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Mes: enero 2020

#GTD4Students (II): Los checklists

Por fin he terminado exámenes y, después de un mes bastante complicado, he pensado que era el momento perfecto para retomar la serie que empecé hace un mes.

Como estudiante, o más bien como persona humana, hay cosas que «se me hacen bola». Hay siguientes acciones que están en nuestro sistema durante semanas, hasta que nos damos cuenta de que, o hacemos ya esa acción o la fecha de entrega se nos echará encima. Esto puede pasar por muchos motivos, pero hay uno en especial que creo que es más probable que te pase si eres estudiante.

Una siguiente acción por definición es tachable. ¿Qué quiere decir eso? Que una acción tiene que ser algo que empiezas y terminas de una sentada. Entender las tareas como sub-pasos es muy práctico; te hace dividir los grandes resultados en pequeños pasitos que te ayudan a avanzar casi sin que te des cuenta.

No obstante, hay veces que las siguientes acciones no se pueden hacer más pequeñas, que el siguiente paso ya es demasiado grande en sí mismo. Esto fue una de las cosas que más me costó interiorizar cuando yo empecé a usar GTD.

Cosas como estudiar para un examen, hacer un proyecto de investigación o escribir una revisión bibliográfica, a mí se me hacían «bolísima», hasta que incorporé los checklists a mi sistema GTD.

Así, de manera muy simple, para explicaros qué es un checklist, os escribo la frase de Allen que puso Jordi en su blog hace no mucho: «cualquier lista usada como recordatorio, o para evaluar pasos opcionales, procedimientos a seguir y/o componentes de una actividad».

Aunque los checklists tienen mucha miga —y pueden servir para un montón de cosas (las cosas que llevo en la maleta; lo que tengo que hacer cuando llego a un curso; etc.— hay dos tipos de checklist que a mí, personalmente, me hicieron la vida mucho más fácil.

El primero son los checklist diarios. Los siguientes pasos que no se pueden dar «de una zancada» —y que son intachables— se pueden dividir casi siempre en acciones recurrentes que puedes hacer un rato cada día. Leerte un libro para clase puede ser una siguiente acción ingestionable, pero una acción diaria que sea «leer media hora de La celestina y tomar notas» es algo que —aunque pueda dar pereza— es mucho más llevadero. Cuando estás haciendo un proyecto de investigación, buscar toda la bibliografía de golpe no es lo mismo que buscar tres artículos sobre el tema cada día y subrayarlos. Lo mismo para un examen, un ensayo…

El segundo tipo de checklist que a mí me encantó es el de las «recetas», es decir, listas de pasos a seguir para determinados resultados. Por ejemplo, en primero de carrera, mi profesora de Ciencias Políticas nos enseñó un procedimiento para hacer Revisiones Bibliográficas. En ese momento, hice un checklist sobre los pasos a seguir, para poder revisarlos cuando tuviera que hacer otra. Cómo y dónde buscar la bibliografía; hacer una bibliografía anotada primero (cómo y para qué hacerla); qué hacer para estructurar el ensayo… Y puedo decir que en el año que ha pasado, lo he usado por lo menos dos o tres veces desde entonces.

Los checklists son un signo de madurez en tu camino para dominar GTD, y no son obligatorios. De hecho, no se entra en profundidad con ellos hasta el Nivel 2 de la formación GTD oficial, pero yo personalmente puedo decir que significaron un antes y un después en mi vida de estudiante.

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Os voy a ser sincera, me he caido de la tabla

Os voy a ser sincera: me he caido de la tabla. Pero, además, es que no sólo me he caido de la tabla, sino que estoy nadando a la deriva con la tabla sin ningún sitio a la vista. Estas navidades yo pretendía empezar con este mismo blog en inglés ¿Sabéis quién no se ha traducido ninguno de sus posts? Yo. Para que os imaginéis el panorama, tengo a la espera un email de un cliente que realmente sigue a la espera, pero porque ha habido un par de emails intercambiados en este tiempo y ahora les toca contestar a ellos. Uno de mis proyectos sigue siendo comprar el regalo de navidad a mi hermana, a 19 de enero. Cada vez que abro mis listas me da ansiedad ver que no he hecho nada de lo que me gustaría haber hecho y muy pocas de las cosas que debía hacer. Creo que, si no fuera porque las crónicas de la semana pasada las escribí muy cercanas a estas, se me habría olvidado que tenía que publicarlas.

No sé si estáis familiarizados con los horarios de los universitarios, pero por si no lo estáis, rápidamente: las asignaturas son cuatrimestrales y luego hay un mes de exámenes. ¿Qué quiere decir eso? Que estoy de exámenes ☹.

Y, aunque no lo creáis, pese a no haber hecho nada de lo que había en mis listas, he estado todas las navidades haciendo cosas; de mi casa, a la biblioteca; de la biblioteca, al gimnasio; y del gimnasio, a casa a dormir.

¿Por qué os cuento todo esto? (aparte de por quejarme un poco, que es muy terapéutico). Porque yo, que llevo usando GTD casi 10 años, que he crecido mano a mano con la metodología, me caigo de la tabla, y ya de paso me doy de bruces con el agua. Eso de no mirar tus listas antes de ejecutar porque «ya sabes lo que tienes que hacer, no hace falta que lo mires»; no aclarar tus bandejas porque «no tienes tiempo para perderlo haciendo eso»; y miles de excusas más, las usamos todos.

Y ¿sabéis qué? Que no pasa absolutamente nada. En serio, de verdad, es humano. Admiro mucho a los usuarios de GTD que, después de unos años de usar la metodología, dejan de caerse. Pero para los que no tenéis tanta suerte, tampoco os torturéis.

Primero porque tampoco es tan horrible. Es decir, os he mentido un poco, me he vuelto a subir a la tabla antes de escribir este post. ¿Qué he hecho? Pues primero un barrido mental y luego una súper gran revisión semanal. He vaciado todas mis bandejas de entrada que no podían estar más hechas un caos y he aclarado; he reescrito siguientes acciones que eran una chapuza; he quitado proyectos que ya no tenían sentido y he añadido unos cuantos que faltaban. Vamos, que he tirado del hilo hasta encontrar la tabla y me he vuelto a subir.

Segundo, porque caerte te hace valorar un poquito más lo que te aporta GTD, es decir, he perdido la sensación de que me iba a explotar algo y no sabía el qué, aunque ahora sepa todas esas cosas que sí me van a explotar. Y lo que quiero decir es que, a veces, la vida se impone entre tú y tu sistema.

Yo intento plantearlo como si estuviera intentando ponerme en forma. Vale que has tomado tarta en el cumpleaños de tu amiga, pero sigues habiendo comido sano los otros seis días de la semana ¿no? Vale que tu sistema se te ha ido de las manos, pero ¿y todos esos meses que has estado surfeando en tu tabla, disfrutando del control y la perspectiva que te aporta GTD?

Así que eso, que nadie te exige que seas perfecto, y GTD —que está preparado anticaídas— menos.  Que haberte caído de la tabla no haga que abandones GTD. Puede que un día dejes de caerte o puede que, como yo, sea una cosa que hagas un par de veces todos los años. Da igual, no te desanimes, asume la caída y súbete en cuanto te veas capaz. ¡Mucha suerte!

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XIV Jornadas OPTIMA LAB: Miedos y alegrías a partes iguales

Que no os asuste el título, lo digo con la mejor connotación posible.  Ya dije en mi post antes de Navidades que en el último año me he tenido que enfrentar a muchos dilemas distintos. Las Jornadas de septiembre me confirmaron que la decisión de formar parte de la red fue una decisión correcta. Pero aún quedaban muchas incógnitas.

Poco antes de las Jornadas, me senté con mi padre y revisamos mi compromiso con la red. Pese a que no fue una de mis conversaciones favoritas, por la posición en la que me ponía, tenía todo el sentido del mundo, como confirmé más tarde en las Jornadas. La Red crece, y crece bien. Y para que eso pase, hace falta un compromiso no solo de cantidad sino de calidad de trabajo que, siéndoos sincera, no sabía si estaba dispuesta a asumir.

Son de esas decisiones que no sabes si tienes madurez suficiente para tomar (no sé si ese sentimiento se irá en algún momento). Tengo la suerte de estudiar una carrera que me apasiona, tener unos amigos a los que adoro y unos hobbies que me llenan. ¿Y si me estaba adelantando? ¿Y si estaba intentando hacerme mayor demasiado pronto? Entonces hice un ejercicio de autorreflexión, intenté tener en cuenta los valores que me mueven, mi propósito. Sí, es cierto que hace más de una década que me senté con mi madre para encontrar mi propósito, pero hay cosas que no cambian. No os sorprenderá saber que mi valor fundamental es la armonía y que dos cosas que están (o al menos creo que siguen estando) en mi propósito son el aprendizaje y rodearme de gente que me aporta.

Al final me decidí, cargada de dudas, llena de miedos, pero decidí. Uno de esos miedos siendo que, mi familia, mi vida personal y mi trabajo tienen líneas muy poco claras, por lo que, si algo iba mal en mi vida profesional, era muy probable que distorsionara la armonía del conjunto. Y luego llegó el ejercicio que hicimos en las Jornadas para reflexionar acerca de la Declaración de Consultoría Artesana. Una de las señas de identidad artesana en concreto me marcó: «nos gusta nuestro trabajo: nuestra materia prima es el conocimiento, algo que no se genera con horario fijo o en espacios concretos (…)».

Y es cierto que muchas de esas fronteras, muchas de esas líneas, son totalmente arbitrarias. Qué más da que yo este post lo escriba en la biblioteca entre tema y tema que me tengo que estudiar para el examen de la semana que viene, de madrugada una noche de insomnio o en la oficina en horario laboral. Qué más da que la discusión con mi padre sea porque he dejado algo desordenado o porque ha puesto una reunión el día de antes de un examen.

Porque, por segunda vez ya, las Jornadas me hacen confirmar que muchas de las decisiones que he tomado hasta ahora han sido las correctas. Estas han sido unas Jornadas duras, mucho más de lo que lo fueron las primeras. Conversaciones más intensas, más trabajo, más conciencia de lo que aún queda por hacer. Y aunque han sido tres días intensos, me hubiera quedado cinco, diez o los que hubieran hecho falta. Porque como ya he dicho, mi propósito tiene mucho que ver con el aprendizaje, y creedme cuando os digo que en tres meses en la red he aprendido una manera de trabajar y una manera hacer las cosas que ya hace que me merezca la pena mi paso por aquí.

Con respecto a rodearme de gente que me aporta, qué os voy a decir. Ver a mi padre desde otro prisma, intentar dejar atrás quién es mi padre como padre y ver quién es José Miguel como persona y como profesional me permite ver cosas de su carácter que no había visto, y que admiro tremendamente. David, que es capaz de ser el mayor profesional dentro de la sala de reuniones y salir y conseguir que todo se vuelva más ameno, recordarnos lo importante que es poner el freno de mano cuando nos bajamos del coche y que muchas veces para tocar el piano sobra todo lo demás. Sergio, el más «friki» en cuanto a tecnología y de las personas más humanas que conozco, alguien que trata con cariño cada cosa que hace y cada cosa que dice. Jordi, al que, si me permitís, le voy a dar las gracias. Aunque le estoy muy agradecida a cada nodo de la red, Jordi me ha permitido aprender mucho de él, ha tenido mucha paciencia conmigo y fue el único que consiguió pillar lo gracioso que era que #pasta fuera TT en Italia. Mi madre, de la que aprendo cada día, mi cómplice dentro y fuera de la red. Y Laura, nuestra nueva incorporación. Me parece que el papel que aporta Laura a la red es inmejorable, y aunque no llevo mucho aquí, creo que nos hacía muchísima falta. Una visión optimista, cercana y tremendamente profesional. Sé que la red ha cambiado mucho de protagonistas a lo largo de los años, pero creo que ahora mismo, no podría haber una mejor combinación de roles, de personalidades, de perspectivas. Porque, como le repitió mi padre a nuestra pobre fotógrafa Iris unas mil veces, esta red se basa en lo común y lo diverso (cómo se ve en el gran vídeo que montó Iris). Y creo que somos siete personas que nada tienen que ver entre ellas, pero con unos pilares que nos construyen muy similares.

No mentiré y diré que se me ha quitado del todo el miedo, pero vengo con mucho menos desde entonces. A lo mejor me estoy adelantando, a lo mejor no llego a lo que me piden, a lo mejor me arrepiento y a lo mejor un montón de cosas más. Pero a día de hoy, no podría estar más contenta de formar parte de este proyecto, más ilusionada por lo que viene y por haber conseguido todo lo que se ha conseguido ya. Y para qué mentiros, con muchísimas ganas de que lleguen las siguientes Jornadas.

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