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#GTD4Students (II): Los checklists

| tiempo de lectura 2:29'
#GTD4Students (II): Los checklists

Por fin he terminado exámenes y, después de un mes bastante complicado, he pensado que era el momento perfecto para retomar la serie que empecé hace un mes.

Como estudiante, o más bien como persona humana, hay cosas que «se me hacen bola». Hay siguientes acciones que están en nuestro sistema durante semanas, hasta que nos damos cuenta de que, o hacemos ya esa acción o la fecha de entrega se nos echará encima. Esto puede pasar por muchos motivos, pero hay uno en especial que creo que es más probable que te pase si eres estudiante.

Una siguiente acción por definición es tachable. ¿Qué quiere decir eso? Que una acción tiene que ser algo que empiezas y terminas de una sentada. Entender las tareas como sub-pasos es muy práctico; te hace dividir los grandes resultados en pequeños pasitos que te ayudan a avanzar casi sin que te des cuenta.

No obstante, hay veces que las siguientes acciones no se pueden hacer más pequeñas, que el siguiente paso ya es demasiado grande en sí mismo. Esto fue una de las cosas que más me costó interiorizar cuando yo empecé a usar GTD.

Cosas como estudiar para un examen, hacer un proyecto de investigación o escribir una revisión bibliográfica, a mí se me hacían «bolísima», hasta que incorporé los checklists a mi sistema GTD.

Así, de manera muy simple, para explicaros qué es un checklist, os escribo la frase de Allen que puso Jordi en su blog hace no mucho: «cualquier lista usada como recordatorio, o para evaluar pasos opcionales, procedimientos a seguir y/o componentes de una actividad».

Aunque los checklists tienen mucha miga —y pueden servir para un montón de cosas (las cosas que llevo en la maleta; lo que tengo que hacer cuando llego a un curso; etc.— hay dos tipos de checklist que a mí, personalmente, me hicieron la vida mucho más fácil.

El primero son los checklist diarios. Los siguientes pasos que no se pueden dar «de una zancada» —y que son intachables— se pueden dividir casi siempre en acciones recurrentes que puedes hacer un rato cada día. Leerte un libro para clase puede ser una siguiente acción ingestionable, pero una acción diaria que sea «leer media hora de La celestina y tomar notas» es algo que —aunque pueda dar pereza— es mucho más llevadero. Cuando estás haciendo un proyecto de investigación, buscar toda la bibliografía de golpe no es lo mismo que buscar tres artículos sobre el tema cada día y subrayarlos. Lo mismo para un examen, un ensayo…

El segundo tipo de checklist que a mí me encantó es el de las «recetas», es decir, listas de pasos a seguir para determinados resultados. Por ejemplo, en primero de carrera, mi profesora de Ciencias Políticas nos enseñó un procedimiento para hacer Revisiones Bibliográficas. En ese momento, hice un checklist sobre los pasos a seguir, para poder revisarlos cuando tuviera que hacer otra. Cómo y dónde buscar la bibliografía; hacer una bibliografía anotada primero (cómo y para qué hacerla); qué hacer para estructurar el ensayo… Y puedo decir que en el año que ha pasado, lo he usado por lo menos dos o tres veces desde entonces.

Los checklists son un signo de madurez en tu camino para dominar GTD, y no son obligatorios. De hecho, no se entra en profundidad con ellos hasta el Nivel 2 de la formación GTD oficial, pero yo personalmente puedo decir que significaron un antes y un después en mi vida de estudiante.

Comentarios

Francisco de Paula Juárez Roldán avatar
Francisco de Paula Juárez Roldán


¡Que envidia me das Marta! El “universo checklist” es algo que aún no controlo. Tengo interiorizado el “divide y vencerás” atribuido a Julio César, pero a mi, cuando una siguiente acción se me hace bola, la inmensa mayoría de las veces es que no se trata de una siguiente acción, sino de un proyecto (por tanto, fallo al aclarar). Aún no se distinguir entre este error y el uso apropiado de los checklist, pero estoy deseando poder progresar. ¡Gracias por el blog!

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Hola Francisco!

Yo también me resistí mucho al universo checklists. Para mi empezó a tener sentido cuando sentía que la acción que había puesto la tachaba pero iba a tener que volver a ponerla al día siguiente o inmediatamente después de tacharla (por ejemplo, estudiar un tema de x asignatura o leerme tres capítulos de x libro). Si hacía esto, sentía que no avanzaba, por lo que se me hacían un poco bola y para que no me pasara esto ponía siguientes acciones como “aprenderme el examen de historia y contarlo en voz alta” o “leer y acabar Tristana” cosa que también se me hacía bola porque son acciones que no hay por dónde cogerlas. El primer caso para mi es un claro ejemplo de acción que debería ir en un checklist diario, en el segundo, tiene que ver con que las cosas están mal aclaradas.

Espero que te haya servido de ayuda :)
Un abrazo
Marta

GonzaloD avatar
GonzaloD


Hola Marta:

Enhorabuena por tu post. Otro más que no defrauda! :-)

Te quería preguntar: ¿cómo utilizas el primer tipo de checklist a la hora de ejecutar conjuntamente con tus listas de contextos?

Muchas gracias.

Un saludo!

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Hola Gonzalo!
Yo lo que hago es que cuando reviso mis listas antes de ponerme a ejecutar, igual que reviso más de un contexto, también intento mirar mi checklist diario. En cuanto a los semanales o mensuales intento revisarlos en las revisiones semanales. También lo que se puede hacer es poner una acción repetitiva en los contextos (como opción distinta a los checklists de acciones recurrentes con una funcionalidad parecida) o simplemente no tachar una vez se hace la acción pero a mi me parece menos práctico.
Me alegro de que te haya gustado y haber contestado a tu pregunta :)
Un saludo!
Marta

GonzaloD avatar
GonzaloD


Hola Marta!

Le he estado dando una vuelta a esto.

Tú que tienes montado tu sistema en Google Doc si lo me he equivoco (es decir, casi papel), ¿cuántos checklist diarios tienes y cómo los tienes? ¿Varios según contexto? ¿Un único checklist diario con varios apartados según contextos quizás?

Insisto en lo de 'contexto' porque a la hora de ejecutar, al intentar seguir tu consejo, me encuentro con que reviso proximas acciones en mi checklist diario que no tiene sentido ver en ese momento.

Seguro que hay algo que estoy pasando por alto.

¿Cómo lo haces tú?

Muchas gracias.

Un saludo!

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Hola Gonzalo!

Si te soy sincera, yo me vi en el mismo problema cuando empecé a usar los checklists. Ahora mismo llevo un mes probando otra herramienta, aunque puede que vuelva a Google Doc. De todas formas, te contesto con cómo lo hacía yo en su momento. A mi no me gustaba tener las acciones de checklists en los contextos porque no me gusta mezclar cosas tachables con cosas que “no lo son” (y lo escribo entre comillas porque es tachable pero la acción aparece al día siguiente en tu sistema por lo que no tenía sentido borrarla). Lo que yo hice durante mucho tiempo era tener una plantilla de un solo checklist diario en mi sistema de GDoc y cada día lo apuntaba en una libreta para poder tachar cada acción. Aunque sí que me pasaba eso que dices de ver cosas cuando no tenía sentido verlas, la cantidad era mínima y casi todas mis acciones diarias se podían hacer con mi ordenador o con el móvil por lo que para mí no era un problema. Si la cantidad es mucha, yo lo que haría sería tener varios checklists: “Ordenador diario”; “casa diario”; etc. Pero creo que ambas opciones que comentas tienen mucho sentido. Siento no ser más contundente con mi respuesta, pero el problema (o lo bueno) de GTD es que es una cosa muy persona. Lo que me sale recomendarte es que vayas probando opciones hasta que veas una que te funciona mejor (hasta que yo probé la que te he comentado lo hice de mil maneras, hasta me descargué una app externa sólo para los checklists). Vete contándome como vas! Y no dudes en preguntarme lo que quieras; aunque a veces no te sepa dar una buena respuesta.
Un abrazo!
Marta 😊

GonzaloD avatar
GonzaloD


Gracias Marta!

De hecho, me ha servido de mucho tu respuesta.

Me ha llevado a darle una buena vuelta al universo 'checklists' :-)

Un abrazo!

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Me alegro de oír eso!
Un abrazo!

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