a ser un documento de GDocs, porque me permitía llevarlo en el móvil y transportarlo a donde yo fuera, pero era lo más similar al papel, por lo que seguía siendo bastante simple y me sentía bastante cómoda usándolo. Hace poco que he empezado a capturar otro tipo de herramientas, porque estoy pensando en cambiarlo. Siento que ahora se me está quedando un poco corto, pero durante años, ha sido lo que mejor ha funcionado para mí.

Y lo que pretendo contaros con esto, es que para mí GTD siempre ha sido «donde me pica, me rasco». Cuando veía que tenía demasiados contextos, intentaba fusionar varios; si sentía que me faltaban, intentaba ver por dónde estaba cojeando; cuando la herramienta que usaba sentía que no cumplía mis necesidades, empezaba a buscar una que lo hiciera; si no me cuadraba, volvía a la anterior. Y me parece la mejor filosofía para empezar a usar GTD.

Cuando aprendemos GTD, queremos una herramienta súper sofisticada que cumpla todas las cosas que creemos que vamos a necesitar, pero la verdad es que eso es contraproducente. En mi opinión, debemos empezar lo más simple posible y rascarnos solo dónde nos pica.

 

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Tengo una memoria estupenda, lo olvido absolutamente todo

Hace unos meses tuve la suerte de asistir a la presentación del poemario «Las hormigas no madrugan», de Bolo. No conocía al poeta y sólo fui porque unos amigos míos habían sido invitados para tocar con su grupo. Pero entre toda la parafernalia de la presentación, Bolo dijo una frase que me pareció brillante: «Tengo una memoria estupenda, lo olvido absolutamente todo». Después de las risas, continuó diciendo: «la manera de olvidar es apuntarlo todo». 

Y así, sin más, cuando yo pensaba que había huido del universo GTD que es mi vida, estaba ahí, en un pequeño local de Malasaña, un hombre que ni conocía, poniendo en palabras la filosofía de GTD. 

Como es obvio, lo capturé en el momento, para olvidarlo. Y es que yo me he pasado muchos años peleándome con GTD. Lo usaba, y cuando me caía de la tabla, me convencía a mí  misma de que tenía buena memoria, que yo eso no lo necesitaba. Siempre he acabado volviendo y ahora no lo dejaría de usar por nada. 

Parece que lo bueno de GTD es que no sé te olvide nada, pero para mi es lo contrario, es poder olvidarlo todo. 

Da igual que tengas buena memoria, que sientas que no necesitas un método de organización porque total, para lo que tienes que hacer, no te compensa el esfuerzo que requiere cambiar tus hábitos. 

Vivimos en un mundo ajetreado y muchas veces se nos olvida que también tenemos que hacer esfuerzos por nosotros mismos. A lo mejor tienes a la gente de tu entorno contenta porque te acuerdas de todo, pero merece la pena hacer un esfuerzo, cambiar un par de hábitos, y hacer algo para ti. 

Para poder ir en el coche, que suene una canción en la radio y no te acuerdes de golpe de que no le has comprado ese disco a tu amiga para su cumpleaños. Ir en el autobús y no sentirte estúpida cuando pasas por delante de una cafetería y acordarte de que aún no has comprado el termo que necesitas. 

Por eso GTD es contagioso, por eso las personas que rodean al usuario de GTD acaban usándolo, porque da mucha envidia ver a alguien que sabe desconectar y disfrutar el momento presente. A fin de cuentas, alguien que sabe olvidarse de todo. 

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