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Categoría: Metodologías

#GTD4Students (IV): El contexto mochila

Ya sabéis que mi GTD siempre ha sido un «donde me pica me rasco». Cuando empecé a utilizar la metodología, reconozco que la idea de los contextos me pareció inútil para mi caso.

Tenía poco que hacer y con una simple lista era suficiente. Pero, poco a poco, la cantidad de cosas que tenía que hacer iba aumentando. Pero no sólo eso, sino que cada vez más, me causaba estrés ver cosas que tenía que hacer, pero no podía hacer en ese momento.

Por eso el contexto @Cole, el contexto @Casa y la agenda @Padres fueron apareciendo. Pero los deberes, las cosas que tenía que hacer para clase no entraban en ningún sitio. Si lo ponía en el contexto @Casa y un profesor faltaba y podía ponerme a hacer cosas tenía que mirar un contexto que no era. Si estaba en casa, pero me había dejado las cosas de clase en el coche, veía cosas que no podía hacer.

Así que le empecé a dar vueltas. Le pregunté a mi padre qué dónde ponía las cosas que podía hacer en varios sitios. Su respuesta era siempre la misma: «la circunstancia más limitante».

Después de una semana de comerme un poco la cabeza, di con la solución: contexto @mochila. Puede parecer simple, o puede parecer una obviedad, pero es cierto que no se te ocurre de primeras. Cuando mi hermana aprendió GTD, ese mismo consejo le ayudó muchísimo a la hora de aclararse.

Ahora que estoy en la facultad, también hace que todo sea mucho más simple. Dentro del propio contexto @mochila existen varias categorías: «leer», «hacer», «escribir». Ahí pongo todo lo que, independientemente de dónde esté, puedo hacer si tengo la mochila de clase. Además, con esto, me ayudo a mí misma a saber qué tipo de energía necesito para cada cosa y qué entorno me puede ayudar más.

Si estoy cansada al final del día, a lo mejor lo que más me conviene es ponerme a hacer físicamente cosas que no me requieran pensar mucho. Si tengo alta energía, pero estoy en un sitio con ruido, lo que más me conviene es ponerme a escribir y, si estoy en la biblioteca, con silencio y me acabo de tomar un café, a lo mejor es el momento de ponerme a leer esa monografía que tengo un poco olvidada.

Además, me ayuda tener separadas las cosas de ordenador de las que necesito la mochila para hacerlas. Al final, hay días que no me llevo el portátil a la universidad, y muchos otros en los que solo llevo mi ordenador conmigo. También las categorías dentro de ordenador como «online»/«offline». «leer»/«hacer» me ayudan a elegir.

No quiero decir con esto que lo que me funciona a mí y lo que me ayuda a mí tiene por qué ser lo que más os ayude a vosotros. Pero cuando aprendes GTD, nadie te da estos pequeños trucos para hacer que una cosa que parece enfocada a los profesionales, te funcione a ti también.

Por eso me encantaría que, si usáis otros contextos y me queréis compartir problemas con ellos —o hay cosas que no os encajan dentro de lo que he dicho yo— me lo dejarais en los comentarios. No sólo porque estaré más que encantada de ayudaros, sino también porque, a raíz de una conversación que tuve en los comentarios del post de los Checklists con Gonzalo, yo también me replanteé mi propio conocimiento de GTD y nunca está de más darle vueltas a las cosas de manera conjunta ; )

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Cómo disfrutar de tu revisión semanal

Vale, ahora que os he engañado y habéis empezado a leer, voy a intentar ser lo más sincera posible con respecto a este hábito clave de GTD. La Revisión Semanal cuesta. Bueno no, me corrijo, la Revisión Semanal da pereza. Y no sé si a otros usuarios de GTD les pasará como a mí, pero da igual el tiempo que lleve usando esta metodología, sigue sin darme menos «palo» hacer una revisión completa. No me malinterpretéis, luego hacerla no es tan horrible, ni es para tanto, lo peor de todo es la antelación, el sentimiento justo antes de ponerte a revisar.

No obstante, después de muchos años de procrastinar y de caerme de la tabla por ser demasiado vaga, encontré una serie de tips que me ayudaron a no dejarla para el último momento, cuando la caída de la tabla era casi inminente. Hoy me gustaría compartir alguna de esas cosas que sigo utilizando actualmente para obligarme a hacer algo que, a fin de cuentas, tiene un impacto muy positivo en mi efectividad.

  1.       Hazla offline

Cuando estamos conectados, la información es interminable y no para de llegar. Ya sean emails, notificaciones de las RRSS o llamadas que te interrumpen y que te hacen perder la concentración. Durante mucho tiempo, yo hice mis revisiones semanales en el autobús los lunes yendo a la universidad. Lo que conseguía con eso es que, al no tener conexión a Internet, de repente se hiciera mucho más fácil estar concentrada en algo que de otra forma me daba mucha pereza. Si eres alguien que viaja con regularidad, aprovecha el viaje en avión/tren para poner el contador a cero. Si no, siempre puedes imitar lo que es estar desconectado. Pon el móvil en modo avión, desconecta la wifi del ordenador y ponte a revisar tus listas.

  1.       Autoengáñate

Haz que tu Revisión Semanal no te parezca tan horrible. Vete a tu cafetería favorita y pídete el Frapuccino que más te guste y que no te sueles permitir. Hazte algo de comer que te apetezca mucho y no te lo comas hasta que no hayas hecho tu Revisión Semanal. Pon tu música favorita de fondo mientras la haces o enciende tu vela aromática preferida y resérvatela para ese momento de la semana. Al final, une la Revisión Semanal, que no te apetece, a algo que te apetezca mucho hacer para que la media salga algo más neutral.

  1.       Tampoco te autoengañes demasiado

Cualquier Revisión Semanal es mejor que ninguna Revisión Semanal. Si no te da tiempo a aclararlo todo o no revisas tu incubadora, o no llegas a darle una puesta a punto a todos tus contextos, tampoco te estreses. Es mejor hacer una Revisión Semanal incompleta que autoengañarse diciendo que no tienes tiempo suficiente como para empezar y terminar, e ir posponiéndola.

  1.       Escucha a tu sistema

Sé lo que acabáis de pensar: «menuda flipada». Pero no os adelantéis. No me refiero a nada del otro mundo. Lo que pasa es que muchas veces dejamos de hacer la Revisión Semanal cuando más la necesitamos. No sé a vosotros, pero cuando yo estoy más estresada, empiezo a Aclarar peor, lo que se traduce de manera automática en que mi sistema se hace menos accionable. Al pasar esto, dejo de Ejecutar (refiriéndome a elegir qué hacer con confianza, sabiendo que estoy haciendo lo que tengo que hacer en cada momento) y empiezo a hacer sin revisar mis listas y por lo que en mi cabeza es más «urgente». Cuando dejo de confiar en mi sistema, es un indicador claro de que necesito hacer una Revisión Semanal. Esto hace que una vez mi sistema está a punto vuelva a ser más efectiva y vuelva a ejecutar, y también hace que la próxima Revisión Semanal me dé menos pereza, porque veo su valor añadido de manera muy inmediata.

  1.       Sé fiel a tus necesidades

Esto va muy ligado al consejo anterior. A lo mejor hay temporadas en las que te puedes permitir hacer la revisión cada 10 días, y otras en las que no hay por dónde coger tu sistema después de solo 5 días. Yo me di cuenta de que, si dejaba las acciones tachadas en vez de borrarlas de mi sistema, era más probable que hiciera mi Revisión Semanal, porque me dejaba de ser cómodo revisar mis listas. Que, en temporadas de estrés, necesitaba hacer más Revisiones Semanales que en las temporadas en las que estaba más relajada. También es posible, que seas una persona de rutinas y que te ayude hacerla siempre el mismo día a la misma hora. Fíjate en tus niveles de energía. A lo mejor no es lo más fácil hacerla cuando tienes bajos niveles de energía, o al revés, te parece más útil no malgastar tus picos de energía en hacer una Revisión Semanal.

Al final la Revisión Semanal es una de esas cosas que compensa con creces la pereza que da, y de hecho se nota mucho cuando dejas de hacerla. Cada uno sabe qué le ayuda y qué le complica el ser constante con los hábitos.  Yo te doy algunas ideas, pero al final tú eres quien mejor se conoce y esto no es más que ensayo y error.

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Más GTD del que crees, pero menos del que piensas

El otro día, estaba dando una clase de conducir con otro chico y, mientras él conducía, mi profe me hablaba de una peli que no me podía perder. Cuando la busqué en Google me dijo, «hazle un pantallazo y luego la ves; en serio, tienes que verla». 

Eso es un hábito de GTD. Mi profesor estaba pidiéndome que lo capturase sin siquiera saber que eso se podía hacer. No quería que se me olvidara y sabía perfectamente que si no hacía algo con ello, en ese preciso momento, cuando acabara la clase se me habría olvidado. Por eso me pidió que hiciera algo para evitarlo. 

En nuestro día a día usamos herramientas de GTD sin saberlo, sin darnos cuenta. Por eso cuando leemos el libro de David Allen, todo nos suena familiar. «Esto no es tan distinto de lo que hago yo ya». Y eso es muy bueno y muy malo

Es malo porque nos da una falsa confianza de que tampoco tenemos que cambiar tantas cosas. De que el impacto de GTD no va a ser tan grande. Malo porque nos hace pensar que ya lo hacemos bien, que solo hay que matizar lo que ya tenemos. Y eso no es cierto. 

GTD es una manera radicalmente distinta de trabajar. No estamos acostumbrados a muchas de las cosas que son la columna vertebral de la metodología. Está muy bien que yo haga ese pantallazo, pero, ¿y si se queda en la galería hasta que se «muera» el móvil? ¿Qué ganamos con eso? Lo que esperaba mi profesor es que yo me acordara de que me había recomendado una película y fuese a mirar cual a mi galería, no que tomase una decisión más adelante. 

Separar la captura del aclarado y sobre todo el aclarar del hacer es, en mi opinión, de lo que más te aporta GTD. Si no vamos con la mente abierta, y pensamos que GTD es muy parecido a lo que ya hacemos, nos perdemos muchísimos matices que son esenciales para que esto funcione. 

Por otro lado, tener todos estos hábitos ya interiorizados es una gran ventaja a la hora de aprender GTD. Tener una lista de tareas que revisamos con regularidad; apuntar las cosas cuando nos llaman la atención; usar un calendario en el que solo ponemos fechas reales… Todo eso, nos está allanando el camino.

Pero GTD no sería lo que es si no conllevara una ruptura con lo que conocemos, con lo que nos sentimos cómodos. Cuando aprendas GTD, haz autoanálisis. ¿Qué llevas en tu mochila? ¿Qué de eso te sirve y qué deberías tirar? Es un proceso incómodo, porque hay que poner en cuestión determinados hábitos y creencias y eso no nos gusta, pero si te rindes porque te parece demasiado cercano, o demasiado lejano, te estás perdiendo algo que podría marcar una gran diferencia en tu vida. 

Ni subestimes ni sobreestimes GTD, pruébalo como es, y verás que ni es tan distinto, ni tan familiar como parece en un inicio.

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Tu GTD es solo tuyo

En línea con el post de la semana pasada, no le tienes que dar explicaciones a nadie sobre lo que está en tu sistema. Me explico, porque es relativamente fácil malinterpretar la frase que acabo de decir.

Cuando empiezas a usar GTD y eres inexperto, es fácil que un cambio en la metodología, que a ti te parece inocuo, te lleve directo al «infierno de GTD», pero tener un sistema que sea «tuyo» te puede hacer mucho más fácil su implementación.

Cuando digo que tu GTD es solo tuyo, lo hago teniendo muy en cuenta una anécdota que nos contó Todd en el curso de certificación que hice en Londres a principios de año. Contaba que una vez le estaba haciendo un programa de Coaching GTD a una actriz y que, cuando llegaron al tema de los contextos, ella le preguntó que si podía cambiarle el nombre a éstos por algo que le pareciera más familiar.

Mientras «montaban» su sistema, sustituyó el nombre típico del contexto por nombres de películas. El contexto «@oficina» se convirtió en el contexto «@Nine to Five» y «@casa» pasó a ser «@ET».

Muchas veces aprender GTD nos es ajeno, y se nos hace frustrante. Porque es necesario interiorizar muchos hábitos nuevos que nos resultan extraños. Hacer pequeños cambios que nos hagan sentir más seguros o familiares con nuestro sistema no sólo no es algo negativo, sino que nos puede ayudar a no «caernos de la tabla» cuando estamos empezando.

Yo nunca he sido especialmente creativa con el nombre de mis contextos, pero sí lo he sido mucho con las siguientes acciones o con los recordatorios de mi calendario. Sacado tal cual de mi sistema (bueno no tal cual, he censurado las «palabrotas») yo tengo una acción en el calendario todos los lunes llamada: «REVISIÓN SEMANAL NO TE LA SALTES». Una lista «Algún día / Tal vez» llamada «Cuando tenga coche voy a ser la *****» y otra «Compritas que ambas sabemos que queremos hacer».

En cuanto a las acciones, o a los nombres de proyectos, es más de lo mismo. Puede ser desde un proyecto llamado «He conseguido que el c**** de mi profesor me ponga el 10 que merezco» o una siguiente acción que se llame «encontrar y comprar una novela que llene el vacío que x libro ha dejado en mi vida».

Si os fijáis, pese a que dicen mucho sobre lo poco en serio que me tomo determinadas cosas, sigo usando el formato GTD. La acción de calendario sigue siendo una cosa que necesita hacerse en un día en concreto; el nombre del proyecto sigue expresando un resultado deseado y mi siguiente acción es física, visible e imposible de procrastinar.

GTD es artesano y, aunque es muy importante respetar la metodología, puede ser todo lo tuyo que quieras hacerlo

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