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GTD y las vacaciones

Se acerca el verano y, con él, las vacaciones. Una pregunta que me han hecho en un par de ocasiones ya es ¿y en verano qué haces con el sistema?

Parece una pregunta un poco simple, pero la verdad es que tiene más complejidad de la que podría parecer a simple vista. Es cierto que este es un año un poco distinto al resto, y el verano será un poco menos verano que otros, pero creo que la esencia es la misma.

Cuando eres estudiante los periodos de vacaciones parecen menos abstractos. El verano es el momento en el que tienes cero responsabilidades y puedes hacer lo que quieras, ¿para qué entonces seguir con tu sistema?

No voy a responder por todo el mundo, pero sí os voy a decir por qué y cómo sigo usando yo mi sistema cuando estoy de vacaciones.

La primera razón por la que sigo usándolo es una cuestión de comodidad. Me cuesta mucho menos capturar y aclarar las cosas que intentar acordarme de ellas. Es cierto que cómo sé que las cosas tienen menos urgencia, la frecuencia con la que aclaro (o con la que ejecuto 😉) es menor, pero sigue estando presente.

Al final, si tienes el hábito lo tienes siempre y tener que pararte a ti mismo cuando vas a capturar algo, o ignorar la sensación de tranquilidad cuando acabas de aclarar tu bandeja de entrada, es un sinsentido.

La segunda razón es porque, aunque yo quiera pensar que las vacaciones es el momento en el que te puedes deshacer de las responsabilidades, eso no es cierto. Ya creo haberos comentado que en principio (aunque no creo) yo el año que viene me iré de Erasmus.

Eso hace que siga habiendo mucha burocracia, trámites, emails, etc. que necesito tener dentro de mi radar. Y, aunque eso no fuera así, la matrícula de la universidad, los cursos de verano, los plazos para cosas que quieras hacer durante el curso… Todo eso sigue existiendo.

Y la tercera (y la más importante) es que la vida no son sólo responsabilidades. Ya he hablado de que GTD me ha permitido hacer cosas que no hubiera hecho si no hubiera utilizado la metodología. También os he contado que, tristemente, cuando tu vida se hace más compleja, las cosas vuelven a la incubadora quieras o no.

Tenemos todo el derecho del mundo a no querer hacer absolutamente nada en verano, pero también tenemos derecho a pasar nuestras vacaciones en esa tercera etapa de la revisión semanal y «ser creativos». Aprovechar para hacer todo eso que no hacemos cuando estamos más ocupados, que no son olviden las cosas que nos gusta hacer.

Al final, GTD es donde te pica te rascas y no hay una sola forma de hacerlo bien.

No obstante, mi recomendación es que intentes no caerte de la tabla en verano porque su valor no disminuye y, sobre todo, que intentes disfrutar de tus vacaciones todo lo que puedas.

Tened cuidado, poneos protector solar si vais a tomar el sol, respetad las medidas de seguridad y todas esas cosas que pega decir ahora. ¡Pasad muy buen verano!

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#GTD4Students (VI): GTD y exámenes finales

Supongo que no seré la única que esté o vaya a estar de exámenes dentro de poco. Y como creo que hasta ahora no lo he hecho, he pensado que sería buena idea comentaros, aunque sea por encima, algunos trucos que utilizo yo cuando estoy de exámenes para mantenerme efectiva. Os cuento cómo compagino GTD y los exámenes finales.

  1.       No aclares cansado

No pasa nada por hacer escaneos de emergencia. En mi opinión, es mejor esperar a tener la cabeza despejada y aclarar bien que hacer una chapuza por tener la bandeja de entrada vacía lo antes posible. Si no aclaras bien, al final lo que acaba pasando es que las siguientes acciones no sirven para nada, no son tachables y dejas de revisar tus listas.

  1.       ¡Más es menos!

Esta suena rara, y yo tampoco me creería si me oyera, pero dadme un chance. Ya sabéis que media revisión semanal es mejor que ninguna revisión semanal. Si cuando revisas tus listas a la hora de ejecutar tratas de hacer una revisión más en detalle de tus listas de Waiting For, de tus proyectos o de tu calendario pasado y futuro, esa revisión semanal se puede estirar un poquito más y que la última aguante unos días más. No os digo que debáis hacerlo y que sea una buena práctica de GTD. Pero aprovechando que mi padre no me escucha, os la comento porque a mí me es de mucha utilidad, sobre todo cuando hay que activar el «GTD de guerra 😉».

  1.       Ejecuta bien

Esta me la habréis oído un montón y aunque hablé de ella en el podcast de «Aprendiendo GTD», me encantaría escribir un post sobre esto más en detalle. Es muy fácil que cuando estamos estresados y vamos con prisa se nos olvide revisar nuestras listas antes de ponernos a hacer. No sirve con mirar las listas una vez al día, aunque tengas claro tu siguiente paso. Revisa todas las listas que tengan sentido; tu cabeza no puede con todo. Intenta que los exámenes finales no tiren tu GTD a la basura.

  1.       No dejes de moverte

Esto no es GTD puro, pero es algo que a mí se me olvida siempre. Darme paseos, hacer ejercicio, salir a correr… Es cierto que ahora que tengo algo más de tiempo me está siendo más fácil cumplirlo, pero solo hace que le vea más el valor. Yo intento madrugar, sacar 4-5h de estudio y luego hacer una hora de ejercicio para desconectar del todo antes de ponerme otra vez.

  1.       Duerme

Esta la digo más por mí que por vosotros. Yo tiendo a tener mucho insomnio, y cuando no puedo dormir, en vez de hacer yoga, leer o hacerme una tila, muchas veces me siento delante del ordenador a intentar hacer cosas. Eso nunca sale bien. Lo peor de todo, es que sale mal lo que haga durante la noche y lo que sea que intente hacer el día siguiente. Descansar es descansar de verdad.

  1.       Estudiar no es solo estudiar

O hacer ensayos no es solo hacer ensayos. Las cosas van siempre más allá, y eso con GTD es mucho más fácil verlo. Leer artículos relacionados con tus estudios, podcast, conferencias… Todo lo que encuentres relacionado hará más rico el aprendizaje y ayudará a lo que sea que estés intentando aprender. Y ahí volvemos al paso 3, tener cosas no urgentes no necesarias para *ya* nos hace ver que nuestra realidad es siempre mucho más compleja de lo que nuestro Sistema 1 cree. Dedicar parte de tus «horas de estudio» a nutrir tu conocimiento, a afianzarlo con cosas no estrictamente relacionadas con lo que estas aprendiendo, siempre me parecerá una buena práctica (aunque puede que lo que pase es que yo soy muy nerd).

No hay un «one size fits all» cuando hablamos de enfrentarnos a periodos académicos complicados, y probablemente en un futuro entre más en detalle con todos estos puntos. Los exámenes finales son una época en la que es muy sencillo olvidarnos de GTD, yo misma soy culpable de ello. Por ello ha parecido que en primer lugar os podía ser útil y, en segundo, es un buen primer comienzo. Muchísima suerte a todos, en los exámenes o en la vida en general 😊. Cuidáos un montón.

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Que vuelva a la incubadora no lo convierte en fracaso

Hace unos meses os confesé que durante mi última temporada de exámenes me había caído de la tabla y me había dado fuerte contra el agua. Hoy vengo a deciros que vuelvo a estar de exámenes pero que, por suerte, aún no me he dado ningún golpe. 

Hace poquito Jordi nos hablaba de cómo detectar una caída a tiempo; y yo llevo un par de semanas tambaleándome para detectar cualquier contratiempo rápidamente y recuperar el equilibrio. 

Puede que sea que el no salir de casa me ayuda a ser más consistente con mis hábitos de GTD; puede que haya sido casualidad; o puede que haber cambiado al papel haya funcionado por fin. Pero por primera vez en mucho tiempo, mis revisiones semanales se mantienen constantes aunque esté de exámenes. Y si os soy sincera no sé si eso son buenas o malas noticias. 

No es la primera vez que os comento que conocer la realidad en la que me muevo no siempre es plato de buen gusto. Cada revisión semanal me tengo que enfrentar a un montón de acciones no hechas, que llevan allí más de una o dos semanas, y en las que me tengo que replantear el nivel de compromiso. 

Me niego a pensar que soy la única que se siente un poquito fracasada cuando esa siguiente acción que tantas ganas tenía de hacer vuelve a la incubadora porque, por mucho que yo quiera, no es el momento de adquirir un compromiso de acción. ¿Y sabéis qué? Que creo que no es justo que me sienta o que nos sintamos así. 

No paramos de repetirnos a nosotros mismos que GTD nos hace saber y tener la confianza de que elegimos hacer lo que más sentido tiene hacer en cada momento. Y estoy muy de acuerdo con ese enunciado. También estoy de acuerdo con la frase de David Allen, «Sólo puedes sentirte bien acerca de lo que no estás haciendo cuando sabes exactamente qué es lo que no estás haciendo». Es verdad que es la única manera, pero no garantiza nada. 

Y es que tenemos muy metido en la cabeza que necesitamos llegar a todo, todo el tiempo. Que el no hacer las cosas es un fracaso. En parte, creo que es una de las razones que nos empuja a sobreplanificar, porque sentimos que nos dará tiempo a hacer más de lo que materialmente podemos hacer. Ponemos horas y colorines en un calendario y nos sentimos mejor. Pero muchas veces hacerlo todo no tiene más valor que hacer menos cosas mejor hechas.

Por eso mismo, me gusta ver el registro de las acciones que he hecho a lo largo de toda la semana. Sobre todo en temporadas como esta. ¿Habría cambiado alguna de las acciones tachadas por alguna que se ha quedado sin hacer? Si la respuesta es afirmativa, pienso qué hizo que priorizara de manera distinta (muchas veces tiene que ver con cuándo entraron las acciones a tu sistema), pero si es algo que cae en mi círculo de influencia, intento que no se repita. Hago un ejercicio de reflexión e intento averiguar qué no tuve en cuenta. Si aún así no estoy conforme, intento hacer un repaso de todas esas cosas que he hecho que no estaban en mis listas. 

Y después de ese ejercicio, no os voy a mentir, me siento mucho mejor conmigo misma. Porque la semana tiene las horas que tiene y el trabajo o las cosas que quieres hacer son inagotables. Y es que, que las cosas vuelvan a la incubadora no las convierte en un fracaso. Creo que un signo de madurez en tu camino con GTD es darte cuenta de esto. De que es fácil tener los ojos más grandes que la tripa y sobre-comprometernos. Pero hay que ser estoicos y saber qué no pasa nada por admitir que no es el momento. Dejar que algo vuelva a la incubadora no significa que nunca se vaya a hacer, sino que simplemente hay cosas que no renuncias hacer a favor de ello. 

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GTD4Students: Y con el móvil, ¿qué?

Antes de empezar con el post de hoy, pedir perdón por haber faltado a mi cita con vosotros la semana pasada. Tuve placas en la garganta y estuve malita con fiebre, y del jueves al lunes no conseguí salir de la cama. Ya estoy totalmente recuperada, y he aprendido de la experiencia 😉, así que no os preocupéis.

Ahora que ya he explicado mi ausencia, esta semana voy a hablar de un tema que durante mucho tiempo me ha llevado a mí por el camino de la amargura. Como dice el título, quiero hablar de cómo gestiono yo el móvil. Sé que todos utilizamos el móvil, las redes sociales, apps de mensajería instantánea… Así que, pese a estar dirigido a estudiantes, espero que os sea útil a todos.

Siempre he sido una persona a la que le ha abrumado un poco la mensajería instantánea. No sé si en algún momento lo habréis vivido, pero estar en un grupo de clase es una experiencia única en sí misma. Estar la noche de antes de un examen, con más de mil mensajes de Whatsapp de clase en el que se mezclan memes, fechas de exámenes y entregas, discusiones, audios eternos, explicaciones… Además, claro, de las cuatro o cinco personas que te hablan por privado para preguntarte dudas porque saben que, en vez de estar atenta al móvil y al grupo de clase, estás estudiando.

Cuando yo empecé a tener móvil y a utilizarlo, ese miedo a quedar mal con quien fuera, hacía que estuviera constantemente pendiente de cada notificación que saltaba en el móvil, hasta que interioricé y normalicé por completo no poder sacar más de un par de minutos seguidos de concentración sin que me interrumpiera algún mensaje.

¿Cuándo decidí cambiar cómo hacía las cosas?

Hace un año y pico, empecé a trabajar de camarera. Trabajaba muchas horas seguidas, en una cadena de restaurantes muy popular en un local situado cerquita de plaza de España. Entré en una fecha próxima a las Navidades y éramos poquitos en plantilla. Os podéis imaginar cómo era aquello. Así que eso de llevar el móvil encima dejó de ser una opción. Y cuando salía de un turno largo, cansada, de madrugada y sin muchas ganas de nada, me encontraba con el móvil lleno de notificaciones, mensajes y llamadas perdidas.

Así que me harté. Desactivé todas las notificaciones que tenía mi móvil (excepto las de mis padres porque tampoco estaba para buscar movida) y empecé a tomarme eso de contestar a los mensajes o a los DMs con calma. ¿En qué se tradujo? En que si me pillabas en el autobús yendo al trabajo o a la universidad y tenías la casualidad de que estaba metida en la app, te contestaba a los segundos. Si eso no pasaba (que era lo habitual) y lo que me contabas no era una emergencia, podían pasar semanas para que te contestara.

¿Y sabéis qué ocurrió? Que mis amigos me siguieron queriendo. Los compañeros que venían a por dudas, o se esperaban, o se buscaban la vida. El mundo no se acababa. Y yo vivía muchísimo más a gusto, no os voy a mentir. También es verdad que hubo gente que se extrañó e incluso me preguntó al respecto. Mi respuesta fue muy simple: estoy muchas horas trabajando, estudiando, durmiendo o disfrutando del tiempo cara a cara con la gente a la que adoro. Si es algo importante, llámame y lo hablamos al momento.

Nadie tuvo problemas, y con muchísima gente ni siquiera hizo falta esa conversación. Simplemente se dieron cuenta de la nueva dinámica y me llamaban si era urgente. No obstante, aquí surgió otro problema, porque hay cosas de las que te enteras por Whatsapp, Telegram, Instagram, Twitter… que necesitas tener dentro de tu sistema.

¿Y qué haces con todo eso que necesitas capturar?

Y como digo siempre, mi sistema es donde me pica me rasco. ¿Qué hice? La mayoría (por no decir todas) las apps de mensajería instantánea tienen la opción de desactivar el read receipt (el doble check azul de Whatsapp de toda la vida). Y como tampoco quería quedar mal (o demasiado mal) con nadie lo desactivé. Cuando salía de trabajar leía por encima los mensajes nuevos. Si había información que capturar, le hacía una captura de pantalla y me la enviaba con braintoss al email; si era una contestación rápida simplemente contestaba… Y así iba archivando todos los chats que ya estaban “aclarados” (todo lo que no es cero, es ruido). Y cuando los mensajes no eran dándome “trabajo” o pidiéndome cosas, simplemente los iba contestando cuando tenía un rato, porque al final me encanta hablar con mis amigos, no me malinterpretéis. Pero sí me fue muy útil ir quitando de mi vista todas esas conversaciones con las que ya no tenía que hacer nada más.

Al principio esto funcionaba muy bien, pero apareció el segundo problema. Hay gente vive pegada al Whatsapp, y muchas veces te contestan al segundo de haberles enviado un mensaje. Esto es muy de agradecer si les estás pidiendo algo, pero cuando estás intentando dejar a cero los mensajes, puede llegar a frustrar un poco. Así que lo que decidí fue apagar el WiFi y los datos mientras estuviera con ello y volver a activarlos con normalidad cuando salía de la app. Así, no tenía riesgo de que me vieran en línea. Los mensajes se enviaban cuando yo ya había salido y todo lo que viniera después ya podría gestionarlo en otro momento.

¿Y con lo que capturas?

Dependiendo del momento, determinadas conversaciones siguen siendo eso, conversaciones, o pasan a ser acciones de las que no me quiero ocupar en ese momento. Por ello y para evitar que se me olvide hacer nada con ellas tengo un contexto @móvil en el que tengo acciones como “escuchar los audios de x acerca del erasmus”, “ver los vídeos que me ha mandado x de la investidura de López Obrador para Antropología Política” hasta “enviar un audio a x contándole el drama de la fiesta del viernes”.

Para terminar, solo decir que habrá muchas personas que no se sientan identificadas con lo que yo cuento, y es normal. Porque nuestras realidades son diferentes. Pero igual que en los cursos de GTD siempre hay un porcentaje de gente que está agobiada con el email y que siente que el email se ha convertido en su trabajo, conozco a muchísimos estudiantes que han sentido esta sensación de agobio cuando hablamos de los mensajes instantáneos. No sé cuál será la realidad en la que viviréis vosotros, pero en mis círculos; mis compañeros de clase, mis amigos e incluso a loschavaless a los que doy clase se quejan de lo abrumadoras que llegan a ser estas redes sociales. 

Sé que sólo he hablado de WhatsApp (también es aplicable a Telegram) y que la realidad del móvil es mucho más compleja. A lo mejor en un futuro me animo y escribo otros posts hablando de cómo gestiono el resto de las redes sociales. Pero os aviso de que no hay sólo una forma correcta de gestionar esto. Esta es la mía y os la comparto por si os puede ser útil o queréis copiarme aunque sea una sola cosa. Y tú, ¿cómo lo haces?

 

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He vuelto a escribir poemas

El post de esta semana es un poquito distinto. Algo más alejado de lo que suelo escribir. Llevamos muchos días de cuarentena. No sé ni cuántos a estas alturas. Y hoy, después de muchísimo tiempo, he vuelto a acabar un poema.

Creo que en algún sitio he comentado ya que soy una poeta frustrada. Y digo frustrada porque no sé si lo que escribo podría considerarse poema. Pero yo lo vivo mucho cuando lo escribo. Y hay un par de versos que riman entre ellos. También digo frustrada porque nunca decido cuándo puedo ponerme a escribir. Simplemente una frase se me queda atascada en la cabeza y no se va hasta que no escribo un poema sobre ella.

Llevaba casi dos años sin escribir regularmente y muchos meses sin terminar un poema que me convenciera. Vivimos vidas tan caóticas que ser creativos a veces es complicado.

Pero el otro día encontré un viejo cuaderno. En él, había entradas estilo diario con pequeños poemas en los costados. Y sentí que me había olvidado de eso que tanto me gustaba hacer.

Esa idea se quedó ahí, dando vueltas. Pero una tarde, una frase se quedó atascada, como hacían antes, y abrí el bloc de notas y empecé a escribir.

¿Qué tiene que ver esto con la efectividad? Pues muy buena pregunta. Cada pequeña cosa de mi entorno ha dado lugar a este momento.

Aproveché la cuarentena para hacer «limpieza de primavera» con mi sistema. Me siento más en la tabla que nunca.

Como parte del “sé creativo” he añadido una pequeña acción en mi checklist semanal: ordenar un cajón, una balda, una estantería… de mi cuarto a la semana. Ahí fue cuando encontré el cuaderno. Hasta que no lo encontré, ni me acordaba de cuanto disfrutaba escribir.

Vi que las rutinas me funcionaban, y al igual que nos enfrentamos a la incertidumbre de puertas a fuera, de puertas a dentro vivimos en entornos bastante controlables. Así que no necesito mi Sistema 2 para funcionar a lo largo del día. Puede dedicarse a pensar de verdad.

Gracias al hábito de capturar, tengo un sitio donde apuntar (y escribir) un poema entero en cualquier sitio. Pero no es sólo la herramienta, también tengo el hábito de que esa frase me «salte», me llame la atención y sepa no perder el tiempo dándole más vueltas.

Me conozco bien. Sé qué me hace sentirme bien, estar a gusto y ser más productiva. Sé que el café que me tomo con mi hermana después de comer —mientras nos conocemos mejor de lo que habíamos hecho en toda nuestra vida—, hace que me den más ganas de seguir estudiando por las tardes. Sé que hacer yoga con mi madre, hace que la clase virtual que sale regular —porque la profesora no acaba de dominar las nuevas tecnologías— se haga más amena.

Son tiempos duros y sé que tengo mucha suerte de poder aprovechar este momento en vez de sufrirlo. Y lo estoy haciendo. He vuelto a escribir poemas. He revisado mis niveles de perspectiva. Y sé que no tengo claro quién quiero ser, pero estoy dando pasitos en la dirección correcta. Y me siento en control.

Este poema no estaba en mis listas. No pasó por el flujo de trabajo ni acabó en uno de mis contextos. Pero fui capaz de escribirlo porque mi sistema GTD existía. La persona que somos no tiene porqué ejecutar siempre a partir de nuestras listas. Y, cuando siempre haces con la confianza de que estás haciendo lo que más sentido tiene hacer en cada momento, hay momentos en los que puedes permitirte hacer cosas distintas.

Espero que os estéis cuidando mucho. Muchísimo ánimo 😊