Sentido y Armonía Posts

Cualquiera que haya tratado conmigo de cerca sabe que soy una gran fan de Almodóvar. Raro es que no acabe citando una de las frases de sus películas cuando algo me recuerda a ello. Viendo «Dolor y Gloria», una frase me llamó especialmente la atención: «Lo escribí para olvidarme de su contenido, pero no quiero hablar de ello». Aparte de que es un «peliculón» y de que todo el mundo debería verla, esa frase me recordó uno de los grandes problemas a los que me enfrenté yo cuando empecé a usar GTD.

Ya lo he dicho antes, en algún que otro post, pero yo soy una persona que se mueve mucho en el mundo de las ideas. Eso quiere decir que, de manera constante, hay miles de cosas que me llaman la atención y se me ocurren millones de cosas que quiero hacer, que me gustaría probar o que tengo el sueño de experimentar. Supongo que es algo que le pasará a mucha gente.

Al principio, ese tipo de ideas no las capturaba. Uno de los grandes obstáculos que me he puesto a mí misma en el camino para dominar GTD, y probablemente haya más de un post sobre este tema, es la culpabilidad. La culpabilidad a la hora de capturar hacía que cosas que claramente eran imposibles, inalcanzables, no fueran «dignas» de sacarlas de mi cabeza.

Y el problema es que, cuando algo no sale de tu cabeza, sigue haciendo ruido.

Muchas veces se nos ocurren ideas absurdas o tenemos ganas de hacer cosas que nos parece obvio que no vamos a hacer. A lo mejor tiene que ver con que sigo siendo una niña grande, pero cada dos por tres se me ocurre un nuevo idioma que quiero aprender, la idea para una novela que quiero escribir o un nuevo deporte que quiero perfeccionar.

Y es importante tener claro que capturar algo, no nos obliga a hacer algo con ello. Ni siquiera nos obliga a decidir sobre si vamos o no vamos a hacer algo si no queremos. Siempre se pueden meter las cosas a la incubadora. No hay nada más personal ni más privado que una lista «Algún día/Tal vez». No tienes que querer hacer todo lo que capturas. Pero permítete ser un poco creativo. Salir un poco de tu zona de confort, al menos a la hora de capturar.

Siendo realistas, el noventa por ciento de las cosas que tengo yo en mi incubadora no se harán realidad nunca, pero ¿qué daño hace saber que están ahí, que ese sueño que tuve hace cuatro años de hacer una ruta por el Amazonas sigue en mi sistema, que no lo he perdido de vista y que, si algún día tengo los recursos (y la valentía) de hacerlo, no se me va a pasar por alto?

La mayoría de la gente de mi entorno (y me incluyo) tiene el foco muy puesto en el hoy, o en el futuro cercano, pero es imposible saber lo que va a pasar en un futuro. No tienes por qué querer hacer todo lo que está en tu incubadora, ni tienes que darle explicaciones a nadie sobre lo que está en tu sistema.

Si hay dos conclusiones en este post es que todo lo que está en tu cabeza y no en tu sistema molesta, y hace ruido. Y que no nos dé vergüenza ser un poco infantiles, un poco utópicos y un poco idealistas a la hora de capturar, que no hace daño a nadie. 

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Pese a riesgo de sonar intensa, creo que nuestro cuerpo y nuestra mente están lanzándonos mensajes de manera continua, alertándonos de lo que pasa con nosotros y a nuestro alrededor. ¿A qué me refiero con esto? A que cuando estamos más irritables, dormimos peor, tenemos taquicardia, se nos olvidan las cosas… A lo mejor estamos pasando por una temporada de estrés. Y al revés, cuando te levantas de la cama en cuanto suena la primera alarma, tarareas por los pasillos de tu casa y tienes más paciencia con tu entorno, puede que estés haciendo algo bien.

Muchos pensaréis que esto es obvio, que no hace falta ser un genio para atar cabos. Pero por ejemplo en mi caso, desde que soy pequeña mis padres se han reído porque decían que yo era una mente a la que le había tocado ser acompañada de un cuerpo contra su voluntad. Eso qué causa; que yo me vaya dando golpes con las cosas y no me dé cuenta; que me tiemblen las manos, me cueste coger aire y no sepa qué me pasa. El no escuchar hace que lo que mi cuerpo me dice, la información que está intentando transmitir, se quede por el camino.

Y eso pasa factura, ya no digo a nivel de salud, de ánimo o en nuestras relaciones interpersonales. También pasa factura a la hora de hacer nuestro trabajo.  Cuando estamos trabajando y no estamos teniendo una experiencia productiva, es mejor dejarlo. Si estás en un hoyo, deja de cavar. Mira qué estás haciendo e intenta no repetirlo la próxima vez. El no escucharnos cuando sí estamos teniendo una experiencia productiva también es negativo, porque nos será más difícil saber qué estamos haciendo bien y cómo repetir esa experiencia en un futuro.

Es muy fácil caer en la desconexión con nuestro cuerpo, hasta es más cómodo muchas veces, pero dejar de escuchar no quiere decir que nuestro cuerpo nos deje de hablar. En el curso de GTD hay una dinámica a la que, por este mismo motivo, yo nunca le había dado mucha importancia, siempre me había parecido bastante irrelevante. Consiste en identificar qué mensajes nos mandamos a nosotros mismos, nos está mandando nuestro cuerpo o nuestro entorno cuando estamos teniendo una experiencia productiva y cuando no la estamos teniendo. Pero el otro día, hablando con Jordi sobre esto mismo, dijo una frase que me llamó mucho la atención y, por fin, después de mucho tiempo, le vi el valor a la dinámica. «En esta dinámica lo que intentas es darle valor a lo que ya te dices».

Para una persona como yo, que no solo no le da importancia, sino que ignora de la manera más absoluta lo que me dice el cuerpo, esto choca. Pero si le das vueltas, si te empiezas a fijar, te das cuenta de que las señales están ahí. Cuando llevas semanas con insomnio y de repente consigues tomar esa decisión que estabas procrastinando, duermes bien. Cuando tienes por fin claro cual es el siguiente paso en ese gran proyecto, dejas de tener taquicardia. Cuando haces deporte, contestas con más benevolencia a ese chaval que se ha chocado contigo por la calle. La productividad personal tiene una parte enorme de conocerse a uno mismo. Saber cuáles son tus puntos débiles y tus puntos fuertes. A qué hora tenemos más energía. Qué cosas hacen que nos volvamos totalmente inútiles a la hora de trabajar. Qué nos hace más productivos. Cuántos temas podemos llevar encima sin derrumbarnos…

Si no te escuchas, no te conoces. Si no te conoces, avanzar en tu camino con GTD, en tu productividad personal e incluso en tu vida en general se hace mucho más cuesta arriba, no sólo porque no tienes ninguna estrategia para dejar de tropezarte con la misma piedra sino porque no sabes cuando algo particular que has hecho ha supuesto un gran cambio a mejor en tu rendimiento. 

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Hay días en los que tenemos la cabeza en otra parte, nuestro Sistema 1 ha tomado el control de la situación. Ya sea porque estamos demasiado agobiados con nuestras responsabilidades o por temas en nuestra vida personal que no nos dejan pensar en otra cosa, simplemente hay días en los que enfrentarse a un inbox lleno o hacer esa tarea que lleva meses en nuestras listas se nos hace demasiado cuesta arriba.

Pero si usamos GTD, en nuestros contextos siempre hay cosas aclaradas, cosas en las que no necesitamos tener nuestro Sistema 2 en su mejor momento para hacerlas bien. Es una conversación que se repite de manera muy habitual. Con mis amigos universitarios si no tengo esta conversación tres veces por semana, no la tengo ninguna.

«Jo, tengo mazo cosas que hacer y no me he puesto a hacer nada, siento que no tengo claro por dónde empezar en ningún sitio, llevo todo el día mareando cosas». Tenemos derecho a tener días grises, días en los que forzarnos a pensar en ese ensayo que nos han pedido o esa presentación que tenemos que hacer es simplemente imposible.

Si tienes uno de esos días, abre tus listas. A lo mejor leer esa monografía de Bourdieu que has empezado siete veces y sigues sin entender deberías dejarla para otro día, pero sí que puedes pasar esos apuntes con música de fondo y un café calentito. Puedes empezar a buscar bibliografía útil para esa presentación que tienes que hacer el mes que viene, puedes hacer tareas chiquititas, que ya están pensadas con antelación y elegir de tus listas.

Puedes ir a tus contextos y buscar tareas de baja energía. En mi contexto «mochila» yo tengo dos sublistas definidas «leer» y «hacer». A lo mejor el día que he dormido peor o tengo la cabeza en otra parte, prefiero ir a la lista de «hacer» e ir tachando cosas.

Y eso es lo bueno de tachar, que una vez vas tachando, una vez te vas sintiendo más productivo, tu Sistema 2 va ganándole terreno a tu Sistema 1, que pensaba que iba a estar mandando lo que quedaba de día. Según tu energía sube, te puedes ir enfrentando a tareas más complejas, a cosas que te abruman más, sin sentir que has perdido el día no haciendo nada. Lo importante es empezar, es superar esa pereza o ese miedo de ver todo lo que tienes que hacer y no te sientes preparado para hacerlo

Hay veces que incluso hacer una revisión semanal, a poquitos, en tu cafetería preferida, con el murmullo de fondo, es de lo único de lo que te sientes capaz. Vale, no estás en tu mejor momento, pero procrastinar absolutamente todas tus tareas y sentir que ha sido un día inútil solo va a hacer que esa bola de estrés o de desánimo se haga más grande.

Es cierto que todos necesitamos días de descanso, y eso no está mal, pero hay veces que la vida sigue y dejarte un día de descanso es simplemente algo que no se contempla. En esos días, abre tus listas, no hace falta ni que aclares si no te ves capaz de aclarar bien, pero empieza con la tarea más pequeña, ponte a trabajar y el resto de las cosas irán saliendo.

Puede que por las circunstancias, lo que te toque hacer, sea leerte esa revista sobre ese tema que tanto te interesa y que llevas posponiendo semanas porque no es algo que te parezca importante, o buscar el regalo de aniversario de tu pareja que lleva en tu contexto más de dos meses. Los pasitos, aunque sean pequeños, son pasitos y nos dejan avanzar, y esa sensación de que estamos avanzando va haciendo más pequeñita esa nube gris que tenemos en la cabeza y al final del día puedes apagar el ordenador y decirte a ti mismo «hoy no ha sido un día perdido».

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Constantemente estamos expuestos a información, se nos ocurren nuevas ideas, cosas que vendría bien hacer, que nos gustaría hacer, sueños a largo plazo, objetivos profesionales, personales…

Cuando no existe nada que filtre toda esta información que entra en nuestro mundo, nos sentimos abrumados, tenemos un montón de objetos abstractos en nuestra mente que van apareciendo de manera arbitraria y de los que nos acordamos, muchas veces, en los peores momentos.

Y por eso el paso de Aclarar es tan importante. Cuando tenemos una única lista de to-do’s en la que, sin saberlo estamos mezclando proyectos, siguientes acciones, elementos de incubadora, horizontes de enfoque, cosas abstractas que aún no están aclaradas, esa lista nos deja de ser útil. Cuando algo lleva ahí escrito un mes, y lo seguimos procrastinando, acabamos tachándolo y olvidándonos de ello.

Donde todo cabe, todo entra. No obstante, no es algo negativo que todas estas ideas se nos ocurran, que estemos expuestos a toda esta información. Esas cosas llaman nuestra atención, están en nuestro mundo, es fundamental que tomemos conciencia de ellas.

Cuando hablas con alguien que desconoce GTD y te cuenta que él/ella no necesita el método porque ya apunta las cosas, pregúntale si revisa lo que ya ha escrito, y si toma decisiones acerca de ellas, o se espera a ponerse a hacerlas para pensar sobre ellas.

Al no tener un paso intermedio, almacenamos cosas inútiles, cosas que podrían hacer otras personas por nosotros, cosas que aún no podemos hacer, cosas que no es el momento de hacer, y cosas que están a punto de explotar, todo en la misma lista, por lo que no nos sirve como método para que nuestra cabeza se olvide de los temas.

Personalmente, Aclarar es de los pasos que más me cuestan, y por el cual me suelo caer de la tabla, porque hay que tomar decisiones, y tomar decisiones cuesta. Pero tenemos que ser conscientes de que esas decisiones hay que tomarlas de todas formas, y es mejor tomarlas con energía alta. Cuando sabes que decidir es lo que deberías estar haciendo en ese momento, cuesta menos y evita que sigamos procrastinando ese email, esa presentación, o esas vacaciones soñadas. 

En el trabajo del conocimiento las cosas que debemos hacer no son obvias, no está claro qué significa para nosotros, por dónde debemos empezar ni cuando está terminado eso qué debemos hacer.

No hay que entender Aclarar como un paso extra que añade GTD, sino como un paso más del proceso, una manera de avanzar en aquello que ha llamado tu atención y ha entrado en tu mundo. Cuando ya sabes lo que tienes que hacer con un tema, hacerlo se vuelve el menor de tus problemas, es la mitad del trabajo que ya tienes hecho.

Por eso no hay que subestimar ni saltarse este paso. Cuando eres un usuario primerizo, te da pereza y dejas de aplicarlo, a la que capturas, lo organizas directamente. Pero es importante entenderlo como lo que es, uno de los pasos más fundamentales en el flujo de trabajo y donde reside mucho del valor añadido que nos aporta GTD.

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Muchas veces, cuando pensamos en mejorar nuestra productividad personal, sólo se nos viene a la cabeza responsabilidades, cosas que debemos hacer y cómo podemos hacer más de esas cosas más rápido.

En mi opinión, por eso a mucha gente le echa para atrás el tema de la productividad, porque al final vivimos una vida ajetreada en la que no nos apetece dedicarle a las responsabilidades más tiempo del que ya le dedicamos. A lo mejor pensamos incluso que hacemos lo suficiente, que no tenemos por qué hacer más.

Pero a diferencia del trabajo manual, el trabajo del conocimiento funciona de manera diferente; no todo el trabajo que hacemos aporta el mismo valor. Y aunque se podría hablar durante horas de cómo afecta la efectividad a nuestros resultados profesionales, sin necesariamente tener que trabajar más o más tiempo, en lo que me quiero centrar en el post es que hay miles de cosas que hacer en esta vida que nos hacen más felices y nos ayudan a crecer que no tienen porqué ser responsabilidades.

Al mezclar todas esas cosas en el mismo sistema, al entender que ese viaje que quieres hacer con tu familia es igual de importante y requiere un espacio tan válido en tu cabeza como el viaje de empresa que vas a hacer el mes que viene, te estás haciendo un favor.

Mucha gente que empieza a usar GTD, lo entiende como una herramienta puramente profesional, sin darse cuenta de que tenemos los mismos o incluso más compromisos personales que profesionales (no solo con tu entorno, sino contigo mismo).

No tenemos dos vidas, no tenemos el cerebro profesional y el cerebro personal, tenemos un único mundo, y las cosas que nos pasan en uno de los aspectos de nuestra vida repercuten en el otro.

Por ello es importante capturarlo todo, decidir sobre todo e integrarlo todo. Durante años había querido ir a Londres a ver uno de mis musicales favoritos, era una idea que tenía de manera recurrente, pero no me parecía relevante capturarla; en mi cabeza, yo ya había decidido que no requería acción. Pero un día decidí capturarlo, ya no me aguantaba más.

Verla en mi sistema y obligarme a pensar cuál era la siguiente acción física y realizable que debía hacer para que el tema avanzara se me hizo hasta ajeno. Al hacerlo me di cuenta de que ese musical solo estaba en Broadway, pero me inscribí a la newsletter y ese tema dejó de estar en mi cabeza.

Un año más tarde, me llegó un email diciendo que estaba por fin en Londres. Como era un tema que ya estaba en movimiento, yo había ahorrado, había mirado sitios, había ido avanzando de manera paralela en el proyecto, y me pude ir.

Lo que quiero decir con esto es que es cierto que los beneficios profesionales de GTD son muchos y muy amplios, pero muchas veces se nos olvida que nuestra vida no son solo nuestras responsabilidades, y tener un sistema que nos ayude a integrarlo todo y a darle un espacio proporcional a los distintos aspectos de nuestra vida es de las mejores cosas que podemos hacer.

Porque hay mil cosas que hacer que no son trabajar, y saber que es tan importante o más dedicarle el tiempo que requieren puede hacer que levantarnos por la mañana no nos cueste tanto, y que el día a día se nos haga un poquito más ameno. 

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Hace algunos meses le preguntaba a un amigo mío si había conseguido hacerme ese favor que hacía tanto le había pedido (era algo tan relevante que ya ni me acuerdo) y cuando me contestó que se le había olvidado (por decimoquinta vez) le dije que por favor, por su bien, viniera a mi curso de prueba de GTD, porque lo necesitaba como el comer.

Mi amigo en cuestión acababa de empezar un proyecto de empresa con su padre y un par de socios más, a la vez que intentaba tener vida social, sacarse una carrera universitaria e ir al gimnasio con regularidad. Cuando yo podía verle, lucía unas ojeras kilométricas y no podía estar más de quince minutos atento a aquello que estuviera haciendo sin: a) quedarse dormido o b) salir de la habitación porque le había llegado un email que le avisaba de un fuego inminente, una llamada de uno de sus socios, o algo que como mínimo, le hacía llevarse un buen susto.

Mi favor era lo de menos, y ambos lo sabíamos, así que cuando yo le mencioné, como tantas otras veces, «el maldito GTD», dijo con una sonrisa triste que él usaba TTGTD, Trying To Get Things Done.

En su momento me hizo gracia, y sabía a lo que se refería. Él intentaba llegar a todo y, más o menos, conseguía que todos los temas que tenía abiertos consiguieran seguir a flote, pero no podía evitar sentir que su vida era una constante sucesión de decisiones en las que se preguntaba «está semana qué parece que se va a hundir, y qué puedo hacer para evitarlo». Es verdad que se puede llevar una vida así, hasta puede que mucha gente te admire por aguantar tanto, pero en mi opinión la vida es demasiado corta como para vivirla a medias.

Es cierto que está muy normalizado que el sufrimiento y el estrés son sinónimos de éxito, pero para mí, que he estado rodeada de GTD desde muy pequeña, he visto que se puede ser exitoso y vivir sin estrés (o con el mínimo). Sufrir no da puntos, hacer las cosas con la sensación constante de que te estás ahogando no solo hace que tus resultados sean peores, sino que seas mucho más infeliz.

También opino que vivir bien es de valientes. Observar tu vida con un grado de distanciamiento y preguntarte si verdaderamente eres feliz así, si de verdad le estás dedicando tiempo a lo que te gusta, es algo duro y, sobre todo, que da mucho miedo, porque la respuesta que nos damos a nosotros mismos puede no gustarnos.

Mi madre siempre habla de que no hay que vivir con la chinita en los zapatos, y estoy de acuerdo. Es cierto que se avanza, y puede que no te retrase tanto ni te haga tanto daño, pero el camino es demasiado largo como para notar que algo te va pinchando cada vez que das un paso hacia delante. Vale, puede que tengas que detener la marcha un rato, descalzarte, buscar la chinita, volver a ponerte el zapato y acostumbrarte a andar sin algo que te llevaba acompañando tanto tiempo. Puede hasta que tus compañeros que han decidido no quitársela te hayan adelantado un poco, pero a largo plazo, merece la pena.

Empezar a usar GTD es hacer ese cambio, intentar que no vuelva a pasar y cómo tardar lo menos posible en solucionarlo si vuelves a sentir que no tienes nada bajo control. GTD no hace milagros, pero sí nos quita la chinita.

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Yo empecé a usar GTD de una manera un poco cutre, para qué os voy a mentir. Debía tener unos 11 años cuando cogí un pequeño cuaderno y lo dividí en unas pocas secciones. Un par de contextos, una lista a la espera, un par de agendas, una incubadora y el Google calendar que tenía compartido con el resto de mi familia desde hacía unos años ya.

Según empecé a usarlo, a pesar de ser bastante simple desde un inicio, se hizo aún más simple. Lo que eran dos contextos: casa, cole; se convirtió en: mochila. Las dos agendas que tenía: mamá, papá; se convirtió en: padres. Acababa de empezar el instituto y es verdad que había empezado a usar GTD por lo que yo pensaba que era una necesidad, pero mi realidad no era compleja, por lo que no necesitaba un sistema complejo.

Según fui creciendo, aunque tenía menos horas del día ocupadas por cosas “de calendario” (las clases, las actividades extraescolares, los tiempos de tránsito…), seguía estando ocupada, y mi realidad se hacía menos simple. Las horas de natación no necesitaban capturarse, estaban puestas en mi calendario, y cuando me tocaba ir me subía al coche con mi madre y simplemente iba. Pero, de repente, empecé a trabajar de profe particular, y para llevar ejercicios que tuvieran que ver con lo que mi alumno estaba estudiando, llevar no solo mi calendario de exámenes sino el de mi alumno, necesitaba asegurarme de que tenía control acerca de todos los temas abiertos en mi mundo.

A la vez, mi vida académica también se hacía más compleja. De repente, los deberes que mandaban no eran tan obvios, no sabía qué tenía que hacer con ellos ni cuando los podía dar por terminados, algo que no me había pasado nunca.

Todo esto hizo que mi GTD fuera cambiando, fuera moldeándose para ser al menos tan enrevesado como lo era mi realidad. Cuando llegué a bachillerato, lo que había sido una revisión casi mensual pasó a ser una revisión semanal, con la posibilidad de repetir dos en la misma semana. Cuando empecé el instituto no sentía nunca mi vida fuera de control, en segundo de bachillerato muchas veces sentía que de lunes a viernes había perdido total control de mis proyectos, mis acciones, y las fechas límites que se acercaban.

Lo que era un pequeño cuaderno pasó a ser un documento de GDocs, porque me permitía llevarlo en el móvil y transportarlo a donde yo fuera, pero era lo más similar al papel, por lo que seguía siendo bastante simple y me sentía bastante cómoda usándolo. Hace poco que he empezado a capturar otro tipo de herramientas, porque estoy pensando en cambiarlo. Siento que ahora se me está quedando un poco corto, pero durante años, ha sido lo que mejor ha funcionado para mí.

Y lo que pretendo contaros con esto, es que para mí GTD siempre ha sido «donde me pica, me rasco». Cuando veía que tenía demasiados contextos, intentaba fusionar varios; si sentía que me faltaban, intentaba ver por dónde estaba cojeando; cuando la herramienta que usaba sentía que no cumplía mis necesidades, empezaba a buscar una que lo hiciera; si no me cuadraba, volvía a la anterior. Y me parece la mejor filosofía para empezar a usar GTD.

Cuando aprendemos GTD, queremos una herramienta súper sofisticada que cumpla todas las cosas que creemos que vamos a necesitar, pero la verdad es que eso es contraproducente. En mi opinión, debemos empezar lo más simple posible y rascarnos solo dónde nos pica.

 

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